1. Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung übernimmt für Immobilienbesitzer alle anfallenden Aufgaben rund um die Immobilie. Der Einsatz eines Hausverwalters ist, sobald es einer der Eigentümer verlangt regelmäßig gesetzlich verpflichtend. Das ergibt sich unter anderem aus dem § 18 des WEG, da dieser die Möglichkeit der Bestellung einer Verwaltung offenhält. Die WEG kann entscheiden, ob eine Bestellung eines zertifizierten Hausverwalters erfolgt oder die Hausverwaltung als Selbstverwaltung erfolgt. Interne Verwalter sind vor allem für kleinere Objekte interessant. Bei größeren Objekten lohnt sich in der Regel eine professionelle Verwaltung. Ein zertifizierter Verwalter muss bestellt werden, wenn mindestens ein Drittel der Wohnungseigentümer dies fordert. Zudem zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gen. § 19 Abs. 2 WEG bei mehr als neun Sondereigentumsrechten zur ordnungsgemäßen Verwaltung. Stimmt die einfache Mehrheit der Eigentümer dem entsprechenden Beschluss in der Eigentümerversammlung zu, sollte der Verwalter anschließend bestellt werden. Damit die Aufgabenerledigung korrekt erfolgt, sollte der Hausverwalter über das notwendige Fachwissen verfügen. Die Aufgaben, die übernommen werden, lassen sich grundlegend in drei Kategorien einteilen: Kaufmännische Aufgaben, rechtliche Aufgaben und technische Aufgaben.
1.1 Kaufmännischer Bereich:
Der Hausverwalter übernimmt für die Eigentümer unter anderem die administrativen Aufgaben. Dies umfasst die üblicherweise gesamte Buchhaltung. Dazu zählen die Erfassung aller Geldeingänge wie zum Beispiel das Hausgeld sowie alle Ausgänge, wie zum Beispiel die Zahlung von Steuern oder Versicherungsbeiträgen. Des Weiteren kümmert sich der Verwalter in der Regel darum zu prüfen, ob abgeschlossene Versicherungen ausreichend sind und empfiehlt, bei Bedarf der Hausgemeinschaft die Versicherungen zu ergänzen. Er erstellt zudem regelmäßig die Jahresabrechnung sowie den Wirtschaftsplan und lässt den Eigentümern einhergehend ihre Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Sollte die Hausverwaltung gleichzeitig auch die Sondereigentumsverwaltung für die Eigentümer übernehmen, so kümmert sich der Verwalter oftmals auch um alle kaufmännischen Angelegenheiten rund um die vermieteten Wohneinheiten. Sollte es auf Seiten einzelner Eigentümer oder Mieter zu Zahlungsverzug kommen, ist es in der Regel seine Aufgabe, das Geld einzufordern und bei Bedarf die betroffenen Personen anzumahnen. Insofern die Verwaltung nicht digitalisiert ist, ist er zudem Ansprechpartner für Eigentümer, die Einblicke in die Dokumentation der WEG haben möchten.
1.2 Rechtliche Aufgaben
Die Hausverwaltung vertritt die WEG gerichtlich und außergerichtlich im Sinne des § 9b WEG . Er sollte daher über die verschiedenen rechtlichen Anforderungen an WEGs Kenntnis haben. Dazu gehören in der Stellvertretung der WEG der Abschluss von Verträgen und Versicherungen. Es ist seine Aufgabe, die jährliche Eigentümerversammlung zu organisieren, durchzuführen und anschließend entsprechend zu protokollieren. Zudem stellt er normalerweise sicher, dass alle Eigentümer die mit ihrem Sondereigentumsanteil einhergehenden Rechte und Pflichten ordnungsgemäß wahrnehmen, sodass die Funktionalität sowie der Wert der gesamten Immobilie erhalten bleibt.
1.3 Technische Aufgaben
Die Hausverwaltung ist regelmäßig dafür zuständig die technischen Anlagen im gemeinschaftlichen Eigentum des verwalteten Objektes regelmäßig zu warten und sicherzustellen, dass diese einwandfrei funktionieren. Er kümmert sich zudem meist darum, dass die Außenanlagen gepflegt werden und der Räumdienst im Winter erfüllt wird. Des Weiteren informiert sollte er die Hausgemeinschaft darüber, wenn Sanierungs-, Renovierungs- oder Modernisierungsarbeiten notwendig sind und entsprechende Beschlüsse gefasst werden müssen. Im Anschluss an die Beschlussfassung kümmert er sich zudem um die Beauftragung der Handwerker sowie die Überwachung und Abnahme der Arbeiten. Sollte die Hausverwaltung zudem auch die Sondereigentumsverwaltung übernehmen, erweitert sich die technische Verwaltung auf die Sondereigentumsanteile.
