1. Generelles zu den Kosten für die Hausverwaltung
So viel vorweg: Die häufig aufkommende Frage, wie viel eine externe Hausverwaltung für Eigentümer kostet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr können die Kosten von Verwalter zu Verwalter stark variieren - dies ist bei über 13.000 Hausverwaltungen für Immobilien allein in Deutschland auch kein Wunder.
2. Welche Faktoren beeinflussen die Höhe der Hausverwaltungskosten?
Die Höhe der Kosten für Hausverwalter wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Dabei spielen nicht nur die Anbieter der Hausverwaltungen selbst eine Rolle, wie die nachfolgenden Punkte zeigen.
Art der Verwaltung
Die Art der Immobilienverwaltung ist entscheidend für die Höhe der Hausverwaltungskosten. Hierbei gilt es die Dienstleistungen der WEG-Verwaltung, die Mietverwaltung sowie die Sondereigentumsverwaltung in Ihren Aufgaben zu unterscheiden.
Die WEG-Verwaltung dient der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese umfasst grob die technischen, wirtschaftlichen und kaufmännischen Aufgaben bei der Betreuung von Wohnimmobilien. Auch die Durchführung der Eigentümerversammlung gehört zu den Tätigkeiten dieser Art von Hausverwaltung.
Demgegenüber übernimmt eine Mietverwaltung sämtliche Aufgaben, die normalerweise von den Eigentümern bzw. Vermietern selbst für die Immobilien zu erfüllen wären. Sie bezieht sich damit also anders als bei anderen Hausverwaltungen nicht auf das Gemeinschaftseigentum, sondern stellt vielmehr einen Sonderfall der sog. Sondereigentumsverwaltung dar. Dabei fungiert die Mietverwaltung als direkte Schnittstelle zwischen Vermieter und Mieter und sorgt dafür, dass Informationen übermittelt und vertragliche Pflichten bezüglich der Immobilien auf Seiten des Vermieters und Mieters eingehalten werden.
Lage des Gebäudes
Nicht nur beim Preis der Immobilien spielt die Lage eine Rolle. In Großstädten wie Frankfurt, Düsseldorf oder München sind die Kosten für Hausverwaltungen für Eigentümer und Vermieter in aller Regel höher als in kleineren Städten bzw. ländlicheren Regionen wie Bremerhaven, Konstanz oder Passau. Auch innerhalb der Städte gibt es dabei teilweise erhebliche Unterschiede: Die Verwaltung von Objekten in der Innenstadt ist regelmäßig teurer als die Verwaltung von Immobilien, die sich in Randbezirken befinden.
Daneben spielt die Lage der Immobilien noch vor einem anderen Grund eine entscheidende Rolle bei den Preisen für Hausverwalter. Denn in größeren Städten ist erwartungsgemäß eine größere Anzahl an Hausverwaltungen anzutreffen als in kleineren. Die Folge: Die Hausverwalter stehen in einem harten Preis- und Leistungswettbewerb. Um mit ihrem Verwaltervertrag wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Hausverwalter verpflichtet, ihre Preise möglichst günstig bei den Eigentümern bzw. Vermietern anzubieten, um ihre Konkurrenten auszustechen. Umgekehrt haben es Hausverwaltungen in Regionen, in denen kein großer Konkurrenzkampf herrscht, hinsichtlich Ihrer Preisbildung für den Verwaltervertrag leichter, höhere Preise durchzusetzen.
Zustand der Immobilie
Erstbezug nach Neubau oder Immobilie Baujahr 1970 mit Renovierungsstau: Je nach Zustand der Immobilie haben Sie als Eigentümer mit unterschiedlichen hohen Kosten für die Leistungen der Hausverwaltung zu rechnen. Der Grund hierfür liegt auf der Hand; die Aufgaben der Betreuung einer neu errichteten Liegenschaft sind für die Hausverwaltungen mit weniger Aufwand verbunden als die Aufgaben der Betreuung älterer, renovierungsbedürftiger Immobilien. Denn bei Letzteren fallen regelmäßig (größere und kleinere) Reparaturen an. Dies führt zu einem höheren Verwaltungsaufwand für Planung, Durchführung und Koordinierung dieser Arbeiten.
