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1. Was ist eine außerordentlichen Eigentümerversammlung? 

In einer WEG müssen Entscheidungen über das Gemeinschaftseigentum (z.B. Garten oder Treppenhaus) im Kollektiv getroffen werden. Und das nicht ohne Grund: Jeder Wohnungseigentümer ist von Veränderungen in der Wohnanlage oder dem Gebäude betroffen.

Deshalb können alle Mitglieder einer WEG ihr Stimmrecht nutzen, um sich zu bestimmten Themen zu positionieren. Das passiert entweder in einer ordentlichen Eigentümerversammlung oder durch einen Umlaufbeschluss.

Allerdings bieten sich diese beiden Verfahren nicht in jeder Situation zur Entscheidungsfindung an. Wenn schnelles Handeln erforderlich ist, gibt es als Alternative die außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV).

Gründe für eine Einberufung können bei nachfolgenden Themen bestehen:

• Rohrbrüche und Wasserschäden
• Sturmschäden
• Schimmelbefall
• Pflichtverletzungen vom Verwalter

Da in solchen Fällen eine erhöhte Dringlichkeit vorliegt, darf eine außerordentliche Wohnungseigentümerversammlung mit einer verkürzten Frist von einer Woche einberufen werden. Es ist sogar eine Reduzierung auf wenige Tage möglich! Außerdem können Entscheidungen wie bei einer ordentlichen WEG-Versammlung durch eine einfache Mehrheit erzielt werden. Eine Allstimmigkeit wie im Umlaufbeschlussverfahren ist nicht erforderlich. Die Eigentümergemeinschaft kann dadurch schnell gegensteuern und wichtige Beschlüsse auf den Weg bringen.  

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2. Einberufung einer außerordentliche Eigentümerversammlung 

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann jederzeit einberufen werden, wenn dies gemäß § 24 Abs. 2 WEG von mehr als 25 % der Wohnungseigentümer gefordert wird. 

Doch wie wird ermittelt, ob eine Durchführung möglich ist? Dafür kommt das sogenannte Kopfprinzip zum Einsatz. Bei diesem Abstimmungsprinzip hat jedes Mitglied der WEG eine Stimme. Die Gewichtigung ist nicht abhängig von der Anzahl der Wohneinheiten oder der Wohnfläche. Wenn bspw. in einer 5er WEG zwei Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung fordern, würde die 25 % Schwelle erreicht werden. Selbst wenn die anderen Wohnungseigentümer mehr Wohnungen und Wohnfläche besitzen.

In der Regel ist die externe WEG-Hausverwaltung für die Einberufung einer außerordentlichen WEG-Versammlung verantwortlich. Jedoch können auch der Verwaltungsbeirat, sein Vertreter oder ein Wohnungseigentümer der WEG diese Aufgabe übernehmen. Somit ist die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ohne Verwalter möglich!

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3. Fristen und Formalitäten bei der Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Eine Woche vor dem Termin der außerordentlichen Eigentümerversammlung müssen alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer einer WEG in Textform (per Brief, E-Mail oder Messenger) eingeladen werden. 

Gemäß § 24 Abs. 4 S. 2 WEG ist in bestimmten Fällen auch eine Verkürzung der Frist auf wenige Tage möglich. Jedoch muss eine Begründung dafür vorliegen, um von der Norm abzuweichen. 

Beinhalten muss die Einladung zur außerordentlichen WEG-Versammlung folgendes:

• Ort, Datum, Zeit der außerordentlichen Eigentümerversammlung
• Tagesordnung
• Informationen zu den geplanten Beschlüssen
• Name und Anschrift des Eigentümers

Sobald alle Formalitäten korrekt erfüllt wurden, steht einer außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlung nichts mehr im Weg. 

4. Durchführung einer außerordentlichen WEG-Versammlung

Neben der Einberufung verantwortet der externe WEG-Verwalter in der Regel auch die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. 

Aber auch der Verwaltungsbeirat, sein Stellvertreter oder ein Wohnungseigentümer können sich darum kümmern, wenn sich bspw. die WEG selbst verwaltet.

Somit gibt es auch bei diesem Punkt keine großen Unterschiede zur ordentlichen Eigentümerversammlung. Auch der Ablauf und die Formalitäten sind identisch. So müssen die Tagesordnungspunkte diskutiert werden und Abstimmungen erfolgen, um wirksame Beschlüsse zu erzielen. Eine einfache Mehrheit ist ausreichend. Selbstverständlich sind auch die Erstellung eines Protokolls und die Eintragung in die Beschluss-Sammlung Pflicht. 

Achten Sie bei der Durchführung auf die Formalitäten! Fehler können auch bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu unwirksamen Beschlüssen führen. Da es um Angelegenheiten mit einer hohen Dringlichkeit geht, sollte dieser Aspekt besonders gut beachtet werden.

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5. Unterschiede zwischen ordentlicher und außerordentlicher Eigentümerversammlung

Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, haben wir hier die wichtigsten Unterschiede zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Eigentümerversammlung für Sie zusammengefasst: 

Frist:

• Ordentliche WEG-Versammlung: 3 Wochen vor Versammlungstermin
• Außerordentliche WEG-Versammlung: 1 Woche vor Versammlungstermin

Einberufung:

• Ordentliche WEG-Versammlung: Mindestens einmal pro Jahr, jederzeit möglich
• Außerordentliche WEG-Versammlung: Jederzeit möglich, mehr als 25% alle Eigentümer eine Einberufung fordern

Themen:

• Ordentliche WEG-Versammlung: Generelle Themen, u. a. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Wahl der neuen Hausverwaltung, Wahl der Verwaltungsbeiräte, generelle Angelegenheiten der WEG
• Außerordentliche WEG-Versammlung: Themen mit erhöhter Dringlichkeit, u. a. Schimmelbefall, Rohrbruch, Pflichtverletzungen vom Verwalter

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6. Ist eine außerordentliche WEG-Versammlung kostenpflichtig? 

Wenn Ihre WEG von einem traditionellen Verwalter betreut wird, ist die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung in der Regel kostenpflichtig.

In Ihrem Verwaltervertrag finden Sie genauere Informationen zu den Konditionen. Meist wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung pauschal abgerechnet. Zusätzlich müssen Sie mit weiteren Kosten rechnen, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung entstehen.

Dazu zählen u.a.:

• Fahrtkosten
• Miete für Versammlungsort
• Parkgebühren
• Porto für den Versand der Einladung
• Kopierkosten für Unterlagen (bspw. Protokoll)

Eine generelle Aussage über die Höhe der Kosten lässt sich nicht treffen, da überall andere Konditionen angeboten werden. Es gibt jedoch grobe Richtwerte. 

So müssen Sie für die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung 200 bis 500 Euro einkalkulieren, wenn Sie mit einer externen WEG-Verwaltung zusammenarbeiten.

Gut zu wissen :

Bei Matera fallen keine zusätzlichen Kosten für eine außerordentliche WEG-Versammlung an! 

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8. Kostenloses Muster für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung steht an und Sie benötigen eine Vorlage für die Einberufung? Kein Problem! Wir haben eine kostenlose Muster-Vorlage erstellt, die Ihnen dabei helfen kann. Klicken Sie einfach auf den Banner, um die Vorlage herunterzuladen und die Einberufung reibungslos zu gestalten.

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8. BONUS: Außerordentliche Eigentümerversammlung ohne Zusatzkosten

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ohne zusätzliche Kosten? Ja, das geht! Bei Matera fallen für die Durchführung einer außerordentlichen WEG-Versammlung keine Extrakosten an. Alles ist bereits im Preis inbegriffen.

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