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1. Wer muss eine neue Verwaltung suchen?     ‍

Für den Verwalterwechsel ist essenziell, dass die Zuständigkeiten vorab abgeklärt werden. Es ist wird schnell unübersichtlich, wenn sich mehrere Wohnungseigentümer wahllos auf die Suche nach einer neuen Verwaltung machen und Angebote einholen, ohne dieses Vorgehen intern abzustimmen. Dabei ist zwischen WEGs mit Hausverwalter und WEGs ohne externen Hausverwalter zu differenzieren. 

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In einer WEG ohne externen Verwalter:

In einer WEG ohne externen Verwalter sollte sich idealerweise der Verwaltungsbeirat um die Suche eines neuen Verwalters kümmern. Hat die WEG keinen Verwaltungsbeirat gewählt, so sollte sich zunächst intern abgestimmt und 2 oder 3 Wohnungseigentümer bestimmt werden, die sich der Aufgabe annehmen. 

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In einer WEG mit Hausverwalter:

In einer WEG mit Hausverwaltung liegt zunächst der Schluss nahe, dem bisherigen Hausverwalter die Suche nach einer neuen Verwaltung aufzutragen. Das ist aber nicht die beste Idee, da dieser kein Interesse an dem Wechsel der Hausverwaltung hat. Entsprechend wird er sich bei der Suche keine große Mühe geben und sich viel Zeit lassen – sofern er überhaupt tätig wird. Daher sollte auch in diesem Fall der Verwaltungsbeirat aktiv werden oder einige wenige Wohnungseigentümer mit der Einholung von Angeboten betraut werden. 

Natürlich gibt es auch Ausnahmen. Immobilienverwalter, die zum Beispiel in den wohlverdienten Ruhestand gehen oder aus Fachkräftemangel der WEG kündigen, möchten oft sicherstellen, dass die aktuell verwalteten Einheiten in guten Hände abgegeben werden. In solchen Fällen, können Eigentümer durchaus den Hausverwalter beauftragen, bei der Auswahl des Verwalters zu helfen, indem Angebote eingeholt werden.

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2. Wie viele Angebote von Hausverwaltern müssen in einer WEG eingeholt werden? 

Damit die Eigentümer sachdienlich über die Bestellung einer neuen Hausverwaltung entscheiden können, müssen verschiedene Angebote eingeholt werden.

Ein einziges Angebot ist der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10) dabei nicht ausreichend. 

Die Bestellung des Verwalters erfolgt dann durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer, § 25 Abs. 1 WEG. Nur in Ausnahmefällen kann nur ein einziges Angebot ausreichend sein. 

So entschied etwa das Landgericht Dortmund mit Urteil vom 15.01.2016, 17 S 112/15, dass sich ein Wohnungseigentümer dann, wenn er sich selbst nicht um die Einholung mehrerer Angebote bemüht hat, den anderen Wohnungseigentümern nicht vorwerfen kann, es hätten mehrere Angebote eingeholt werden müssen. 

Jedenfalls müssen alle Wohnungseigentümer genügend Zeit haben, sich mit den Angeboten und den Namen und Eckdaten der entsprechenden Personen bzw. des Hausverwaltungsunternehmens beschäftigen zu können, bevor über die Bestellung Beschluss gefasst wird. 

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3. Worauf sollte die WEG bei der Auswahl des Verwalters achten?

Bei der Wahl der neuen Hausverwaltung sollten Eigentümer unter anderem auf diese 3 Punkte achten:

Serviceleistungen verstehen

Die WEG sollte sich im Klaren sein, was genau die Bedürfnisse und Anforderungen sind. Steht in ein paar Jahren eine größere Sanierung an? Vergewissern Sie sich, dass die neue Verwaltung gute Kontakte zu Handwerkern, Energieberatern und Bauingenieuren hat. Alle Miteigentümer sind berufstätig? Wählen Sie ein Verwaltungsunternehmen mit entsprechenden Öffnungszeiten, das auch nach 18 Uhr erreicht werden kann.

Kundenstimmen einholen

Ob über Google-Bewertungen im Internet oder durch Mundpropaganda: Eigentümer sollten sich neben den Serviceleistungen auch ansehen, wie aktuelle Kunden, die Hausverwaltung bewerten.

