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1. Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung übernimmt für Immobilienbesitzer alle anfallenden Aufgaben rund um die Immobilie. Der Einsatz eines Hausverwalters ist, sobald es einer der Eigentümer verlangt regelmäßig gesetzlich verpflichtend. Das ergibt sich unter anderem aus dem § 18 des WEG, da dieser die Möglichkeit der Bestellung einer Verwaltung offenhält. Die WEG kann entscheiden, ob eine Bestellung eines zertifizierten Hausverwalters erfolgt oder die Hausverwaltung als Selbstverwaltung erfolgt. Interne Verwalter sind vor allem für kleinere Objekte interessant. Bei größeren Objekten lohnt sich in der Regel eine professionelle Verwaltung. Ein zertifizierter Verwalter muss bestellt werden, wenn mindestens ein Drittel der Wohnungseigentümer dies fordert. Zudem zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gen. § 19 Abs. 2 WEG bei mehr als neun Sondereigentumsrechten zur ordnungsgemäßen Verwaltung. Stimmt die einfache Mehrheit der Eigentümer dem entsprechenden Beschluss in der Eigentümerversammlung zu, sollte der Verwalter anschließend bestellt werden. Damit die Aufgabenerledigung korrekt erfolgt, sollte der Hausverwalter über das notwendige Fachwissen verfügen. Die Aufgaben, die übernommen werden, lassen sich grundlegend in drei Kategorien einteilen: Kaufmännische Aufgaben, rechtliche Aufgaben und technische Aufgaben.
1.1 Kaufmännischer Bereich:
Der Hausverwalter übernimmt für die Eigentümer unter anderem die administrativen Aufgaben. Dies umfasst die üblicherweise gesamte Buchhaltung. Dazu zählen die Erfassung aller Geldeingänge wie zum Beispiel das Hausgeld sowie alle Ausgänge, wie zum Beispiel die Zahlung von Steuern oder Versicherungsbeiträgen. Des Weiteren kümmert sich der Verwalter in der Regel darum zu prüfen, ob abgeschlossene Versicherungen ausreichend sind und empfiehlt, bei Bedarf der Hausgemeinschaft die Versicherungen zu ergänzen. Er erstellt zudem regelmäßig die Jahresabrechnung sowie den Wirtschaftsplan und lässt den Eigentümern einhergehend ihre Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Sollte die Hausverwaltung gleichzeitig auch die Sondereigentumsverwaltung für die Eigentümer übernehmen, so kümmert sich der Verwalter oftmals auch um alle kaufmännischen Angelegenheiten rund um die vermieteten Wohneinheiten. Sollte es auf Seiten einzelner Eigentümer oder Mieter zu Zahlungsverzug kommen, ist es in der Regel seine Aufgabe, das Geld einzufordern und bei Bedarf die betroffenen Personen anzumahnen. Insofern die Verwaltung nicht digitalisiert ist, ist er zudem Ansprechpartner für Eigentümer, die Einblicke in die Dokumentation der WEG haben möchten.
1.2 Rechtliche Aufgaben
Die Hausverwaltung vertritt die WEG gerichtlich und außergerichtlich im Sinne des § 9b WEG . Er sollte daher über die verschiedenen rechtlichen Anforderungen an WEGs Kenntnis haben. Dazu gehören in der Stellvertretung der WEG der Abschluss von Verträgen und Versicherungen. Es ist seine Aufgabe, die jährliche Eigentümerversammlung zu organisieren, durchzuführen und anschließend entsprechend zu protokollieren. Zudem stellt er normalerweise sicher, dass alle Eigentümer die mit ihrem Sondereigentumsanteil einhergehenden Rechte und Pflichten ordnungsgemäß wahrnehmen, sodass die Funktionalität sowie der Wert der gesamten Immobilie erhalten bleibt.
1.3 Technische Aufgaben
Die Hausverwaltung ist regelmäßig dafür zuständig die technischen Anlagen im gemeinschaftlichen Eigentum des verwalteten Objektes regelmäßig zu warten und sicherzustellen, dass diese einwandfrei funktionieren. Er kümmert sich zudem meist darum, dass die Außenanlagen gepflegt werden und der Räumdienst im Winter erfüllt wird. Des Weiteren informiert sollte er die Hausgemeinschaft darüber, wenn Sanierungs-, Renovierungs- oder Modernisierungsarbeiten notwendig sind und entsprechende Beschlüsse gefasst werden müssen. Im Anschluss an die Beschlussfassung kümmert er sich zudem um die Beauftragung der Handwerker sowie die Überwachung und Abnahme der Arbeiten. Sollte die Hausverwaltung zudem auch die Sondereigentumsverwaltung übernehmen, erweitert sich die technische Verwaltung auf die Sondereigentumsanteile.
2. Wie finden Eigentümer die passende Hausverwaltung?
Um als Eigentümer die passende Hausverwaltung zu finden, empfiehlt es sich, sich zunächst über die persönlichen Anforderungen an die Verwaltung Gedanken zu machen. Mögliche Fragen wären beispielsweise, ob gewünscht ist, dass viele Aufgaben digital abgewickelt werden, sodass ein einfacher und transparenter Zugriff auf alle Daten möglich ist. Neben den eigenen Anforderungen gibt es weitere Punkte, welche bei der Suche helfen können, die beste Hausverwaltung für die WEG zu finden.
