Maximilian Heldt ist unser Experte für alle buchhalterischen Themen rund um WEG und Hausverwaltung. Er unterstützt Ihre Eigentümergemeinschaft zuverlässig bei allen Anliegen. Lesen Sie hier, welcher Fall ihm in Erinnerung geblieben ist, was seine Aufgaben sind und was er Eigentümern in Sachen Buchhaltung empfiehlt.

Was sind für die drei wichtigsten Qualitäten eines WEG-Buchhalters?

1. Zahlen wieder erkennen und zuordnen können: Wie bei einem Puzzle muss man die einzelnen Buchungen zusammensetzen, um zu den korrekten Ergebnissen zu kommen. Wenn es hart auf hart kommt, hilft es, ganz simpel mit T-Konten (also eine Tabelle mit Soll- und Haben-Seite) zu verbildlichen.
2. Geduld: Einige Hausverwaltungen verweigern die Übergabe der Unterlagen oder liefern letztere nur unvollständig, deshalb haben wir es manchmal mit Verzögerungen zu tun.
3. Gut erklären können: Vieles wird von den Eigentümern hinterfragt, was an sich gut ist. Langfristig  ist unser Ziel aber, für Klarheit und Verständnis bei unseren Kunden zu sorgen. Die Fragen nehmen in der Regel mit der Zeit ab, weil die Kunden im Online-Portal alle Ein- und Ausgänge transparent verfolgen können.

Was sind deine täglichen Aufgaben als Buchhalter in der Hausverwaltung?

Bei uns geht es im ersten Schritt, die Übernahme der Buchhaltung von der bisherigen Hausverwaltung durchzuführen.

Sobald wir alle Unterlagen vorliegen haben, pflegen wir alle Informationen in unserem Portal ein. Dabei überprüfen wir die letzte Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan, Salden, die Teilungserklärung usw.

Hier stoßen wir auch öfter mal an unsere Grenzen, denn wir arbeiten mit den vorhandenen Unterlagen der ehemaligen Hausverwaltung. Die gesamte Historie können wir nicht immer aufarbeiten.

Bei unserem Rundum-sorglos-Paket kümmern wir uns außerdem zusätzlich um das Begleichen von Rechnungen und die Überwachung des Cashflows.

Was gefällt dir täglich an deinem Beruf als Buchhalter?

Mich motiviert, dass ich Eigentümern helfen kann, Klarheit über die WEG-Finanzen zu bekommen. Außerdem mag ich die täglich neuen Herausforderungen, denn jede WEG ist anders und bringt ihre ganz eigenen Problematiken mit.

Welcher Fall ist dir da besonders im Gedächtnis geblieben?

Da wir uns bei der Übernahme der Buchhaltung etwas spezifischer mit den Unterlagen auseinandersetzen, fallen hier auch mal Fehler auf. Manchmal fallen dabei Veruntreuungen des ehemaligen Hausverwalters auf.

Bei einem unserer Kunden fehlten sage und schreibe 20 000€ in den WEG-Finanzen. Ich fing an zu suchen und fand heraus, dass die alte Hausverwaltung, ohne die Eigentümer zu informieren, die Rücklage in eine fremde Lebensversicherung „investiert“. Nach Absprache mit unserem Juristen ging die WEG anwaltlich vor und bekommt dieses Jahr ihr Geld zurück.

Hast du Tipps, worauf man als Wohnungseigentümer bei der Buchhaltung achten sollte?

1. Für interessierte Eigentümer und für den Beirat empfehle ich, die Schlüssigkeit des Wirtschaftsplans zu checken. Wir erleben oft, dass zum Beispiel die einzelnen Verteilungsschlüssel nicht mit dem gesamten Verteilungsschlüssel übereinstimmen.
2. Eine regelmäßige Rechnungsprüfung nach § 29 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) durchführen.
3. Zu Matera wechseln, um jederzeit die Einnahmen und Ausgaben im Blick zu haben.

Auf der Suche nach einer Hausverwaltung mit transparenter Buchhaltung? Fragen Sie jetzt ein unverbindliches Angebot bei Matera an!