Was versteht man unter einem WEG-Eigenkonto? 

Das WEG-Eigenkonto wird auch als offenes Fremdgeldkonto bezeichnet und beschreibt ein Konto, dessen Inhaber die Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Die WEG kann aus verschiedenen Gründen selbst als Inhaberin des Kontos auftreten.

Einerseits ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (weitestgehend) rechtsfähig, kann also Träger von Rechten und Pflichten sein, Vermögen bilden und in gerichtlichen Verfahren klagen und verklagt werden. Andererseits wird das Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG der Eigentümergemeinschaft zugeordnet.

Nach ständiger Rechtsprechung entspricht allein die Eröffnung eines offenen Fremdgeldkontos den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung. 

Anders gesagt: Eine richtige Alternative hierzu, die dieselbe Sicherheit bietet, existiert nicht. 

Der Hausverwalter erhält für das WEG-Eigenkonto eine Vollmacht, in deren Rahmen er über die Gelder verfügen kann und soll. Hintergrund ist, dass das Vermögen des Verwalters von den Geldern der Wohnungseigentümer getrennt werden muss. Das bedeutet, dass der Verwalter das Konto der WEG nicht als Eigen- oder Sonderkonto bei der Bank führen darf. 

Ein wichtiger Vorteil besteht hier darin, dass das Geld auf dem WEG-Eigenkonto auch im Falle einer Pfändung bzw. Insolvenz der Hausverwaltung geschützt ist. 

Wofür brauchen WEGs ein Eigenkonto? 

Ein WEG-Eigenkonto ist das zentrale Finanzinstrument einer Wohnungseigentümergemeinschaft und dient als Sammelpunkt für alle gemeinschaftlichen Geldflüsse. Es bildet die Grundlage für eine transparente, effiziente und sichere Verwaltung der Finanzen.

Über dieses Konto bzw. diese Konten werden sämtliche laufenden Zahlungen abgewickelt. Dazu gehören im Kern:

• Betriebskosten 
• Dienstleister/-innen 
• Rücklagen 
• Versicherungen 
• Verwaltungskosten 

Die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer fließen hier ein, wodurch die finanzielle Basis für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sichergestellt wird.

Durch die klare Trennung von privaten und gemeinschaftlichen Finanzen sorgt das WEG-Konto für eine nachvollziehbare Buchführung und verhindert mögliche Interessenkonflikte. Zudem bleibt das Guthaben auch im Falle einer Insolvenz oder Pfändung der Hausverwaltung geschützt. 

Hausgeldkonto und Rücklagenkonto: Unterschiede und Funktionen

Im Rahmen der Verwaltung eines WEG-Eigenkontos ist es wichtig, zwischen dem Hausgeldkonto und dem Rücklagenkonto zu unterscheiden, da beide unterschiedliche Funktionen und Verwendungszwecke erfüllen.

Das Hausgeldkonto dient der Abwicklung laufender Betriebskosten und allgemeinen Verwaltungsausgaben der Gemeinschaft. Hier werden die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer eingezahlt, um damit laufende Kosten wie etwa Strom, Wasser, Heizkosten für Gemeinschaftsflächen, sowie Zahlungen an Dienstleister wie Reinigungskräfte und Handwerker zu decken. Auch kleinere Instandhaltungsmaßnahmen oder Verwaltungskosten werden über dieses Konto abgewickelt.

Im Gegensatz dazu wird das Rücklagenkonto für die langfristige Sicherung von finanziellen Mitteln für größere Sanierungen und Instandhaltungsmaßnahmen genutzt. Hier fließen Gelder, die ausschließlich für zukünftige Projekte wie die Erneuerung des Daches oder die Reparatur der Heizungsanlage vorgesehen sind. Diese Rücklagen sind gesetzlich vorgeschrieben, um unerwartete, kostenintensive Reparaturen ohne zusätzliche Sonderumlagen oder Kreditaufnahmen stemmen zu können.