Hinzu kommt, dass ggf. sogar tiefgreifende Erhaltungsmaßnahmen für das Objekt notwendig werden, die nicht selten die Hinzuziehung von und Absprache mit Fachplanern erfordern. All diese potentiellen Kosten werden in die Berechnung der Verwalterhonorare einbezogen.
Einheitenanzahl
Daneben haben Informationen wie die Anzahl der Wohneinheiten maßgeblichen Einfluss auf die Höhe der Verwaltungskosten im Verwaltervertrag. Denn die anfallenden Kosten für die Hausverwaltung sind von den Eigentümern gemeinschaftlich zu tragen. Demgegenüber erhöht sich der Leistungsaufwand des Verwalters, der dem Verwalter durch die Verwaltung mehrerer Einheiten entsteht, nicht in großem Maße; Aufgaben wie Buchhaltung, Durchführung der Eigentümerversammlung oder die Koordinierung von Renovierungsarbeiten fallen schließlich ohnehin an. Im Klartext: Weniger Einheiten = höhere Verwaltungskosten für den einzelnen Eigentümer.
3. Kosten für die WEG-Verwaltung
Die oben genannten Faktoren beeinflussen insbesondere die Kosten für die Angebote der WEG-Verwaltung. Besonders für kleine Eigentümergemeinschaften unter zehn Einheiten steigen die Kosten von Jahr zu Jahr mehr in die Höhe. Laut Daten einer aktuellen CRES-Studie müssen Eigentümer sich auf einen monatlichen Basissatz von bis zu 48 Euro pro Einheit beziehungsweise auf eine Mindestpauschale für das Gesamtobjekt in Höhe von 480 Euro einstellen. Die Daten Studienergebnisse zeigen auch, dass die Angebote für die Verwaltung für ein kleines Objekt durchschnittlich rund 50% teurer sind als bei größeren
Wie stark die Preise für einen Verwaltervertrag je Faktoren schwanken, zeigt ebenfalls eine aktuelle Statistik des VDIV. So können die Netto-Regelsätze der Verwaltung monatlich bei kleinen Objekten mit maximal 10 Einheiten zwischen einem Minimum von 20,40 Euro und einem Maximum von 75 Euro variieren.
Bei größeren Objekten zwischen 50 und 99 Wohneinheiten fallen die Unterschiede etwas geringer aus. In der Region West können Eigentümer laut VIDV beispielsweise mit Kosten zwischen 14 Euro und 40 Euro rechnen.
Die CRES-Studie spricht für die Hausverwaltung im Allgemeinen von 27,37 Euro bis 41,65 Euro brutto im Schnitt pro Einheit und Monat. Dies ist ein Anstieg von rund 4 Euro im Vergleich zu Angeboten aus dem Jahr 2023. Das Branchenbarometer des VDIV zeigt, dass bei großen Verwaltungen der Preis für Neubewerbungen sogar bei durchschnittlich über 44 Euro liegt. Allgemein können die Preise bei größeren Verwaltungsunternehmen ansteigen.
Erhebliche Preisschwankungen zeigen sich des Weiteren zwischen ländlichen Räumen und städtischen Ballungsgebieten wie Berlin, Hamburg oder Stuttgart. In Agglomerationsräumen bzw. Ballungsgebieten fallen die Preise meist höher aus als auf dem Land.
Eine Entwicklung, die nicht unberücksichtigt bleiben sollte: Laut VIDIV nehmen gerade größere Verwalterunternehmen kleine WEGs oft gar nicht erst an. Laut der Branchenumfrage lehnen über 52 % den Verwaltungsauftrag solcher Gemeinschaften grundsätzlich ab. Obwohl Matera zu den 7% der größten Verwalter Deutschlands gehört, finden hier auch kleine Gemeinschaften eine professionelle Verwaltung – ein wichtiges Angebot für Eigentümer in einem Markt, in dem besonders kleine WEGs zunehmend Schwierigkeiten haben, überhaupt eine Verwaltung zu finden
4. Kosten für die Mietverwaltung
Die Kosten für die Mietverwaltung hängen neben der Lage der Immobilie insbesondere auch von der Anzahl der Wohneinheiten und der Größe des Verwaltungsunternehmens ab. Auffällig ist, dass nur noch rund 40% der Unternehmen ihre Leistungen in der Miethausverwaltung pauschal abrechnen; im Vorjahr 2021 waren es noch 61%.
