Wer muss einen neuen Verwalter suchen: Was wichtig ist

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1. Wer muss einen neuen Verwalter suchen?   ‍

Für den Verwalterwechsel ist essenziell, dass die Zuständigkeiten vorab in einer Eigentümerversammlung abgeklärt werden. Bevor also konkrete Maßnahmen ergriffen werden, sollte die Eigentümergemeinschaft einen förmlichen Beschluss fassen, wer mit der Verwaltersuche beauftragt wird. Es wird schnell unübersichtlich, wenn sich mehrere Wohnungseigentümer wahllos auf die Suche nach einer neuen Verwaltung machen und Angebote einholen, ohne dieses Vorgehen intern abzustimmen. Die Beauftragung einzelner Personen oder des Verwaltungsbeirats sorgt daher für klare Verantwortlichkeiten und eine bessere Kommunikation mit potenziellen Dienstleistern. Dabei ist bei der Verwaltersuche zwischen WEGs mit Hausverwaltung und WEGs ohne externen Hausverwalter zu differenzieren.

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Wer muss einen neuen Verwalter in einer WEG ohne externen Verwalter suchen?

In einer WEG ohne externen Verwalter sollte sich idealerweise der Verwaltungsbeirat um die Suche eines neuen Verwalters kümmern. Hat die WEG keinen Verwaltungsbeirat gewählt, so sollte sich zunächst intern abgestimmt und zwei oder drei Wohnungseigentümer bestimmt werden, die sich der Aufgabe annehmen. 

Auch ohne aktiven Verwalter ist die WEG handlungsfähig, denn in einem solchen Fall ist der Wohnungseigentümer dafür zuständig, eine neue Hausverwaltung zu suchen.

Gelingt kein Beschluss, besteht die Möglichkeit einer Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 WEG beim zuständigen Gerichteinzureichen. So wird verhindert, dass die Gemeinschaft verwalterlos bleibt.

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Wer muss einen neuen Verwalter in einer WEG mit Hausverwalter suchen?

In einer WEG mit Hausverwaltung liegt zunächst der Schlussnahe, dem bisherigen Hausverwalter die Suche nach einer neuen Verwaltung aufzutragen. Das ist aber nicht die beste Idee, da dieser kein Interesse an dem Wechsel der Hausverwaltung hat. Entsprechend wird er sich bei der Suche keine große Mühe geben und sich viel Zeit lassen – sofern er überhaupt tätig wird. Daher sollte auch in diesem Fall der Verwaltungsbeirat aktiv werden oder einige wenige Wohnungseigentümer mit der Einholung von Angeboten betraut werden. 

Selbst wenn der aktuelle Verwalter kooperativ wirkt, kann ein Interessenkonflikt nicht ausgeschlossen werden, z.  B. wenn Kontakte zu anderen Verwaltern bestehen oder Folgeprovisionen möglich sind. Eigentümer sollten daher grundsätzlich unabhängige Angebote einholen und eigenverantwortlich vergleichen.

Natürlich gibt es auch Ausnahmen. Immobilienverwaltungen, die zum Beispiel in den wohlverdienten Ruhestand gehen oder aus Fachkräftemangel der WEG kündigen, möchten oft sicherstellen, dass die aktuell verwalteten Einheiten in guten Händen abgegeben werden. In solchen Fällen können Eigentümer durchaus den Hausverwalter beauftragen, bei der Auswahl des Verwalters zu helfen, indem Angebote eingeholt werden.

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2. Wie viele Angebote müssen bei einer Verwaltersuche in einer WEG eingeholt werden?

Damit die Eigentümer sachdienlich über die Bestellung einer neuen Hausverwaltung entscheiden können, müssen verschiedene Angebote eingeholt werden:

• Mehrere Angebote: Ein einziges Angebot ist der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10) dabei nicht ausreichend. 
• Ausnahme: Die Bestellung des Verwalters erfolgt dann durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer, §25 Abs. 1 WEG. Nur in Ausnahmefällen kann nur ein einziges Angebot ausreichend sein. 