Die Trennung von Hausgeld- und Rücklagenkonto ist nicht nur eine Frage ordnungsgemäßer Buchführung, sondern sorgt auch für eine gezielte und sichere Verwendung der finanziellen Mittel der WEG. Während das Hausgeldkonto den laufenden Betrieb abdeckt, dient das Rücklagenkonto der langfristigen Planung und Absicherung. Durch diese klare Abgrenzung bleibt die Finanzlage der Gemeinschaft transparent und kontrollierbar. Zudem können die Rücklagen sicher und gewinnbringend angelegt werden, sodass sie verzinst werden, ohne die Liquidität der WEG zu gefährden. So ist die Eigentümergemeinschaft auch für größere Investitionen gut aufgestellt, ohne finanzielle Engpässe zu riskieren. 

Vollmachtübergabe an den Verwalter 

Die Erteilung einer Verwaltervollmacht ermöglicht es dem Hausverwalter, im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zu handeln und die finanziellen sowie operativen Aufgaben eigenständig zu erledigen. 

Dies umfasst unter anderem die Verwaltung des WEG-Kontos, die Durchführung von Zahlungen, die Beauftragung von Dienstleistern und die Umsetzung von Beschlüssen. Die Vollmacht ermöglicht schnelle und effiziente Entscheidungen in dringenden Fällen, ohne dass jedes Mal eine separate Genehmigung eingeholt werden muss. 

Achten Sie jedoch darauf, klare Grenzen zu definieren, um sicherzustellen, dass größere Entscheidungen, wie etwa größere Reparaturen oder unerwartete Ausgaben, der Zustimmung der Eigentümer bedürfen. 

Legen Sie als Eigentümergemeinschaft zudem bestenfalls fest, dass die Hausverwaltung regelmäßig einen Bericht über ihre Aktivitäten und die finanziellen Transaktionen vorlegt. Dieser Bericht sollte detailliert die Einnahmen und Ausgaben des WEG-Kontos sowie alle durchgeführten Zahlungen, beauftragten Dienstleistungen und getätigten Investitionen aufzeigen. So stellen Sie sicher, dass alle Handlungen der Verwaltung nachvollziehbar sind und im Einklang mit den Interessen der Gemeinschaft stehen.

Durch diese regelmäßige Rechenschaftspflicht können Sie als Eigentümergemeinschaft sicherstellen, dass die Verwaltung stets transparent arbeitet und ihre Aufgaben verantwortungsbewusst erfüllt. Dies fördert nicht nur das Vertrauen zwischen Ihnen und der Hausverwaltung, sondern trägt auch dazu bei, dass Missverständnisse oder Konflikte vermieden werden. Falls nötig, sollten Sie als Eigentümer die Möglichkeit haben, bei Unstimmigkeiten oder nicht ausreichenden Erklärungen in den Berichten nachzufragen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um eine faire und ordnungsgemäße Verwaltung der Gemeinschaftsfinanzen zu gewährleisten.

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Gut zu wissen :

Bei einem WEG-Eigenkonto hat der Verwaltungsbeirat die Möglichkeit, die Kontoauszüge des WEG-Eigenkontos einzusehen, etwa durch eine Kopie der Kontoauszüge oder einen Online-Zugriff.

Wie wird ein WEG-Eigenkonto eröffnet? Und welche Unterlagen werden benötigt? 

In der Regel übernimmt der Verwalter die Eröffnung des Kontos, wobei er die entsprechende Vollmacht und das Beschlussprotokoll der Eigentümerversammlung vorlegen muss, um seine Legitimation zu bestätigen. Diese Berechtigung ist einmalig und wird ausschließlich bei der Eröffnung des Kontos verlangt. Zudem wird eine aktuelle Eigentümerliste benötigt, die alle relevanten Kontaktdaten der Eigentümer enthält.

