Hausverwaltung wechseln: So funktioniert's

1. WEG-Reform 2020: Hausverwaltung wechseln ist leichter geworden

Das Wohnungseigentumsgesetz (kurz WEG-Gesetz) hat zum 01. Dezember 2020 einen neuen Anstrich bekommen: Die Novellierung des Gesetzes brachte viele positive Veränderungen und gewährt Eigentümergemeinschaften mehr Möglichkeiten und einen weiteren Spielraum.

Eine dieser Änderungen liegt in der unkomplizierten Gestaltung, wenn es für eine WEG darum geht, die Hausverwaltung zu wechseln. Um die WEG-Hausverwaltung wechseln zu können, braucht es keinen wichtigen Grund mehr, vielmehr kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG nun jederzeit von seinem Amt abberufen werden.

Hierzu reicht ein einfacher Mehrheitsbeschluss aus. Auch der mit dem Verwalter geschlossene Vertrag endet sechs Monate nach der Abberufung automatisch - unabhängig von der vereinbarten Laufzeit. Dies ermöglicht Eigentümern eine deutlich schnellere Reaktionszeit auf Entwicklungen innerhalb der WEG. Sie können sich leichter von der Verwaltung ihrer Immobilie trennen, wenn sie mit deren Tätigkeit nicht mehr zufrieden sind oder eine andere Hausverwaltung schlichtweg günstiger ist. Die Neuregelung gilt übrigens auch für Verwalterbestellungen, die schon vor dem 01. Dezember 2020 bestehen. Sind im Beschluss über die Bestellung oder im Verwaltervertrag andere, gegenläufige Bestimmungen geregelt, sind diese als gegenstandslos anzusehen.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung: In 6 Schritten die Hausverwaltung wechseln

Die wichtigsten Schritte, die es beim Verwalterwechsel zu beachten gibt, in Kürze: 

1. Abberufung prüfen
   
   
2. Vertrag checken
   
   
3. Angebote einholen
   
   
4. Versammlung vorbereiten
   
   
5. Beschlüsse fassen
   
   
6. Übergabe regeln

2.1 Bisherigen Verwaltervertrag und Kündigungsfristen prüfen

Bevor Sie die Hausverwaltung wechseln, sollten Sie den bisherigen Verwaltervertrag sorgfältig prüfen. 

Je nach Art der Immobilienverwaltung, also beispielsweise WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung, gelten unterschiedliche vertragliche Regelungen und Fristen. In der Regel ist eine ordentliche Kündigung mit einer Frist von drei bis sechs Monaten möglich. Bei schwerwiegenden Gründen wie Pflichtverletzungen kann auch eine außerordentliche Kündigung in Betracht kommen. Weitere Informationen zur außerordentlichen Kündigung finden Sie in unserem Beitrag zur Kündigung der Hausverwaltung.

2.2 Hausverwaltersuche 

Außerdem ist es sinnvoll, sich im Vorhinein nach Alternativen und anderen Hausverwaltern umzusehen. Vorab sollten sich die Eigentümer untereinander über die wichtigsten Kriterien austauschen: Wie sieht die preisliche Vorstellung aus? Welche Leistungen seitens des Verwalters sind besonders wichtig, worauf wird weniger Wert gelegt? Welche Alternativen zur klassischen Hausverwaltung gibt es? Wägen Sie gemeinsam die Vor- und Nachteile ab.

Anhand dieses Rahmens kann sich nun nach einer neuen Hausverwaltung umgeschaut werden. Üblicherweise werden drei Angebote eingeholt. Für die konkrete Suche können die Eigentümer auf einschlägige Plattformen und die Internetrecherche, zum Beispiel über Google, zurückgreifen. Auch im Bekanntenkreis gibt es manchmal gute Tipps und Erfahrungsberichte.

Liegen die Angebote vor, werden diese genau verglichen. Soweit vorhanden, lohnt es sich, Erfahrungsberichte oder Referenzen einzusehen. Denn die Qualität von Hausverwaltungen kann stark variieren. Es bietet sich daher auch an, nachzufragen, ob die Hausverwaltung bereits ähnlich große WEGs betreut hat, für wie viele andere Eigentümergemeinschaften bzw. Objekte sie zuständig ist, welche Qualifikationen vorhanden sind und ob es Mitarbeiter mit technischen oder buchhalterischen Ausbildungen gibt. Letztlich wissen die Eigentümer einer WEG am besten, was sie brauchen und was nicht und manchmal lohnt es sich auch, auf sein Bauchgefühl zu achten. 