2.1 Auf diese Dinge sollten Sie bei der Hausverwaltersuche achten
Bei der Auswahl der Hausverwaltung sollte ein Blick in das angebotene Leistungsspektrum geworfen werden. Insbesondere bei günstigen Anbietern ist das Leistungsspektrum oft eingeschränkt oder es fallen Sonderhonorare für einzelne Leistungen an. Es kann sich daher lohnen, sich für einen teureren Anbieter zu entscheiden. Ebenfalls sollten Sie einen Blick auf die Erfahrungsberichte mit dem gewählten Unternehmen werfen. Lesen Sie sich Google Bewertungen durch oder fragen sie andere WEGs nach Ihren Erfahrungen. Auch die Wahl zwischen großen Unternehmen oder kleinen lokalen Hausverwaltung ist ein Kriterium, welches in die Auswahl der Hausverwaltung miteinbezogen werden sollte. Während große Unternehmen oft viel Erfahrung und kostengünstige Verträge anbieten , haben lokale Verwaltungen oft ein gutes Netzwerk an lokalen Handwerkern und bieten eine persönlichere Betreuung an.
2.2 Vorteile und Nachteile kleiner Verwaltungen
Wer sich für eine kleinere Hausverwaltung entscheidet, kann sich über eine persönliche Betreuung und individuellen Service freuen. Die Wege innerhalb der Verwaltung sind in der Regel sehr kurz, sodass Entscheidungen schneller getroffen werden können. Darüber hinaus kennt der Verwalter die Umgebung der Immobilie meistens sehr gut und kann daher verlässlich einschätzen, welche Modernisierungsmaßnahmen notwendig sind, um den Wert der Immobilie zu erhalten und im besten Fall zu steigern. Aber kleine Verwalter bringen auch einige Nachteile mit, welche bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten. Durch Urlaubsabwesenheiten oder Krankheiten kann die Erreichbarkeit eingeschränkt werden. Dies führt dazu, dass die Reparatur von Schäden (bspw. Ausfall der Heizung im Winter) kurzfristig von der WEG selbst übernommen werden muss oder Schäden zunächst unbearbeitet bleiben.
Ein weiterer Nachteil ist, dass kleine Verwaltungen überlastet sein können, weil sie über wenig Personal verfügen, mit denen sie alle anfallenden Aufgaben aller betreuten WEGs bewältigen müssen. Wenig Personal bedeutet gleichzeitig auch, dass es meistens keine Experten für einzelne Bereiche gibt. Die Hausverwalter müssen dann alle Bereiche abdecken. Dies kann dazu führen, dass die WEG auf anderem Wege Expertenwissen einkaufen muss oder Wissen beispielsweise über Förderungen für Projekte verloren geht. Wenig Personal bedeutet aber auch, dass ein Hausverwalter oftmals eine Vielzahl von Eigentümergemeinschaften betreut und aufgrund dessen Anfragen nicht sofort bearbeitet werden können und daher länger liegen bleiben. Des Weiteren nutzen kleine Hausverwaltungen oft keine digitalen Tools zur Verwaltung der WEG. Dies vermindert die Transparenz und erhöht den Aufwand für die Eigentümer, um Einblick in die Dokumentation zu bekommen.
2.3 Vorteile und Nachteile große Verwaltungen
Wer sich für eine große Hausverwaltung entscheidet, hat den Vorteil, dass durch die Vielzahl von betreuten WEGs viel Erfahrung vorherrscht. Viele Probleme und Herausforderungen sind dem Unternehmen oftmals bereits bekannt, sodass schnell Lösungen gefunden werden können. Auch in der Verwaltung von Gebäuden mit Mischnutzung gibt es Erfahrung, sodass hier eine verlässliche Betreuung garantiert ist. Darüber hinaus ist das angebotene Leistungsspektrum oft größer. Dies basiert auch darauf, dass solche Unternehmen in der Regel über Experten in den verschiedenen Fachbereichen verfügen.
Ein weiterer Vorteil bei der Entscheidung für eine große Verwaltung ist die Nutzung digitaler Lösungen zur Verwaltung von WEGs. Diese bieten die Möglichkeit für Eigentümer jederzeit auf alle Dokumente der Eigentümergemeinschaft zugreifen zu können oder auch von überall auf der Welt an Eigentümerversammlungen teilnehmen zu können. Damit sind sie vor allem für Gemeinschaften interessant, bei denen ein Großteil der Sondereigentumsanteile vermietet wird. Große Unternehmen bieten zudem meistens auch die Option an, für die vermieteten Eigentumswohnungen die Sondereigentumsverwaltung zu übernehmen. Das ist vorteilhaft, weil so die gesamte Verwaltung in einer Hand liegt und es ist nicht zu Abstimmungsproblemen kommen kann.
