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Die Qualität des Hausverwalters kann viele Auswirkungen auf die Organisation und das Zusammenleben innerhalb einer Eigentümergemeinschaft haben. Der Verwalter übernimmt als Organ der WEG wichtige Aufgaben und vertritt diese nach außen hin. Eine gute Zusammenarbeit hat also großen Einfluss auf die reibungslose Funktion der WEG, Schlechtleistungen seitens des Verwalters können sie hingegen lähmen. Bestehen Konflikte, mangelt es an Zuverlässigkeit oder Seriosität der Verwaltung, sollten sich die Eigentümer daher mit Wechsel dieser und der Wahl einer neuen Hausverwaltung beschäftigen. Der eigentliche Verwalterwechsel ist tatsächlich gar nicht so kompliziert und gelingt mit unserer Schritt für Schritt Anleitung noch besser.
WEG-Reform 2020: Wechsel der Hausverwaltung dramatisch leichter
Das Wohnungseigentumsgesetz (kurz WEG-Gesetz) hat im zum 01. Dezember 2020 einen neuen Anstrich bekommen: Die Novellierung des Gesetzes brachte viele positive Veränderungen und gewährte Eigentümergemeinschaften mehr Möglichkeiten und einen weiteren Spielraum, um der täglichen Dynamik zu begegnen. Eine dieser Änderungen liegt in der unkomplizierten Gestaltung, wenn es für eine WEG darum geht, die Hausverwaltung wechseln zu müssen. Um die WEG-Hausverwaltung wechseln zu können, braucht es keinen wichtigen Grund mehr, vielmehr kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG nun jederzeit von seinem Amt abberufen werden.
Hierzu reicht ein einfacher Mehrheitsbeschluss aus. Auch der mit dem Verwalter geschlossene Vertrag endet sechs Monate nach der Abberufung automatisch - unabhängig von der vereinbarten Laufzeit. Dies ermöglicht Eigentümern eine deutlich schnellere Reaktionszeit auf Entwicklungen innerhalb der WEG. Sie können sich leichter von der Verwaltung trennen, wenn sie mit ihrer Tätigkeit nicht mehr zufrieden sind oder eine andere Hausverwaltung schlichtweg günstiger ist. Die Neuregelung gilt übrigens auch für Verwalterbestellungen, die schon vor dem 01. Dezember 2020 bestehen. Sind im Beschluss über die Bestellung oder im Verwaltervertrag andere, gegenläufige Bestimmungen geregelt, sind diese als gegenstandslos anzusehen.
In 5 Schritten zum Verwalterwechsel: So gehen Sie vor
1. Hausverwaltersuche
Bevor Eigentümer die Hausverwaltung wechseln und den bestehenden Verwalter abberufen, ist es sinnvoll, sich bereits nach Alternativen und anderen Hausverwaltern umzusehen. Vorab sollten sich die Eigentümer untereinander über die wichtigsten Kriterien austauschen: Wie sieht die preisliche Vorstellung aus? Welche Leistungen seitens des Verwalters sind besonders wichtig, worauf wird weniger Wert gelegt? Welche Alternativen zur “klassischen” Hausverwaltung gibt es und welche Vorteile haben sie? Anhand dieses Rahmens kann sich nun nach einer neuen Hausverwaltung umgeschaut werden. Üblicherweise werden drei Angebote eingeholt. Für die konkrete Suche können die Eigentümer auf einschlägige Plattformen und die Internetrecherche zurückgreifen.
Liegen die Angebote vor, werden diese genau verglichen. Soweit vorhanden, lohnt es sich, Erfahrungsberichte oder Referenzen einzusehen. Denn die Qualität von Hausverwaltungen kann stark variieren. Es bietet sich daher auch an, nachzufragen, ob die Hausverwaltung bereits ähnliche große WEGs betreut hat, für wie viele andere Eigentümergemeinschaften bzw. Objekte sie zuständig ist, welche Qualifikationen vorhanden sind und ob es Mitarbeiter mit technischen oder buchhalterischen Ausbildungen gibt. Letztlich wissen die Eigentümer einer WEG am besten, was sie brauchen und was nicht und manchmal lohnt es sich auch, auf sein Bauchgefühl zu achten.