Benötigte Dokumente für die Eröffnung eines WEG-Kontos:

• Teilungserklärung: Das offizielle Dokument, das die Aufteilung des Gebäudes in einzelne Wohnungen und die Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer festlegt
• Aktuelle Eigentümerliste: Eine aktuelle Aufstellung aller Wohnungseigentümer mit ihren Kontaktdaten
• Protokoll der letzten Eigentümerversammlung: Ein Nachweis, dass die Eigentümerversammlung die Verwaltung mit der Kontoführung beauftragt hat
• Vollmachten: Schriftliche Ermächtigungen, die der Verwaltung die Befugnis geben, im Namen der WEG zu handeln

Nach der Kontoeröffnung sollte die Verwaltung alle Eigentümer regelmäßig über die Kontodetails und die finanziellen Transaktionen informieren. Eine transparente Kommunikation fördert das Vertrauen in die Verwaltung und ermöglicht den Eigentümern, die Finanzen der Gemeinschaft stets nachzuvollziehen. Die Verwaltung sollte zudem sicherstellen, dass alle Transaktionen sorgfältig dokumentiert und die Unterlagen ordnungsgemäß archiviert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

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Bei welchen Banken kann ein Konto für eine WEG eröffnet werden?

Tatsächlich bieten nicht alle Banken Konten für Eigentümergemeinschaften an, dennoch haben sich einige Kreditinstitute genau hierauf spezialisiert. 

Hier sind beispielsweise die Deutsche Kreditbank Aktiengesellschaft, die Hausbank München eG Bank für Haus- und Grundbesitz, die BfW Bank für Wohnungswirtschaft AG sowie die WEG Bank AG zu nennen. Aber auch bei klassischen Banken - wie der Sparkasse oder der DKB - können WEG-Konten eröffnet werden.

Auch wenn einige spezialisierte Banken WEG-Konten anbieten, kann die Suche nach dem passenden Konto für Eigentümergemeinschaften oft kompliziert und zeitaufwendig sein. 

Genau hier kommt Matera ins Spiel! Mit unseren Lösungen unterstützen wir bereits mehr als 7000 Eigentümergemeinschaften bei der Hausverwaltung. Darüber hinaus haben wir gemeinsam mit dem Banking-Dienstleister Treezor in unser Online-Portal ein WEG-Bankkonto integriert. Es handelt sich dabei um ein WEG-Eigenkonto bzw. offenes Fremdgeldkonto und erfüllt somit die Grundsätze der ordnungsgemäßen Verwaltung.

Treezor ist ein Teil der renommierten Société Générale Gruppe und ist auf dem deutschen Markt zugelassen. Das Konto der Treezor Bank fällt ebenso wie das Äquivalent einer hiesigen Bank unter die europäische Einlagensicherung, die einen Betrag bis zu 100.000 € schützt. 

Gut zu wissen :

Die Kundendaten von Treezor werden in der EU gehostet und unterliegen daher den gesetzlichen Grundlagen der Europäischen Union sowie den Datenschutzrichtlinien der DSGVO.

Was ist der Unterschied zwischen einem WEG-Eigenkonto und einem Treuhandkonto? 

Es gibt zwei große Unterschiede zwischen einem WEG-Eigenkonto (bzw. offenen Fremdgeldkonto) und einem Treuhandkonto: 

Kontoinhaber ist bei einem WEG-Eigenkonto die Eigentümergemeinschaft. Der Verwalter erhält nur eine Vollmacht. Bei einem Treuhandkonto ist wiederum der Hausverwalter Kontoinhaber! Dies kann - bspw. bei einer Insolvenz der Verwaltung - zu immensen Problemen führen, da die Gelder an den Verwalter gekoppelt sind.

Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass nur ein WEG-Eigenkonto den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht. Dies ist bei einem Treuhandkonto nicht der Fall! 

Um Ihnen noch deutlicher zu machen, wieso Sie ein Treuhandkonto für eine WEG tunlichst vermeiden sollten, führen wir dieses Thema im nächsten Abschnitt noch genauer aus. 

Gut zu wissen :

Das integrierte WEG-Bankkonto bei Matera ist selbstverständlich ein offenes Fremdgeldkonto bzw. WEG-Eigenkonto und entspricht somit de Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung.

Wieso sollte kein Treuhandkonto für eine WEG geführt werden?

Die Führung eines Treuhandkontos durch die Hausverwaltung entspricht nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung, die Wahl eines offenen Fremdgeldkontos, also des WEG-Eigenkontos, hingegen schon. 