2.3 Eigentümerversammlung zum Verwalterwechsel

Wenn die Angebote anderer Hausverwaltungen vorliegen, ist der Wechsel der Hausverwaltung in greifbarer Nähe: Im nächsten Schritt wird die Eigentümerversammlung (kurz ETV) vorbereitet und einberufen. Die Einladung, welche die Eigentümer vorab erhalten, muss über die zu treffenden Beschlüsse informieren und den Beschlussantrag zum Verwalterwechsel als Punkt auf der Tagesordnung ausweisen. Dies gibt allen Eigentümern die nötige Zeit, sich über diese wichtige Entscheidung ausreichend Gedanken zu machen. Neben der einmal im Jahr stattfindenden ordentlichen Versammlung kann diese auch immer dann einberufen werden, wenn dies von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird (vgl. § 24 Abs. 2 WEG).

Diese Punkte sollten auf der Tagesordnung für die Eigentümerversammlung zum Wechsel der Hausverwaltung außerdem nicht fehlen:

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• Abberufung der bisherigen Hausverwaltung
  
  
• Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags (sofern noch nicht erfolgt)
  
  
• Vorstellung der neuen Verwaltung bzw. Angebote
  
  
• Beschluss über die Wahl der neuen Hausverwaltung
  
  
• Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag
  
  
• Ermächtigung zur Unterzeichnung des neuen Vertrags durch die Eigentümergemeinschaft
  
  

Wichtig: Nur über Themen, die auch in der Einladung angekündigt wurden, darf rechtsgültig abgestimmt werden.

Es bietet sich aufgrund des Themas an, einen neutralen Veranstaltungsort zu wählen, also nicht etwa die Büroräume des abzuberufenden Hausverwalters. Falls sich dieser querstellt und weigert, zur Versammlung der Eigentümer über seine eigene Abberufung zu laden, kann dies auch der Verwaltungsbeirat übernehmen. Anstelle des Verwalters kann im Übrigen auch ein Miteigentümer zum Schriftführer gewählt werden.

Gut zu wissen:

Anstelle der Beschlussfassung auf Eigentümerversammlungen kann auch ein Umlaufbeschluss durchgeführt werden. Hierfür ist jedoch die Allstimmigkeit notwendig, es darf also keine Enthaltung oder Gegenstimme geben, da das Vorhaben sonst scheitert.

Hausverwaltung wechseln mit Umlaufbeschluss

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Ein Verwalterwechsel kann in bestimmten Fällen auch per Umlaufbeschluss erfolgen – also ohne Eigentümerversammlung, durch schriftliche Zustimmung aller Eigentümer. Das ist besonders dann möglich, wenn bereits Angebote, Informationen und Unterlagen zur neuen Verwaltung vorliegen und eine Einigung besteht.

Sinnvoll ist der Umlaufbeschluss z. B. bei außerordentlicher Kündigung aus wichtigen Gründen oder wenn eine schnelle Wahl nötig ist. 

Wichtig: Die Kündigung des bisherigen Vertrags und der neue Beschluss müssen korrekt dokumentiert werden, um spätere Probleme mit Banken oder Dienstleistern für die Immobilie zu vermeiden. So lassen sich Kosten und Aufwand reduzieren – bei voller Rechtssicherheit für alle Immobilien-Eigentümer.

2.4. Beschlusssetzung

Für den Wechsel der Hausverwaltung sind insgesamt vier Beschlüsse nötig: Die Abberufung des aktuellen Verwalters, die Kündigung seines Verwaltervertrags, die Wahl und Bestellung des neuen Verwalters sowie der Inhalt des neuen Verwaltervertrags. Am einfachsten ist es, alle Beschlüsse in einer Eigentümerversammlung zu behandeln und sie den Eigentümern zur Abstimmung vorzulegen. Die Abberufung und Kündigung sowie Neubestellung setzen jeweils die einfache Mehrheit, also mehr als 50% der Stimmen, voraus. Sehen sich Eigentümer außer Stande, persönlich an der Versammlung teilzunehmen, können sie einen Miteigentümer durch schriftliche Vollmacht dazu berechtigen, an ihrer Stelle abzustimmen, sodass ihre Stimme weiterhin zählt. Diese Vollmacht muss in Textform vorliegen, kann also auch per E-Mail erfolgen. 

2.5. Vorstellung

Stehen mehrere Verwaltungen zur Wahl, können diese im Rahmen der Vorstellung ihre Leistungen, Referenzen und weitere Fakten präsentieren. Hier sollte die Redezeit vorab geregelt werden und maximal 15 Minuten betragen, damit es im Anschluss noch Raum für Fragen gibt.