2. Eigentümerversammlung
Wenn die Angebote anderer Hausverwaltungen vorliegen, ist der Wechsel der Hausverwaltung in greifbarer Nähe: Im nächsten Schritt wird die Eigentümerversammlung (kurz EV) vorbereitet und einberufen. Die Einladung, welche die Eigentümer vorab erhalten, muss über die zu treffenden Beschlüsse informieren und den Beschlussantrag zum Verwalterwechsel als Punkt auf der Tagesordnung ausweisen. Dies gibt allen Eigentümern die nötige Zeit, sich über diese wichtige Entscheidung ausreichend Gedanken zu machen. Neben der einmal im Jahr stattfindenden ordentlichen Versammlung kann diese auch immer dann einberufen werden, wenn dies von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird (vgl. § 24 Abs. 2 WEG). Es bietet sich aufgrund des Themas an, einen neutralen Veranstaltungsort zu wählen, also nicht etwa die Büroräume des abzuberufenden Hausverwalters. Falls sich dieser querstellt und weigert, zur Versammlung der Eigentümer über seine eigene Abberufung zu laden, kann dies auch der Verwaltungsbeirat übernehmen. Anstelle des Verwalters kann im Übrigen auch ein Miteigentümer zum Schriftführer gewählt werden.
3. Beschlusssetzung
Für den Wechsel der Hausverwaltung sind insgesamt vier Beschlüsse nötig: Die Abberufung des aktuellen Verwalters, die Kündigung seines Verwaltervertrags, die Wahl und Bestellung des neuen Verwalters sowie der Inhalt des neuen Verwaltervertrags. Am einfachsten ist es, alle Beschlüsse in einer Eigentümerversammlung zu behandeln und sie den Eigentümern zur Abstimmung vorzulegen. Die Abberufung und Kündigung sowie Neubestellung setzen jeweils die einfache Mehrheit, also mehr als 50% der Stimmen, voraus. Sehen sich Eigentümer außer Stande, persönlich an der Versammlung teilzunehmen, können sie einen Miteigentümer durch schriftliche Vollmacht dazu berechtigen, an ihrer Stelle abzustimmen, sodass ihre Stimme weiterhin zählt. Diese Vollmacht muss in Textform vorliegen, kann also auch per E-Mail erfolgen.
4. Vorstellung
Stehen mehrere Verwaltungen zur Wahl, können diese im Rahmen der Vorstellung sich und ihre Leistungen, Referenzen und weitere Fakten präsentieren. Hier sollte die Redezeit vorab geregelt werden und maximal 15 Minuten betragen, damit es im Anschluss noch Raum für Fragen gibt. An dieser Stelle sollten alle wichtigen Anliegen geklärt werden, da dies auch für die nachfolgende Meinungsbildung und Diskussion der Eigentümer wichtig ist. Wurde sich im Vorfeld schon für einen Kandidaten entschieden und daher auch allein der neue Verwalter geladen, hat dieser die Möglichkeit, sich vor seiner Bestellung vorzustellen und offene Fragen zu klären. Die Hausverwaltung wechseln zu müssen, bedeutet oft, sich neu als Team einzuspielen. Es geht bei dem Vorstellen daher weniger um das Abstecken konkreter Leistungen oder ähnlicher Belange, da diese bereits im Beschluss bzw. Vertrag festgelegt wurden. Vielmehr soll die Chance des gegenseitigen Kennenlernens genutzt und die nächsten Schritte besprochen werden.
5. Neubestellung
Dies ist der letzte Schritt, den Eigentümer gehen müssen, wenn sie ihre WEG-Hausverwaltung wechseln wollen: Nun erfolgt die Neubestellung, ebenfalls durch einen Mehrheitsbeschluss der WEG. Wurde der neue Hausverwalter - ob als externer Dienstleister oder aus den Reihen der Eigentümer - bestellt und der Vertrag unterschrieben, stehen eine Handvoll organisatorischer Aufgaben auf der Liste. So sollten nun die Gelder, Konten und weitere wichtige Unterlagen übergeben werden. Dies dauert üblicherweise ein bis zwei Monate, weshalb die eigentliche Arbeit der neuen Hausverwaltung erst nach dieser Abwicklung richtig beginnt.
Gründe für einen Wechsel des Hausverwalters
Auf die Frage, weshalb es Zeit ist, sich neu zu orientieren, gibt es viele Antworten. Die Gründe für einen Wechsel der WEG-Hausverwaltung sind so unterschiedlich und individuell wie die Eigentümergemeinschaften selbst. Doch eins steht fest: Eine Eigentümergemeinschaft wechselt den Verwalter sicher nicht, weil sie rundum zufrieden ist.