Zudem ergeben sich auch juristische Probleme hinsichtlich des Treuhandkontos:
Soll das Hausgeld der Eigentümer auf ein solches Treuhandkonto gezahlt werden, können diese die Zahlung aufgrund mangelnder Fälligkeit der Forderung verweigern.

Denn die besagte Fälligkeit tritt erst dann ein, wenn der Verwalter ein Konto eröffnet, das auf den Namen der Eigentümergemeinschaft läuft und somit der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht.

Dies bestätigte auch das Landgericht Saarbrücken in seiner Entscheidung vom 04.05.2018 (Az. 5 S 44/17). Der entschiedene Fall spiegelte den soeben beschriebenen Sachverhalt wider. 

Ein Eigentümer hatte sich geweigert, das eigentlich fällige Hausgeld auf ein Treuhandkonto zu überweisen. Das Gericht gab ihm recht, da der Verwalter dazu verpflichtet sei, eingenommene Gelder von seinem Vermögen getrennt zu halten und ein Konto auf den Namen der WEG einzurichten. Die Führung eines Treuhandkontos sei demnach unzulässig und die Zahlung des Hausgeldes so lange nicht fällig, bis nicht ein Eigenkonto der Wohnungseigentümergemeinschaft eingerichtet wurde. 

Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für ein WEG-Eigenkonto und gegen ein Treuhandkonto ist auch der Pfändungsschutz. Eventuelle Gläubiger der Hausverwaltung können, wenn diese ihren “persönlichen” Zahlungspflichten nicht nachkommen, das Treuhandkonto pfänden, auch wenn das Geld hierauf eigentlich der WEG zusteht.

Im Übrigen muss nur der Verwalter durch die Bank über die Pfändung des Kontos informiert werden, nicht aber die Wohnungseigentümer. Dies kann sehr schnell zu massiven Problemen für die Liquidität der WEG sorgen. Um das gepfändete Konto wieder “freizugeben”, müsste die WEG eine sog. Drittwiderspruchsklage nach § 771 ZPO (Zivilprozessordnung) erheben. Dies verursacht nicht nur Kosten, sondern raubt auch Zeit und Nerven.

Ähnlich sieht es bei einer Insolvenz der Hausverwaltung aus. Das auf dem Treuhandkonto befindliche Geld fällt in die Insolvenzmasse der Verwaltung. Zwar können die Eigentümer auch hiergegen juristisch vorgehen, doch ist dies wieder mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. 

Ein weiterer Kritikpunkt liegt in der fehlenden Kontrolle der Wohnungseigentümer über das auf dem Konto befindliche Geld. Die WEG hat nämlich kein Auskunftsrecht gegenüber der Bank, die das Treuhandkonto führt. Die Veruntreuung von Geldern durch die Hausverwaltung kann so leichter kaschiert werden. 

Wird die Hausverwaltung gewechselt , müsste ein Treuhandkonto erst auf den neuen Verwalter umgeschrieben werden. Bei einem WEG-Eigenkonto ist es jedoch ausreichend, wenn der Bank die Kontovollmacht des neuen Verwalters mitgeteilt wird. 

Sie erkennen also, dass das Treuhandkonto mit zahlreichen Risiken verbunden ist und daher hiervon Abstand genommen werden sollte.

Gut zu wissen :

Pocht Ihre Hausverwaltung oder Ihr Hausverwalter auf das Einrichten eines Treuhandkontos, lässt dieses Verhalten häufig Rückschlüsse über die Seriosität der Verwaltung zu.

WEG-Konto beim Verwalterwechsel

Ein Wechsel der Hausverwaltung bringt zahlreiche organisatorische Aufgaben mit sich – auch im Hinblick auf das WEG-Eigenkonto. Um finanzielle Engpässe oder Unsicherheiten zu vermeiden, ist eine strukturierte Übergabe essenziell.