Durchschnittlich fielen 2023 für Wohneinheiten mit 10 oder weniger Einheiten im Rahmen der Mietverwaltung 29,00 Euro pro Einheit im Monat an. Diese Preise liegen laut der aktuellen CRES- Studie mittlerweile bei durchschnittlich 5,50 Euro mehr. Auch bei der Mietverwaltung ist die Verwaltung für ein kleines Objekt 2025 laut Daten rund 40% teurer für Vermieter als bei größeren.
Für die Mietverwaltung betreffende Garagen im Teileigentum und Stellplätze im Teileigentum fallen jeweils rund 5 Euro an. Wie auch schon bei der WEG-Verwaltung ist klar erkennbar, dass mit steigender Wohneinheitenanzahl die bei kleineren Wohnanlagen teureren großen Verwaltungsunternehmen immer günstiger werden.
Ein zentraler Bestandteil der Mietverwaltung ist die Betreuung der Mieter. Dazu gehört nicht nur die Kommunikation mit den Mietern, sondern auch die Sicherstellung, dass Mieteingänge pünktlich beim Vermieter erfolgen und alle vertraglichen Pflichten eingehalten werden. Zudem profitieren Mieter von einer professionellen Verwaltung, da Anliegen wie Reparaturen oder Betriebskostenabrechnungen effizient und transparent geregelt werden.
5. Kosten für die Sondereigentumsverwaltung
Auch die Kosten für die Leistungen der Sondereigentumsverwaltung sind maßgeblich von den getroffenen Vereinbarungen im Verwaltervertrag abhängig. Dabei ist generell festzustellen, dass laut aktueller Daten rund 50% der Unternehmen die Sondereigentumsverwaltung ausschließlich pauschal abrechnen. Bei ausschließlicher Sondereigentumsverwaltung ohne gleichzeitige WEG-Verwaltung beliefen sich die Kosten der Angebote im Jahr 2021 auf durchschnittlich 32,54 Euro pro Monat und Sondereigentumseinheit. Gegenüber dem Vorjahreszeitraum bedeutet dies eine Erhöhung der Preise von über 7%.
Auch hier sind regionale Unterschiede erkennbar. Die höchsten Regelsätze werden in den Regionen Süd und Nord erzielt: Im Süden liegt der durchschnittliche Satz der Preise ohne gleichzeitige WEG-Verwaltung bei über 35 Euro im Norden bei rund 34 Euro
6. Kosten für die Gewerbeverwaltung
Unter Gewerbeverwaltung versteht man die Aufgaben, die zur Verwaltung von Räumen bzw. ganzen Gebäuden, die nicht der wohnungswirtschaftlichen Nutzung dienen. Hierunter fallen insbesondere Büro- und Verwaltungsgebäude, Kanzleien, Arztpraxen, Kaufhäuser, Einkaufszentren oder Lagerhallen.
Die durchschnittlichen Regelsätze für die Dienstleistungen der Gewerbeverwaltung betrugen für Eigentümer 2021 31,46 Euro. Hier ist ein Süd/Ost-Gefälle deutlich spürbar. Während im Süden durchschnittlich 34,75 Euro aufgerufen werden, müssen sich die Gewerbeverwaltungen im Osten mit 26,70 Euro begnügen. Im Westen werden durchschnittlich 32,49 Euro fällig, im Norden ein mit 31,23 Euro marginal geringerer Betrag.