Die Wahl einer großen Hausverwaltung kann jedoch auch Nachteile haben. Große Verwaltungen bieten ihre Verwaltung in der Regel deutschlandweit an. Damit besteht zwar eine generell große Expertise, aber es fehlt an konkretem Wissen über den lokalen Immobilienmarkt. Ein weiterer Nachteil ist, dass die angebotenen Dienstleistungen oftmals standardisiert sind und nur geringfügig auf die einzelne WEG angepasst werden können.
3. Herausforderungen für kleine WEGs
Die Suche nach einer passenden Hausverwaltung ist insbesondere für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften nicht einfach. Dies liegt an verschiedenen Punkten. Ein großer Punkt dabei sind die Kosten. Umso weniger Wohneinheiten eine Gemeinschaftsimmobilie hat, um so höher fallen die Kosten pro Eigentümer für die Hausverwaltung aus. Dies kann schnell ins Geld gehen. Darüber hinaus ist es für kleine Eigentümergemeinschaften oftmals schwierig, überhaupt einen Verwalter zu finden. Dies liegt daran, dass das Angebot seit Jahren rückläufig ist und kleine Objekte für Verwalter unrentabler sind als Große. Sprich umso kleiner das Objekt, desto geringer ist oftmals der Gewinn des Verwalters und desto größer das verwaltete Objekt, desto größer ist der Gewinn. Dies liegt daran, dass bei der Hausverwaltung für kleine WEGs die gleichen Aufgaben anfallen wie für die größeren Gemeinschaften, aber weil die Vergütung des Verwalters sich nach der Anzahl der Einheiten im Objekt richtet, der Umsatz kleiner ist.
4. Materas Lösungsansatz
Matera hat einen Lösungsansatz entwickelt, welcher die Herausforderungen von kleinen WEGs in den Mittelpunkt nimmt und eine zufriedenstellende Lösung für Verwaltung und WEG ermöglicht.
Anders als andere Hausverwaltungen nutzt Matera die Option der Fernverwaltung. Dadurch werden Anfahrtskosten und langwirige vor Ort Termine durch den Hausverwalter eingepart. Damit ist auch die Verwaltung kleinerer WEGs deutlich rentabler. Eine weitere Lösung ist der Einsatz digitaler Tools. Hierzu gehört eine Online-Plattform, über welche die gesamte Kommunikation zwischen Hausverwalter und WEG abläuft. Außerdem wird darüber die gesamte Organisation der WEG abgewickelt. Gleichzeitig ermöglicht die Plattform die größtmögliche Transparenz. Alle Dokumente und Entscheidungen sind für alle Eigentümer jederzeit und ohne Hilfe durch den Verwalter einsehbar. Durch die Digitalisierung der Verwaltung werden Prozesse optimiert und verschlankt. Dies führt auch dazu, dass die Verwaltung kosteneffizient erfolgen kann. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung und Fernverwaltun ist die Flexibilität. Bei Bedarf kann das Tool auf die individuellen Bedürfnisse der Eigentümergemeinschaft angepasst werden.
Matera bietet seinen Kunden aber nicht nur eine digitale Hausverwaltung an, sondern verfügt auch über eine Vielzahl von Experten. Diese garantieren, dass jede WEG eine umfangreiche rechtliche, technische und kaufmännische Unterstützung erhält. Die Expertise hilft zudem dabei, immer die bestmögliche Entscheidung für die WEG zu treffen. Dies betrifft beispielsweise den Abschluss von günstigen Verträgen, die Suche nach nachhaltigen Lösungen oder die Vermeidung von unnötigen Ausgaben. Und obwohl es sich bei Matera um eine große Verwaltung, die deutschlandweit aktiv ist, handelt, verfügt sie über ein großes Netzwerk von geprüften Dienstleistern und Handwerkern, welche bei der WEG vor Ort tätig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Mängel kurzfristig beseitigt werden können und keine großen Anfahrtskosten entstehen.
5. Fazit
Die Hausverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben für Eigentümergemeinschaften. Umso wichtiger ist es, dass die WEG die für sie passende Hausverwaltung auswählt. Dabei muss auch die Wahl zwischen einer kleinen familiären oder einer großen Hausverwaltung getroffen werden. Beide Formen haben Vor- und Nachteile, welche es gegeneinander abzuwägen gilt.
Eine weitere Herausforderung kommt auf kleine WEGs zu: Die Kosten für die Verpflichtung einer Hausverwaltung sind pro Eigentümer oftmals hoch und es ist schwieriger, überhaupt einen Anbieter zu finden.
Matera hat sich dieser Problematik angenommen und die Möglichkeit geschaffen, dass auch kleine WEGs von einer optimalen, aber kosteneffizienten Verwaltung profitieren können.
Wenn Sie nun denken, dass das Angebot von Matera genau das ist, wonach Sie und Ihre WEG suchen, dann kontaktieren Sie uns! Wir besprechen gerne die Bedürfnisse Ihrer Eigentümergemeinschaft und beraten Sie, welches unserer Angebote am besten zu Ihnen passt.