1. Finanzielle Übergabe sicherstellen
Die bisherige Verwaltung muss alle relevanten Unterlagen an die neue Verwaltung übergeben. Dazu gehören:

• Kontoauszüge der letzten Jahre
• Offene Rechnungen und laufende Zahlungsverpflichtungen
• Bestehende Daueraufträge und Lastschriften
• Rücklagenübersicht und Haushaltsplan

Diese Dokumente ermöglichen der neuen Verwaltung eine transparente Einsicht in die finanzielle Situation der WEG und sorgen für eine nahtlose Fortführung der Buchhaltung.

2. Aktualisierung der Kontovollmachten
Alle bestehenden Bankvollmachten der alten Verwaltung sollten umgehend widerrufen werden. Gleichzeitig ist es notwendig, die neue Verwaltung offiziell als berechtigte Person für das WEG-Konto einzutragen. Dazu muss die Bank über den Verwalterwechsel informiert und die neuen Dokumente eingereicht werden.

3. Beibehaltung oder Neueröffnung des WEG-Kontos prüfen
In manchen Fällen kann es sinnvoll oder notwendig sein, das bestehende Konto zu schließen und ein neues zu eröffnen. Gründe hierfür können sein:

• Das Konto wurde über die alte Verwaltung als Treuhandkonto geführt (unzulässig nach WEG-Recht).
• Die Konditionen oder der Service der Bank entsprechen nicht den Bedürfnissen der WEG.
• Es bestehen Sicherheitsbedenken oder unklare Berechtigungen.

Falls ein neues Konto eröffnet wird, müssen alle Zahlungsströme (Hausgeldzahlungen, Abrechnungen, Daueraufträge) rechtzeitig auf die neue Bankverbindung umgestellt und alle Eigentümer:innen sowie Dienstleister:innen informiert werden.

4. Transparente Kommunikation und Kontrolle
Der Verwalterwechsel ist eine Gelegenheit, die finanzielle Organisation der WEG zu überprüfen und zu optimieren. Die Eigentümer sollten über den Fortschritt regelmäßig informiert werden, um Vertrauen in die neue Verwaltung zu stärken und sicherzustellen, dass die Gemeinschaftsgelder weiterhin ordnungsgemäß verwaltet werden.

WEG-Eigenkonto für WEGs in Selbstverwaltung

Eigentümern ist es auch möglich, ihre WEG selbst zu verwalten. Selbstverwaltete Wohnungseigentümergemeinschaften stehen jedoch oftmals vor der Herausforderung, ein eigenes Bankkonto zu eröffnen, da viele Banken entsprechende Fremdgeldkonten nur für gewerbliche Verwalter anbieten. 

Während Anbieter wie die DKB, ING oder TEN31 AG keine Lösungen für selbstverwaltete WEGs bereithalten, bietet Matera eine spezialisierte Alternative, mit einem integrierten WEG-Bankkonto, transparenter Online-Verwaltung und umfassender Unterstützung in buchhalterischen sowie rechtlichen Fragen. In diesem Artikel finden Sie mehr Infos zur sicheren und effizienten Kontoführung als selbstverwaltende WEG und den Wechsel in die Selbstverwaltung. 

Bonus: Einfache und effiziente Kontoführung für WEGs dank Matera  

Die Verwaltung einer WEG und ihres Kontos kann komplex sein, ob in Eigenregie oder durch eine klassische Hausverwaltung. Matera unterstützt WEGs mit einem digitalen Portal, das ein integriertes WEG-Bankkonto, Dokumentenmanagement und transparente Finanzübersichten bietet. 

Unser integriertes Konto erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und dank der europäischen Einlagensicherung ist auch hier ein Betrag von bis zu 100.000 € geschützt. 

Darüber hinaus erhalten Sie bei Matera einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen innerhalb von 24 Stunden auch Fragen zum WEG-Bankkonto beantwortet und die gesamte Buchhaltung für Ihre Eigentümergemeinschaft erledigt.

Das gilt sowohl für WEGs in Selbstverwaltung als auch für WEGs, die sich von einem unserer zertifizierten Verwalter vollumfänglich betreuen lassen.

Sie möchten mehr über Matera erfahren und sich ein kostenloses Angebot sichern? Melden Sie sich gerne jetzt bei uns. Wir freuen uns schon auf Ihre Anfrage.

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