7. Kosten für die Selbstverwaltung
Die Selbstverwaltung einer WEG bedeutet, dass die Eigentümer die Verwaltung ihrer Immobilie eigenständig übernehmen, oftmals unterstützt durch digitale Tools und bei Bedarf externe Dienstleister. Im Vergleich zur klassischen Verwaltung stellt sie eine deutlich günstigere Alternative für Eigentümer dar. Bei Modellen wie der unterstützten Selbstverwaltung über Matera lassen sich so bis zu 30 Prozent der Kosten einsparen – bei gleichzeitigem Zugang zu professioneller Unterstützung.
8. Warum Qualität in der Hausverwaltung ihren Preis hat
Ein wachsender Aufwand trifft auf wirtschaftliche Herausforderungen
Die durchschnittliche Bestandsvergütung von WEG-Verwaltungen ist zwischen 2010 und 2023 über 52 % gestiegen. Zieht man die Inflationsrate ab, verbleibt lediglich eine reale Erhöhung von 22,6 % – ein Anstieg, der angesichts des stark gewachsenen Aufgabenfeldes vieler Hausverwaltungen kaum ausreicht.
Neue gesetzliche Anforderungen, wie die Reform des § 28 WEG, das Gebäudeenergie- oder Telekommunikationsgesetz und die Digitalisierung sowie steigende Erwartungen an Erreichbarkeit, Servicequalität und Transparenz sorgen für einen stetig wachsenden Aufwand im Tagesgeschäft.
Gleichzeitig machen der zunehmende Fachkräftemangel und steigende Personalkosten eine wirtschaftlich nachhaltige Unternehmensführung immer schwieriger. Laut VDIV planten im Jahr 2024 bereits über 82 % der Hausverwaltungen eine Preiserhöhung – bei größeren Unternehmen mit mehr als 6.000 Verwaltungseinheiten sogar 100 %. Auch bei Neubewerbungen ist eine deutliche Preissteigerung die Regel: Über 75 % der befragten Verwaltungen gaben an, ihre Sätze im Vergleich zum Vorjahr erhöhen zu wollen.
Was passiert, wenn Verwaltungen zu günstig kalkulieren?
Vermeintlich günstige Verwalterangebote können mittelfristig teuer werden – und das nicht nur finanziell. Denn ein zu niedriger Preis bedeutet häufig auch:
- fehlende personelle Stabilität durch geringe Bindung und hohe Fluktuation
- langsame Reaktionszeiten und sinkende Servicequalität
- fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen mit rechtlichen Risiken
- fehlende Vorsorge bei Rücklagen und Sanierungen
- zusätzliche Kosten durch Sonderleistungen und Intransparenz
Eine faire Vergütung sichert Qualität, Kontinuität und Verlässlichkeit und schützt Eigentümergemeinschaften vor langfristigen Folgekosten.
9. FAZIT: Kosten für Hausverwaltung
Die Kosten für Eigentümer bezüglich Dienstleistungen der WEG-Verwaltung hängen von verschiedenen Informationen und Faktoren wie etwa dem Alter des Gebäudes, der Lage oder der Anzahl der Wohneinheiten ab. Des Weiteren lassen sich die Kosten für Hausverwalter in verschiedene Teile unterteilen. So ist etwa zwischen der Sondereigentumsverwaltung, der klassischen WEG Verwaltung, der Gewerbeverwaltung sowie der Mietverwaltung als Unterfall der Sondereigentumsverwaltung zu differenzieren. Generell ist erkennbar, dass die Kosten für jegliche Angebote und Dienstleistungen von Hausverwaltungen in den letzten Jahren signifikant gestiegen sind.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Beitrag gefallen hat. Kennen Sie eigentlich schon Matera? Seit unserer Gründung im Jahr 2017 konnten wir uns dank eines nachhaltigen Ansatzes erfolgreich als eines der führenden Verwalterunternehmen am Markt positionieren. Durch eine innovative Verwaltungsplattform und ein erfahrenes Expertenteam aus zertifizierten Verwaltern, Juristen, Buchhaltern und Bau-Spezialisten machen wir die Verwaltung Ihrer WEG effizienter und flexibler als je zuvor!
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