Hausverwaltung wechseln: So einfach geht’s (in 5 Schritten)

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Sie möchten die Hausverwaltung wechseln und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Verunsicherung über die notwendigen Schritte oder Angst über den Arbeitsaufwand sollte Sie nicht abhalten, wenn Sie mit Ihrer aktuellen Hausverwaltung unzufrieden sind. Damit der Wechsel der Hausverwaltung reibungslos abläuft, haben wir einen kurzen Leitfaden zusammengestellt.

1. Kontakt zu Miteigentümer herstellen 

Wie bei allen Entscheidungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist es auch bei einem Wechsel der Hausverwaltung notwendig, einen Beschluss zu fassen. Eine einfache Mehrheit genügt, um den gewünschten Wechsel anlässlich der Eigentümerversammlung zu beschließen.

Bevor Sie sich Angebote von Hausverwaltern einholen und alle anderen notwendigen Schritte einleiten, sollten Sie zunächst den Kontakt zu den anderen Eigentümern im Haus suchen. Durch den Austausch kann vorab geklärt werden, ob überhaupt genug Stimmen für einen Verwalterwechsel zusammenkommen.

In diesem Rahmen können Sie auch mit Ihren Miteigentümern abklären, welche Art der Verwaltung in Frage kommt. In der Regel entscheiden sich WEGs zwischen einer externen Hausverwaltung und einer Selbstverwaltung durch die Eigentümergemeinschaft
Beide Optionen bieten sowohl Vor- als auch Nachteile. Dementsprechend sollte die Entscheidung darüber in Ruhe getroffen werden. So kann es sich durchaus lohnen, ohne einen traditionellen Verwalter zu arbeiten, um Kosten zu sparen und Projekte der WEG schneller voranzutreiben.

2. Information zur Abberufung und Kündigung des Hausverwalters einholen

Ist der Wunsch zum Hausverwaltungswechsel erst einmal gereift und die Entscheidung gefasst, möchten die Eigentümer den Wechsel so schnell wie möglich über die Bühne bringen. Doch keine Sorge! Eine Kündigung von einer Hausverwaltung ist einfacher und schneller als gedacht möglich.

Grundsätzlich ist der Verwaltervertrag immer der Ausgangspunkt. Falls keine Möglichkeit zur vorzeitigen Beendigung besteht, endet der Verwaltervertrag gemäß § 26 Abs. 2 S. 2 WEG 6 Monate nach der Abberufung des Verwalters. Die Abberufung der Hausverwaltung erfolgt durch eine einfache Mehrheit (mehr als 50 % der Stimmen) bei einer Eigentümerversammlung. Alternativ können Sie auch einen Umlaufbeschluss durchführen. Dafür ist aber die Allstimmigkeit notwendig! Dies bedeutet, dass eine Gegenstimme oder Enthaltung den Beschluss scheitern lässt.

Im Verwaltervertrag kann aber auch die Vertragslaufzeit an die Bestellung des Verwalters geknüpft werden. Falls dem so ist, wird der Verwaltervertrag automatisch mit der Abbestellung beendet. 

Bei Pflichtverletzungen ist auch eine außerordentliche Kündigung des Hausverwalters möglich. Gründe dafür sind:

  • Eigentümern wird die Einsicht in WEG-Unterlagen verwehrt
  • 2 Jahre keine Eigentümerversammlung einberufen
  • Pflichtwidrige Nicht-Einberufung der Eigentümerversammlung trotz Aufforderung zur Einberufung
  • gravierende Fehler in der Jahresabrechnung ohne Korrektur nach Aufforderung
  • Nichtumsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
  • Nachlässige Führung der WEG-Unterlagen
  • Insolvenzverfahren gegen den Hausverwalter

Bitte beachten Sie, dass bei solch einer Kündigung aus wichtigem Grund die Versammlung zeitnahe (maximal zwei Monate) einberufen werden muss.‍

3. Angebote von Hausverwaltern einholen und vergleichen 

Sie rechnen sich gute Chancen aus, dass die notwendige einfache Mehrheit erreicht wird, um den amtierenden Verwalter abzuberufen und kennen die für Ihre WEG zutreffenden Kündigungsfristen? Dann kann die Suche nach einer neuen Verwaltung beginnen.

Am besten ist es, die Aufgaben und Entscheidungskriterien, die für Ihre WEG besonders wichtig sind, aufzulisten. Dazu können gehören:

  • Die Hausverwaltung betreut schon ähnliche WEGs, um effizientes Arbeiten zu gewährleisten.
  • Anzahl der betreuten WEG’s durch den Verwalter: Hat ein einzelner Verwalter zu viele Objekte zu betreuen, besteht das Risiko, dass er nicht genügend Zeit für Ihre WEG hat. Als Richtwert können ca. 40 WEG’s pro Hausverwalter genannt werden.
  • Personalfluktuation: Viele erst vor Kurzem eingestellte Verwalter können darauf hinweisen, dass eine übermäßige Arbeitsbelastung vorliegt und vielleicht auch Ihr zukünftiger Verwalter nicht lange bleiben wird.