An dieser Stelle sollten alle wichtigen Anliegen geklärt werden, da dies auch für die nachfolgende Meinungsbildung und Diskussion der Eigentümer wichtig ist. Wurde sich im Vorfeld schon für einen Kandidaten entschieden und daher auch allein der neue Verwalter geladen, hat dieser die Möglichkeit, sich vor seiner Bestellung vorzustellen und offene Fragen zu klären. 

Die Hausverwaltung zu wechseln bedeutet oft, sich neu als Team einzuspielen. Es geht bei dem Vorstellen daher weniger um das Abstecken konkreter Leistungen oder ähnlicher Belange, da diese bereits im Beschluss bzw. Verwaltervertrag festgelegt wurden. Vielmehr soll die Chance des gegenseitigen Kennenlernens genutzt und die nächsten Schritte besprochen werden.

Checkliste: Prüfen Sie diese Themen bei einer neuen Hausverwaltung

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Arbeitsweise: Wie oft werden Belege geprüft? Gibt es ein Kundenportal? Wie läuft die Notfallbetreuung?

Kosten: Was ist im Preis enthalten, was sind Zusatzkosten?

Service & Erreichbarkeit: Wie schnell erfolgt die Bearbeitung? Gibt es feste Ansprechpersonen?

Technik: Gibt es Digitale Tools, transparenten Online-Zugriff auf Unterlagen, Erfahrung mit technischen Anlagen?

2.6. Neubestellung

Dies ist der letzte Schritt: Nun erfolgt die Neubestellung, ebenfalls durch einen Mehrheitsbeschluss der WEG. Wurde der neue Hausverwalter - ob als externer Dienstleister oder aus den Reihen der Eigentümer - bestellt und der Vertrag unterschrieben, stehen eine Handvoll organisatorischer Aufgaben auf der Liste. So sollten nun die Gelder, Konten und weitere wichtige Unterlagen übergeben werden. Dies dauert üblicherweise ein bis zwei Monate, weshalb die eigentliche Arbeit der neuen Hausverwaltung erst nach dieser Abwicklung richtig beginnt. 

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3. Pflichten der bisherigen Immobilienverwaltung nach der Abberufung

Auch nach der Abberufung bleibt die bisherige Immobilienverwaltung bis zum Ablauf des Verwaltervertrags – oder bei außerordentlicher Kündigung bis zur wirksamen Vertragsbeendigung – verpflichtet, ihre Aufgaben weiterzuführen. In dieser Übergangsphase, auch „Nachwirkung und Abwicklung“ genannt, muss sie unter anderem:

• alle relevanten Unterlagen, Informationen und das Vermögen der WEG (z. B. Rücklagenkonten) ohne schuldhafte Verzögerung übergeben,
  
  
• ausstehende Abrechnungen erstellen, sofern sie während ihrer Amtszeit fällig wurden,
  
  
• die neue Verwaltung bei laufenden Vorgängen (z. B. Schadensfälle oder Sanierungen an der Immobilie) unterstützen,
  
  
• ggf. Zugänge zu digitalen Verwaltungsplattformen übermitteln,
  
  
• die Kosten der letzten Abrechnung klar aufschlüsseln und Übergangsbelege bereitstellen.

Die Eigentümergemeinschaft muss sich nicht selbst um die Aushändigung kümmern – das ist Aufgabe der alten Verwaltung. Kommt diese ihren Pflichten nicht nach, kann die WEG gerichtliche Schritte einleiten.

In jedem Fall gilt: Die Abwicklung soll möglichst reibungslos ablaufen, damit die Wahl und Bestellung der neuen Verwaltung zügig umgesetzt werden kann. Je nach Regelung im Verwaltervertrag kann es auch möglich sein, die finale Jahresabrechnung extern erstellen zu lassen – die dabei entstehenden Kosten kann die WEG ggf. der alten Verwaltung in Rechnung stellen.

4. Gründe für einen Wechsel des Hausverwalters

Auf die Frage, weshalb es Zeit ist, sich neu zu orientieren, gibt es viele Antworten. Die Gründe für einen Wechsel der Verwaltung sind so unterschiedlich und individuell wie die Eigentümergemeinschaften selbst. Doch eins steht fest: Eine Eigentümergemeinschaft wechselt den Hausverwalter sicher nicht, weil sie rundum zufrieden ist. Verschiedene Probleme mit der Hausverwaltung können zu der Entscheidung führen.