Ein häufiger Grund für die Abkehr von dem bisherigen Hausverwalter liegt in der Qualität der Leistung: Nicht selten klagen Eigentümer über zu spät zugegangene Jahresabrechnungen, nicht einberufene Eigentümerversammlungen oder das gänzliche Ignorieren von Anliegen und Fragen. Doch genau das sind die Aufgaben von Hausverwaltern, denen sie gewissenhaft nachgehen sollten. Dieses Verhalten schadet nicht nur dem Zusammenleben in der WEG, sondern letztlich auch dem erforderlichen Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien. Hat es die WEG also mit Schlechtleistungen zu tun und kommen diese nicht nur einmalig vor, sondern treten trotz erfolgter Abmahnung anhaltend auf, sollte die Gemeinschaft dringend ihren WEG-Verwalter wechseln oder sich nach einem alternativen Verwaltungsmodell umschauen.
Viele Hausverwaltungen haben in den letzten Monaten und Jahren ihre Preise teils drastisch angehoben. Stehen die Verwaltungskosten zudem nicht im Verhältnis zur erbrachten Leistung, wird dies zu einem sehr spürbaren Problem für die WEG. Zwar ist es wichtig, die anfallenden Kosten realistisch einzuschätzen, aber genauso sollten sich die Eigentümer vor schlichtweg ungerechtfertigt hohen Preisen in Acht nehmen. Letztlich muss nicht unbedingt ein Zerwürfnis mit der alten Hausverwaltung, sondern auch der Wunsch nach optimierten Prozessen Grund für den Wechsel des Hausverwalters sein. Die “klassische” Hausverwaltung - bestehend aus einem externen Verwalter - ist übrigens nicht das einzige Modell.
Die Eigentümergemeinschaft kann auch einen Verwalter aus den eigenen Reihen bestimmen. Die Vorteile? Der gewählte Eigentümer kennt die WEG und ihre Eigenheiten. Das Wohlergehen der Gemeinschaft und eine funktionierende Verwaltung liegen ihm nicht zuletzt aus persönlichen Gründen am Herzen.
Unterstützung erfahren Eigentümergemeinschaften in Selbstverwaltung durch die WEG-Experten von Matera. Sie stehen den Eigentümergemeinschaften innerhalb von 24 Stunden bei allen rechtlichen und buchhalterischen Fragen als zuverlässiger Ansprechpartner zur Seite. Die Verwaltungslösung von Matera bietet maximale Transparenz durch das Online-Portal: Hier können die Eigentümer Ein- und Ausgänge des WEG-Bankkontos in Echtzeit einsehen und haben Zugriff auf alle wichtigen Dokumente der WEG.
Matera bietet aber auch Hausverwaltung im klassischen Sinne mit einem Verwalter vor Ort an. Allerdings hat dieser mehr Zeit für die persönliche Betreuung der WEG, da er von einem Experten-Team unterstützt wird und durch effizient verwendete Technik viel Zeit bei alltäglichen Verwaltugnsaufgaben sparen kann.
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Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet die Abberufung des Verwalters?
Mit der Abberufung ist der Akt gemeint, durch welchen der Verwalter sein Amt verliert. Mit der Verkündung des Abberufungsbeschlusses endet dessen organschaftliche Stellung als Verwalter der Eigentümergemeinschaft. Die Abberufung ist eine Voraussetzung, damit Eigentümer den WEG-Verwalter wechseln können.
Wie kann man die Hausverwaltung wechseln?
Der Wechsel der WEG-Hausverwaltung folgt stets einem klaren Muster:
Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung: Steht die Abberufung der alten und die Neubestellung einer anderen Hausverwaltung im Raum, sollte sich bestenfalls noch vor der entsprechenden Versammlung auf die Suche nach einer neuen Verwaltung gemacht werden. Die WEG sollte drei Angebote einholen und diese vergleichen
Einladung und Tagesordnung: Um die Beschlüsse der EV vorzubereiten, müssen die Abbestellung der Verwaltung, Kündigung des Verwaltungsvertrags, Bestellung einer neuen Verwaltung und Abschluss eines neuen Vertrags als Tagesordnungspunkte (kurz TOP) in die Einladung zur Versammlung aufgenommen werden. Hierbei ist auf das Einhalten der Fristen zu achten.