Kosten der Hausverwaltung

Wie viel kostet die Hausverwaltung und was kann sich die WEG leisten? Bei der WEG-Verwaltung sollte nicht gespart werden, schließlich ist eine gute Verwaltung ein Schlüsselfaktor für den Werterhalt der Immobilie und hat auch direkte Auswirkung auf den Wohnkomfort und das Zusammenleben der Bewohner - seien es die Eigentümer selbst oder Mieter. Gerade für kleine WEGs kann der Preis trotzdem ein wichtiger Faktor sein. Deshalb lohnt es sich, alternative Verwaltungslösungen, wie die Fernverwaltung, bzw. digitale Hausverwaltung oder unterstützte Selbstverwaltung anzusehen.

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4. Muss ein Wechsel zu einer externen Hausverwaltung erfolgen? 

Nein, ein Wechsel zu einer externen Hausverwaltung ist nicht erforderlich.

Denkbar ist beispielsweise auch, die WEG in Selbstverwaltung zu führen. Dabei handelt es sich um ein Modell der internen Verwaltung der Eigentümergemeinschaft – die Aufgaben, die sonst gegen ein Entgelt von einem externen Verwalter durchgeführt werden, werden nun aus den eigenen Reihen heraus übernommen. Das heißt einer der Eigentümer übernimmt die Aufgaben des Hausverwalters.

Dieses Vorgehen bietet eine Reihe an Vorteilen, die Sie für sich nutzbar machen können: 

Externe Verwalter betreuen meist eine Vielzahl von Gebäuden, was natürlich mit einem großen Arbeitsaufkommen einhergeht. Was für die externen Verwalter von Vorteil ist, wirkt sich auf die Eigentümergemeinschaften allerdings nachteilig aus. Denn hierdurch wird der Aufwand in Bezug auf die einzelnen WEGs so gering wie möglich gehalten, was sich beispielsweise durch eine schwergängige Umsetzung von Beschlüssen und geringe Verfügbarkeit bemerkbar macht. 

Natürlich sind auch die Kosten eines externen Hausverwalters zu berücksichtigen. Diese steigen seit mehreren Jahren kontinuierlich an, was insbesondere kleinere WEGs zu spüren bekommen. 

Hinzu kommt, dass nicht wenige WEGs mit der Arbeit ihrer Verwalter unzufrieden sind, was vor allem durch Intransparenz hervorgerufen wird. Häufig sind für die WEG wichtige Informationen nicht nachvollziehbar. Die Intransparenz führt in der Folge auch dazu, dass die WEG ihren Verwalter nicht hinreichend kontrollieren und damit etwaige Fehler aufspüren kann. 

Doch auch die Selbstverwaltung kann Nachteile mit sich bringen. Zu nennen sind etwa ein hoher zeitlicher Aufwand und Einarbeiten in die rechtlichen Vorschriften des WEG-Gesetzes, die für „Laien“ oftmals schwer zu verstehen sind. 

Hier kommen Lösungen, wie die Matera Deutschland GmbH aus Berlin ins Spiel: Mit einem Team aus WEG-Experten und einer innovativen Online-Plattform macht Matera die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft deutlich effizienter und transparenter als jemals zuvor. WEGs profitieren von den Vorteilen der Selbstverwaltung, ohne deren Nachteilen ausgesetzt zu sein. Speziell bei kniffligen rechtlichen und kaufmännischen Angelegenheiten steht ein Team aus Juristen, Buchhaltern und Bausachverständigern von Montag bis Freitag (9 bis 19 Uhr) zur Verfügung. 

Durch unser Online-Portal sind zudem alle Dokumente der Eigentümergemeinschaft jederzeit einsehbar und für jeden Wohnungseigentümer frei zugänglich. Damit ist unser Modell sowohl für kleine als auch für große WEGs eine spannende und zugleich kostengünstige Alternative.

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4. BONUS: WEG jetzt mit Matera verwalten  

Neben der klassischen Verwaltung der WEG durch einen externen Verwalter bietet Matera die Möglichkeit, sich bei der Selbstverwaltung der WEG professionell unterstützen zu lassen. 

Sie möchten mehr erfahren und mit unserem Team sprechen? Dann holen Sie sich heute noch ein kostenloses Angebot ein! Wir gehen auf alle Fragen von Ihnen in Ruhe ein und erklären Ihnen ganz konkret, wie Matera Ihre Eigentümergemeinschaft voranbringt.