4.1. Untätige Hausverwaltung

Ein häufiger Grund für die Abkehr von dem bisherigen Hausverwalter liegt in der Qualität der Leistung: Nicht selten klagen Eigentümer über zu spät eingegangene Jahresabrechnungen, nicht einberufene Eigentümerversammlungen oder das gänzliche Ignorieren von Anliegen und Fragen. Auch ein wichtiger Beschluss, der nicht umgesetzt wird, kann ernste Konsequenzen haben. Doch genau das sind die Aufgaben von Hausverwaltern, denen sie gewissenhaft nachgehen sollten. Dieses Verhalten schadet nicht nur dem Zusammenleben in der WEG, sondern letztlich auch dem erforderlichen Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien. Ist die WEG mit den Leistungen unzufrieden und kommt die Hausverwaltung den Eigentümern trotz mehrerer Abmahnungen nicht entgegen, sollte die Gemeinschaft dringend ihren WEG-Verwalter wechseln oder sich nach einem alternativen Verwaltungsmodell umschauen. 

4.2. Preiserhöhung der Hausverwaltung

Viele Hausverwaltungen haben in den letzten Jahren ihre Preise teils drastisch angehoben. Stehen die Verwaltungskosten nicht im Verhältnis zur erbrachten Leistung, wird dies zu einem sehr spürbaren Problem für die Wohnungseigentümer. Zwar ist es wichtig, die anfallenden Kosten realistisch einzuschätzen, aber genauso sollten sich die Eigentümer vor schlichtweg ungerechtfertigt hohen Preisen in Acht nehmen.

4.3. Langsame Prozesse und mangelnde Transparenz

Rund 33 % der Hausverwaltungen in Deutschland arbeiten Schätzungen zufolge noch mit Excel oder sogar auf Papier. Die Digitalisierung hält nur langsam Einzug, da der Hausverwaltermarkt fragmentiert ist. Viele kleine Betriebe haben schlichtweg nicht die Zeit oder Kapazitäten, die Mitarbeiter für effizientere Prozesse zu Schulen.

Letztlich kann also nicht unbedingt ein Zerwürfnis mit der alten Hausverwaltung, sondern auch der Wunsch nach optimierten Prozessen und einer modernen Arbeitsweise Grund für den Wechsel des Hausverwalters sein.

Moderne Hausverwaltungen stellen beispielsweise oft Plattformen oder Apps zur Verfügung, über die nicht nur Umlaufbeschlüsse gefasst werden können, auch alle WEG-Unterlagen sind für Miteigentümer bequem einsehbar. Integrierte Bankkonten bieten besonders viel Transparenz und schaffen Vertrauen zwischen Eigentümern und der Hausverwaltung.

5. Fazit - Verwalterwechsel

In Anbetracht der wichtigen Rolle, die eine Verwaltung für das Zusammenleben in der Eigentümergemeinschaft und den Werterhalt der Immobilie spielt, müssen sich Eigentümer bei Bedarf um einen Wechsel der Hausverwaltung kümmern. Seit der Reform des Wohnungseigentümergesetzes 2020 ist der Verwalterwechsel deutlich einfacher geworden. Ein neuer Verwalter kann sich lohnen, nehmen Sie sich als Gemeinschaft die Zeit, verschiedene Angebote und Hausverwalterverträge anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie eine Verwaltung finden, die Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft gerecht wird.

Die klassische Hausverwaltung - durch einen externen Verwalter - ist übrigens nicht das einzige Verwaltungsmodell.

Die Eigentümergemeinschaft kann auch einen Verwalter aus den eigenen Reihen bestimmen. Die Vorteile? Der gewählte Eigentümer kennt die WEG und ihre Eigenheiten. Das Wohlergehen der Gemeinschaft und eine funktionierende Verwaltung liegen ihm nicht zuletzt aus persönlichen Gründen am Herzen. Unterstützung erfahren Eigentümergemeinschaften in Selbstverwaltung durch die WEG-Experten von Matera. Sie stehen den Eigentümergemeinschaften innerhalb von 24 Stunden bei allen rechtlichen und buchhalterischen Fragen als zuverlässiger Ansprechpartner zur Seite. Die Verwaltungslösung von Matera bietet maximale Transparenz durch das Online-Portal: Hier können die Eigentümer Ein- und Ausgänge des WEG-Bankkontos in Echtzeit einsehen und haben Zugriff auf alle wichtigen Dokumente der WEG. 

Matera bietet aber auch Hausverwaltung im klassischen Sinne mit einem Verwalter vor Ort an. Allerdings hat dieser mehr Zeit für die persönliche Betreuung der WEG, da er von einem Experten-Team unterstützt wird und durch effizient verwendete Technik viel Zeit bei alltäglichen Verwaltungsaufgaben sparen kann.

Neugierig? Füllen Sie einfach unser Formular aus, einer unserer Mitarbeiter meldet sich bei Ihnen und erstellt einen unverbindlichen Kostenvoranschlag für Ihre WEG.

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