Eigentümerversammlung und Beschlussantrag zum Verwalterwechsel: Nun findet die Versammlung statt, die Beschlüsse über die Abberufung der alten sowie Bestellung der neuen Verwaltung werden gefasst. Um die WEG-Verwaltung wechseln zu können, wird die einfache Mehrheit verlangt: Es müssen also mehr als 50 % der Eigentümer dafür stimmen. An dieser Stelle kann auch der Verwaltervertrag vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einem hierzu berechtigten Miteigentümer unterzeichnet werden.
Die Zeit danach: Unmittelbar nach dem Verwalterwechsel müssen organisatorische Aufgaben erledigt werden. Dies nimmt Zeit in Anspruch, sollte in der Regel aber nicht länger als ein bis zwei Monate dauern. Jetzt kann die neue Verwaltung ihrer Tätigkeit vollumfänglich nachgehen.
Was passiert, wenn die Hausverwaltung wechselt?
Kurz gesagt: Der alte Hausverwalter wird abberufen und der Vertrag gekündigt. Anschließend wird eine neue Hausverwaltung bestellt und der neue Hausverwaltervertrag geschlossen. Jeder dieser Vorgänge setzt eine Beschlussfassung voraus, welche auf der Versammlung der Eigentümer erfolgt. Kommt es zum Hausverwalterwechsel, ändert sich für die Eigentümer also rein technisch eher wenig. Der neue Hausverwalter ist nun für die Organisation der Eigentümergemeinschaft zuständig, seine genauen Aufgaben und Leistungen können dem WEG-Gesetz aber auch dem Verwaltervertrag entnommen werden. Die erste Zeit nach dem Wechsel der Verwaltung kann noch etwas unstet sein, da sich das neue Team aus Verwalter und WEG noch einspielen und bürokratische Aufgaben erledigt werden müssen. Sobald der Hausverwalter mit seiner Arbeit voll und ganz beginnen kann, tritt er nahtlos an die Stelle des alten Verwalters. Idealerweise erleben die Eigentümer eine spürbare Verbesserung der Verwaltungsleistungen und haben einen zuverlässigen, professionellen Partner an ihrer Seite.
Kann man eine Hausverwaltung vorzeitig kündigen?
Ja, der Verwaltervertrag kann vorzeitig gekündigt werden. Die Abberufung der Hausverwaltung kann nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG jederzeit durch die WEG erfolgen. Hierzu muss seit der WEG-Reform im Dezember 2020 auch kein wichtiger Grund mehr vorliegen. Der Verwaltervertrag endet dann sechs Monate nach der Abberufung automatisch und unabhängig von der vereinbarten Laufzeit. Um das Verstreichen des halben Jahres nicht abwarten zu müssen, kann der Vertrag vorzeitig gekündigt werden. Dann gelten die vereinbarten Kündigungsfristen. Eine außerordentliche, also fristlose Kündigung richtet sich hingegen nach § 626 BGB und verlangt das Vorliegen eines wichtigen Grundes. Unser Tipp: Wird der Verwaltervertrag aufgesetzt, sollten die Eigentümer auf jeden Fall eine Klausel aufnehmen, welche die Vertragsdauer an die Abberufung des Verwaltersamtes knüpft. Somit endet der Vertrag zeitgleich mit der Abberufung.
Was ist bei einem Wechsel der Hausverwaltung zu beachten?
Aufgabenverteilung: Die Suche nach einer neuen Verwaltung ist keine Pflicht des amtierenden Verwalters, sondern Sache der Eigentümer.
Fristen: Um einen zulässigen Beschluss zu fassen, muss dieser als Punkt in die Tagesordnung der EV aufgenommen werden und den Eigentümern in der Einladung zu dieser spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin zugehen (vgl. § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Es genügt, den Beschlussantrag für alle verständlich zu erklären.
Beschlüsse: Nicht ein, sondern vier Beschlüsse müssen für einen Hausverwaltungswechsel gefasst werden. Hierzu braucht es aber keine vier einzelnen Eigentümerversammlungen: Die Beschlussfassungen können praktischerweise in einem Zug bearbeitet werden.
Mehrheit für Hausverwalterwechsel: Um die einfache Mehrheit zu erreichen, müssen mehr als 50 % der anwesenden Eigentümer für den Wechsel des Hausverwalters abstimmen. Wurde das Umlaufverfahren gewählt, wird Allstimmigkeit benötigt: Hier muss ausnahmslos jeder Eigentümer zustimmen.
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