So entschied etwa das Landgericht Dortmund mit Urteil vom 15.01.2016, 17 S 112/15, dass sich ein Wohnungseigentümer dann, wenn er sich selbst nicht um die Einholung mehrerer Angebote bemüht hat, den anderen Wohnungseigentümern nicht vorwerfen kann, es hätten mehrere Angebote eingeholt werden müssen. 

Deshalb müssen alle Wohnungseigentümer genügend Zeit haben, sich mit den Angeboten und den Namen und Eckdaten der entsprechenden Personen bzw. des Hausverwaltungsunternehmens beschäftigen zu können, bevor über die Bestellung Beschluss gefasst wird. 

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3. Worauf sollte die WEG achten, wenn man einen neuen Hausverwalter suchen muss?

Es ist wichtig vorerst zu klären, wer den neuen Verwaltersuchen muss, doch worauf sollte dann geachtet werden? Bei der Wahl der neuen Hausverwaltung sollten Eigentümer unter anderem auf diese fünf wichtigen Punkte achten:

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1. Serviceleistungen verstehen

Die WEG sollte sich im Klaren sein, was genau die Bedürfnisse und Anforderungen sind:

• Steht in ein paar Jahren eine größere Sanierung an? Vergewissern Sie sich, dass die neue Verwaltung gute Kontakte zu Handwerkern, Energieberatern und Bauingenieuren hat.
• Alle Miteigentümer sind berufstätig? Wählen Sie ein Verwaltungsunternehmen mit entsprechenden Öffnungszeiten, das auch nach 18 Uhr erreicht werden kann.
• Achten Sie darauf, dass im Verwaltervertrag sowohl im Basispreis enthaltende Dienstleistungen, sowie Zusatzleistungen gelistet werden.

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2. Kundenstimmen einholen

Ob über Google-Bewertungen im Internet oder durch Mundpropaganda: Eigentümer sollten sich neben den Serviceleistungen auch ansehen, wie aktuelle Kunden, die Hausverwaltung bewerten. Dort erfahren Sie meistens:

• ob der Verwalter regelmäßig die Eigentümerversammlung abhält
• wie zuverlässig er Beschlüsse umsetzt
• wann er erreichbar ist

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3. Kosten der Hausverwaltung

Wie viel kostet die Hausverwaltung und was kann sich die WEG leisten? Bei der WEG-Verwaltung sollte nicht gespart werden, schließlich ist eine gute Verwaltung ein Schlüsselfaktor für den Werterhalt der Immobilie und hat auch direkte Auswirkung auf den Wohnkomfort und das Zusammenleben der Bewohner – seien es die Eigentümer selbst oder Mieter. Gerade für kleine WEGs kann der Preis trotzdem ein wichtiger Faktor sein. Deshalb lohnt es sich, alternative Verwaltungslösungen, wie die Fernverwaltung, bzw. digitale Hausverwaltung oder unterstützte Selbstverwaltung anzusehen.

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4. Mitgliedschaft in Verbänden oder Vereinen

Ist die Hausverwaltung Mitglied im VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland) ist das ein Zeichen für hohe Qualitätsstandards. VDIV-Mitglieder profitieren vom Austausch mit anderen Verwaltern und können so Ihre Dienstleistungen an aktuelle Standards, Gesetze und technische Lösungen anpassen.

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5. Transparenz

Leider gibt es immer wieder Geschichten von veruntreuten Erhaltungsrücklagen, versteckten Kosten und falschen Jahresabrechnungen. Achten Sie darauf, dass die Hausverwaltung transparente Einsicht in ihre Arbeit gibt. Das ist zum Beispiel über Kundenportale oder eine mobile App möglich, in der alle Miteigentümer den Konto-Stand, Rechnungen oder Protokolle der Eigentümerversammlungen einsehen können.

Zusätzlich sollten Sie auf die Berufszertifikate achten, wie die Zertifizierungen nach § 26a WEG („zertifizierter Verwalter“), da die zusätzliches Vertrauen bieten.

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4. Neue Hausverwaltung finden: Muss ein Wechsel zu einem externen Verwalter erfolgen?

Nein, ein Wechsel zu einer externen Hausverwaltung ist nicht erforderlich.