2. Wie finden Eigentümer die passende Hausverwaltung?
Um als Eigentümer die passende Hausverwaltung zu finden, empfiehlt es sich, sich zunächst über die persönlichen Anforderungen an die Verwaltung Gedanken zu machen. Mögliche Fragen wären beispielsweise, ob gewünscht ist, dass viele Aufgaben digital abgewickelt werden, sodass ein einfacher und transparenter Zugriff auf alle Daten möglich ist. Neben den eigenen Anforderungen gibt es weitere Punkte, welche bei der Suche helfen können, die beste Hausverwaltung für die WEG zu finden.
2.1 Auf diese Dinge sollten Sie bei der Hausverwaltersuche achten
Bei der Auswahl der Hausverwaltung sollte ein Blick in das angebotene Leistungsspektrum geworfen werden. Insbesondere bei günstigen Anbietern ist das Leistungsspektrum oft eingeschränkt oder es fallen Sonderhonorare für einzelne Leistungen an. Es kann sich daher lohnen, sich für einen teureren Anbieter zu entscheiden. Ebenfalls sollten Sie einen Blick auf die Erfahrungsberichte mit dem gewählten Unternehmen werfen. Lesen Sie sich Google Bewertungen durch oder fragen sie andere WEGs nach Ihren Erfahrungen. Auch die Wahl zwischen großen Unternehmen oder kleinen lokalen Hausverwaltung ist ein Kriterium, welches in die Auswahl der Hausverwaltung miteinbezogen werden sollte. Während große Unternehmen oft viel Erfahrung und kostengünstige Verträge anbieten , haben lokale Verwaltungen oft ein gutes Netzwerk an lokalen Handwerkern und bieten eine persönlichere Betreuung an.
2.2 Vorteile und Nachteile kleiner Verwaltungen
Wer sich für eine kleinere Hausverwaltung entscheidet, kann sich über eine persönliche Betreuung und individuellen Service freuen. Die Wege innerhalb der Verwaltung sind in der Regel sehr kurz, sodass Entscheidungen schneller getroffen werden können. Darüber hinaus kennt der Verwalter die Umgebung der Immobilie meistens sehr gut und kann daher verlässlich einschätzen, welche Modernisierungsmaßnahmen notwendig sind, um den Wert der Immobilie zu erhalten und im besten Fall zu steigern. Aber kleine Verwalter bringen auch einige Nachteile mit, welche bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten. Durch Urlaubsabwesenheiten oder Krankheiten kann die Erreichbarkeit eingeschränkt werden. Dies führt dazu, dass die Reparatur von Schäden (bspw. Ausfall der Heizung im Winter) kurzfristig von der WEG selbst übernommen werden muss oder Schäden zunächst unbearbeitet bleiben.
Ein weiterer Nachteil ist, dass kleine Verwaltungen überlastet sein können, weil sie über wenig Personal verfügen, mit denen sie alle anfallenden Aufgaben aller betreuten WEGs bewältigen müssen. Wenig Personal bedeutet gleichzeitig auch, dass es meistens keine Experten für einzelne Bereiche gibt. Die Hausverwalter müssen dann alle Bereiche abdecken. Dies kann dazu führen, dass die WEG auf anderem Wege Expertenwissen einkaufen muss oder Wissen beispielsweise über Förderungen für Projekte verloren geht. Wenig Personal bedeutet aber auch, dass ein Hausverwalter oftmals eine Vielzahl von Eigentümergemeinschaften betreut und aufgrund dessen Anfragen nicht sofort bearbeitet werden können und daher länger liegen bleiben. Des Weiteren nutzen kleine Hausverwaltungen oft keine digitalen Tools zur Verwaltung der WEG. Dies vermindert die Transparenz und erhöht den Aufwand für die Eigentümer, um Einblick in die Dokumentation zu bekommen.
2.3 Vorteile und Nachteile große Verwaltungen
Wer sich für eine große Hausverwaltung entscheidet, hat den Vorteil, dass durch die Vielzahl von betreuten WEGs viel Erfahrung vorherrscht. Viele Probleme und Herausforderungen sind dem Unternehmen oftmals bereits bekannt, sodass schnell Lösungen gefunden werden können. Auch in der Verwaltung von Gebäuden mit Mischnutzung gibt es Erfahrung, sodass hier eine verlässliche Betreuung garantiert ist. Darüber hinaus ist das angebotene Leistungsspektrum oft größer. Dies basiert auch darauf, dass solche Unternehmen in der Regel über Experten in den verschiedenen Fachbereichen verfügen.