Ist die Wunschliste der Kriterien erst einmal erstellt, können Sie sich auf die Suche nach einer neuen Hausverwaltung machen. Üblicherweise sollten mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt werden. Sind die Angebote eingeholt, geht es an das Vergleichen und die Vorauswahl der Angebote, die zur Abstimmung vorgelegt werden.

4. Eigentümerversammlung vorbereiten 

Stehen alle notwendigen Informationen zum Wechsel der Hausverwaltung zur Verfügung, kann die Eigentümerversammlung vorbereitet und einberufen werden. Laut § 24 Abs. 2 des WEG-Gesetzes kann eine Versammlung unter anderem dann einberufen werden, wenn dies von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.

Die folgenden Beschlussvorschläge sollten unbedingt auf der Tagesordnung einer Eigentümerversammlung stehen, um den aktuellen Verwalter abzuberufen, den Verwaltervertrag zu kündigen, eine neue Verwaltung zu bestellen und einen neuen Verwaltungsvertrag zu genehmigen:

  • Kündigung des Verwaltervertrags und Abberufung des Verwalters
  • Annahme des neuen Verwaltervertrags und Bestellung des neuen externen oder internen Verwalters
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Beispiel :
Alternativ kann auch ein Beschluss zur Selbstverwaltung vorgeschlagen werden.

5. Eigentümerversammlung durchführen und Beschluss zum Verwalterwechsel fassen 

Am Tag der Eigentümerversammlung wird der Wechsel der Hausverwaltung zur Abstimmung vorgelegt.

Einige Miteigentümer können nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen, möchten aber mitstimmen? Die abwesenden Miteigentümer können bspw. ihren Nachbarn eine schriftliche Vollmacht mitgeben, damit ihre Stimme trotz Abwesenheit zählt.

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Gut zu wissen :
Bei einer Eigentümerversammlung muss die Vollmacht nach §25 Abs. 3 WEG in Textform vorliegen. Somit sind E-Mails, Kopien des Originals und Nachrichten per Telefax zulässig.

Zwei Ratschläge für die Organisation dieser Eigentümerversammlung:

  • Veranstaltungsort: Suchen Sie für diese EV einen neutralen Veranstaltungsort, das heißt nicht bei dem aktuell amtierenden Verwalter. Andernfalls kann es passieren, dass Sie der Verwalter bittet, den Ort zu verlassen, sobald die Kündigung seines Vertrages bzw. vorzeitige Abberufung beschlossen wurde.
  • Wählen Sie einen Miteigentümer zum Schriftführer der Versammlung und nicht den derzeitigen Verwalter. Unseriöse Verwalter könnten nach Nichtverlängerung mit dem Protokoll und der Anwesenheitsliste zu verschwinden.

Wenn während der Eigentümerversammlung alle Beschlussvorschläge mit einfacher Mehrheit beschlossen wurden, steht dem Wechsel der Hausverwaltung nichts mehr im Wege.

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Gut zu wissen :
Ein Umlaufbeschluss bietet sich als Alternative zur Eigentümerversammlung an.

Der alte Verwalter ist abberufen, der Vertrag gekündigt und der neue Verwalter beauftragt? Nun gilt es die Gelder, Konten und Unterlagen zu übergeben. Es dauert in der Regel ein bis zwei Monate, bis die Übergabe vollständig abgewickelt ist. So lange wird es auch dauern, bis die Arbeit der neuen Hausverwaltung so richtig anläuft. 

6. BONUS: Selbstverwaltung als Alternative zur klassischen Hausverwaltung? 

Wir hoffen, dass Ihnen der Artikel gefallen hat! Wie bereits mehrfach angesprochen, bietet sich für viele WEGs auch die Selbstverwaltung als Alternative zur klassischen Hausverwaltung sehr gut an. 

Bei der WEG-Selbstverwaltung wird aus den Reihen der Eigentümer ein interner Verwalter bestellt, der von einem innovativen Dienstleister wie Matera vollumfänglich unterstützt wird. Durch diese Konstellation entfallen zudem klassische Aufgaben der WEG-Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft in Selbstverwaltung (wie z. B. Erstellung des Wirtschaftsplans, Buchhaltung), da Matera alles übernimmt.

Außerdem können von Montag bis Freitag die Matera-Experten zwischen 9 und 19 Uhr bei Fragen zur WEG kontaktiert werden. Dabei ist kein Thema zu komplex! Juristen, Bausachverständiger und Buchhalter stehen für Ihre WEG bereit. 

Falls Sie Interesse an einem Wechsel zum Matera-Modell haben, können Sie sich gerne ein kostenloses Angebot ein! Wir freuen uns schon auf Sie.