Denkbar ist beispielsweise auch, die WEG in Selbstverwaltung zu führen. Dabei handelt es sich um ein Modell der internen Verwaltung der Eigentümergemeinschaft – die Aufgaben, die sonst gegen ein Entgelt von einem externen Verwalter durchgeführt werden, werden nun aus den eigenen Reihen heraus übernommen. Das heißt, einer der Eigentümer übernimmt die Aufgaben des Hausverwalters.

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Vorzüge der Selbstverwaltung gegenüber der externen Verwaltung:

Dieses Vorgehen bietet eine Reihe an Vorteilen, die Sie für sich nutzbar machen können: 

• Hohe Auslastung externer Verwalter: Externe Verwalter betreuen oft mehrere Gebäude gleichzeitig, was mit einem großen Arbeitsaufkommen einhergeht. Was für die externen Verwalter von Vorteil ist, wirkt sich auf die Eigentümergemeinschaften allerdings nachteilig aus. Denn hierdurch wird der Aufwand in Bezug auf die einzelnen WEGs so gering wie möglichgehalten, was sich beispielsweise durch eine schwergängige Umsetzung von Beschlüssen und geringe Verfügbarkeit bemerkbar macht. 
• Weniger Individualbetreuung: Die einzelnen WEGs erhalten einen geringeren Betreuungsaufwand, wodurch Qualität und Servicehäufig nachlassen.
• Steigende Verwaltungskosten: Zudem sind auch die Kosten eines externen Hausverwalters zu berücksichtigen. Diese steigen seit mehreren Jahren kontinuierlich an, was insbesondere kleinere WEGs zu spüren bekommen. 
• Fehlende Transparenzen und Kontrollverlust: Nicht wenige WEGs mit der Arbeit ihrer Verwalter unzufrieden sind, was vor allem durch Intransparenz hervorgerufen wird. Häufig sind für die WEG wichtige Informationen nicht nachvollziehbar.
• Risiko von Verwaltungsfehlern: Die Intransparenz führt in der Folge auch dazu, dass die WEG ihren Verwalter nicht hinreichend kontrollieren und damit etwaige Fehler aufspüren kann. 

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Nachteile der Selbstverwaltung:

Doch auch die Selbstverwaltung kann Nachteile mit sich bringen. Zu nennen sind etwa:

• ein häufig extrem hoher zeitlicher Aufwand
• Einarbeiten in die rechtlichen Vorschriften des WEG-Gesetzes, die für „Laien“ oftmals schwer zu verstehen sind

Hier kommen Lösungen, wie die Matera Deutschland GmbH aus Berlin ins Spiel: Mit einem Team aus mehreren WEG-Experten und eineminnovativen Verwaltungsportal macht Matera die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft deutlich effizienter und vor allem transparenter als jemals zuvor. WEGs profitieren von den Vorteilen der Selbstverwaltung, ohne deren Nachteilen ausgesetzt zu sein. Speziell bei kniffligen rechtlichen und kaufmännischen Angelegenheiten steht ein Team aus Juristen, Buchhaltern und Bausachverständigern von Montag bis Freitag (9 bis 19 Uhr) zur Verfügung. 

Durch unser Kundenprotal sind zudem alle Dokumente der Eigentümergemeinschaft jederzeit einsehbar und für jeden Wohnungseigentümerfrei zugänglich. Damit ist unser Modell sowohl für kleine als auch für große WEGs eine spannende und zugleich kostengünstige Alternative.

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5. Neue Hausverwaltung finden: Matera

Neben der Hausverwaltung in Berlin, Frankfurt, Köln, Stuttgart  einer Hausverwaltung in Hamburg oder Hausverwaltung in München durch einen externen Verwalter, bietet Matera in ganz Deutschland die Möglichkeit, sich bei der Selbstverwaltung der WEG professionell unterstützen zu lassen. 

Sie möchten mehr über unsere verschiedenen Angebote erfahren und mit unserem Team sprechen? Dann holen Sie sich heute noch ein unverbindliches Angebot ein! Wir gehen auf alle Fragen von Ihnen in Ruhe ein und erklären Ihnen ganz konkret, wie Matera Ihre Eigentümergemeinschaft voranbringt.

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