Ein weiterer Vorteil bei der Entscheidung für eine große Verwaltung ist die Nutzung digitaler Lösungen zur Verwaltung von WEGs. Diese bieten die Möglichkeit für Eigentümer jederzeit auf alle Dokumente der Eigentümergemeinschaft zugreifen zu können oder auch von überall auf der Welt an Eigentümerversammlungen teilnehmen zu können. Damit sind sie vor allem für Gemeinschaften interessant, bei denen ein Großteil der Sondereigentumsanteile vermietet wird. Große Unternehmen bieten zudem meistens auch die Option an, für die vermieteten Eigentumswohnungen die Sondereigentumsverwaltung zu übernehmen. Das ist vorteilhaft, weil so die gesamte Verwaltung in einer Hand liegt und es ist nicht zu Abstimmungsproblemen kommen kann.
Die Wahl einer großen Hausverwaltung kann jedoch auch Nachteile haben. Große Verwaltungen bieten ihre Verwaltung in der Regel deutschlandweit an. Damit besteht zwar eine generell große Expertise, aber es fehlt an konkretem Wissen über den lokalen Immobilienmarkt. Ein weiterer Nachteil ist, dass die angebotenen Dienstleistungen oftmals standardisiert sind und nur geringfügig auf die einzelne WEG angepasst werden können.
3. Herausforderungen für kleine WEGs
Die Suche nach einer passenden Hausverwaltung ist insbesondere für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften nicht einfach. Dies liegt an verschiedenen Punkten. Ein großer Punkt dabei sind die Kosten. Umso weniger Wohneinheiten eine Gemeinschaftsimmobilie hat, um so höher fallen die Kosten pro Eigentümer für die Hausverwaltung aus. Dies kann schnell ins Geld gehen. Darüber hinaus ist es für kleine Eigentümergemeinschaften oftmals schwierig, überhaupt einen Verwalter zu finden. Dies liegt daran, dass das Angebot seit Jahren rückläufig ist und kleine Objekte für Verwalter unrentabler sind als Große. Sprich umso kleiner das Objekt, desto geringer ist oftmals der Gewinn des Verwalters und desto größer das verwaltete Objekt, desto größer ist der Gewinn. Dies liegt daran, dass bei der Hausverwaltung für kleine WEGs die gleichen Aufgaben anfallen wie für die größeren Gemeinschaften, aber weil die Vergütung des Verwalters sich nach der Anzahl der Einheiten im Objekt richtet, der Umsatz kleiner ist.
4. Herausforderungen für große WEGs
Während kleine Wohnungseigentümergemeinschaften vor der Schwierigkeit stehen, überhaupt einen Verwalter zu finden, sehen sich große WEGs mit ganz anderen Problemen konfrontiert. Ab etwa 30 Einheiten steigen die Anforderungen an die Hausverwaltung exponentiell an – und viele Verwalter sind dieser Komplexität nicht gewachsen.
Komplexität der technischen Infrastruktur
Große Wohnanlagen verfügen über umfangreiche technische Anlagen: Aufzüge, Tiefgaragen, komplexe Heizungs- und Lüftungssysteme, Brandschutzeinrichtungen und oft auch Photovoltaikanlagen oder E-Ladeinfrastruktur. Die Wartung, Überwachung und Sanierung dieser Systeme erfordert tiefgreifende technische Expertise. Ein Verwalter ohne entsprechende Fachkenntnisse kann kostspielige Fehlentscheidungen treffen oder einen gefährlichen Sanierungsstau verursachen, der den Wert der gesamten Immobilie gefährdet.
Hohe Finanzvolumen und Transparenzanforderungen
Bei großen WEGs bewegen sich die Instandhaltungsrücklagen oft im sechs- oder siebenstelligen Bereich. Die Jahresabrechnungen umfassen hunderte Positionen, der Wirtschaftsplan ist entsprechend komplex. Eigentümer erwarten zu Recht absolute Transparenz über die Verwendung ihrer Gelder. Traditionelle Verwaltungen, die auf analoge Prozesse setzen, stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Fehlende Einsicht in die Finanzen führt zu Misstrauen und Konflikten innerhalb der Gemeinschaft.
Rechtliche Komplexität und Konfliktpotenzial
Je mehr Menschen in einer Gemeinschaft zusammenkommen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit für Meinungsverschiedenheiten und juristische Auseinandersetzungen. Beschlussanfechtungen, Streitigkeiten über Kostenverteilungen oder Konflikte zwischen einzelnen Eigentümern erfordern fundierte rechtliche Kenntnisse. Die Hausverwaltung muss in der Lage sein, rechtssichere Eigentümerversammlungen durchzuführen und Beschlüsse so zu formulieren, dass sie vor Gericht Bestand haben. Fehlt diese Expertise, drohen teure Gerichtsverfahren und Blockaden wichtiger Entscheidungen.
Kommunikation und Erreichbarkeit
In großen WEGs ist schnelle und klare Kommunikation entscheidend. Wenn 50 oder mehr Eigentümer informiert werden müssen, reichen E-Mails und Telefonanrufe nicht mehr aus. Viele Verwalter sind überlastet und reagieren erst nach Tagen oder Wochen auf Anfragen. Diese mangelnde Erreichbarkeit führt zu Frustration, verzögert notwendige Entscheidungen und kann im Notfall – etwa bei einem Heizungsausfall im Winter – ernsthafte Konsequenzen haben.
Mangelnde Skalierbarkeit klassischer Verwaltungen
Kleine Verwaltungsbüros mit wenigen Mitarbeitern können große Objekte oft nicht professionell betreuen. Bei Krankheit oder Urlaub eines Verwalters bricht die gesamte Betreuung zusammen. Es fehlt an standardisierten Prozessen, die auch bei 100 oder 200 Einheiten reibungslos funktionieren. Zudem verfügen kleine Büros selten über spezialisierte Experten für Buchhaltung, Recht und Technik – der Verwalter muss als Alleskönner agieren, was zwangsläufig zu Qualitätseinbußen führt.
Koordination komplexer Sanierungsprojekte
Große Sanierungsvorhaben – von der energetischen Modernisierung über Dachsanierungen bis hin zur Fassadenrenovierung – sind bei großen WEGs keine Seltenheit. Die Planung, Ausschreibung, Koordination von Handwerkern und Überwachung solcher Projekte erfordert Projektmanagement-Kompetenz und Erfahrung mit komplexen Bauprojekten. Ein Verwalter ohne diese Expertise wird schnell überfordert, was zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und minderwertigen Ergebnissen führen kann.
Für große Wohnungseigentümergemeinschaften reicht es nicht aus, eine beliebige Hausverwaltung zu beauftragen. Sie benötigen einen Partner, der auf die besonderen Anforderungen großer Objekte spezialisiert ist, über ein starkes Team verfügt und mit modernen Werkzeugen arbeitet, um Transparenz und Effizienz zu gewährleisten.
5. Materas Lösungsansatz
Matera ist eine Hausverwaltung, die Herausforderungen von kleinen und großen WEGs versteht und Lösungen für WEGs aller Größen ermöglicht.
Wir setzen auf ein starkes Team erfahrener Experten, die über langjährige Erfahrung in komplexen Bauprojekten verfügen. Diese Fachkompetenz macht Matera zum perfekten Ansprechpartner insbesondere für große Wohnungseigentümergemeinschaften. Das Team umfasst Spezialisten in allen relevanten Fachbereichen – rechtlich, technisch und kaufmännisch. Diese Expertise garantiert, dass für jede WEG stets die bestmögliche Entscheidung getroffen wird. Dies betrifft beispielsweise den Abschluss von günstigen Verträgen, die Suche nach nachhaltigen Lösungen oder die Vermeidung von unnötigen Ausgaben.
Durch schlanke Prozesse und ein effizientes Kundenportal kann Matera auch kleineren WEGs vergleichsweise kostengünstige Angebote unterbreiten.
Außerdem verfügt Matera über ein großes Netzwerk von geprüften Dienstleistern und Handwerkern, die bei den WEGs vor Ort tätig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Mängel kurzfristig beseitigt werden können und keine großen Anfahrtskosten entstehen.
6. Fazit
Die Hausverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben für Eigentümergemeinschaften. Umso wichtiger ist es, dass die WEG die für sie passende Hausverwaltung auswählt. Dabei muss auch die Wahl zwischen einer kleinen familiären oder einer großen Hausverwaltung getroffen werden. Beide Formen haben Vor- und Nachteile, welche es gegeneinander abzuwägen gilt.
Eine weitere Herausforderung kommt auf kleine WEGs zu: Die Kosten für die Verpflichtung einer Hausverwaltung sind pro Eigentümer oftmals hoch und es ist schwieriger, überhaupt einen Anbieter zu finden.
Matera hat sich dieser Problematik angenommen und die Möglichkeit geschaffen, dass WEGs aller Größen von einer optimalen, aber kosteneffizienten Verwaltung profitieren können.
Wenn Sie nun denken, dass das Angebot von Matera genau das ist, wonach Sie und Ihre WEG suchen, dann kontaktieren Sie uns! Wir besprechen gerne die Bedürfnisse Ihrer Eigentümergemeinschaft und beraten Sie.
