WEG in Selbstverwaltung: 5 hilfreiche Tipps für Ihre Eigentümergemeinschaft

WEG in Selbstverwaltung: 5 hilfreiche Tipps für Ihre Eigentümergemeinschaft

Sie möchten Ihre Eigentümergemeinschaft selbst verwalten? Dann kommen einige Fragestellungen und vielleicht sogar Hürden auf Sie zu.

Doch keine Sorge! Wir haben 5 hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie die Selbstverwaltung meistern werden.

Inhaltsverzeichnis

1. Vermögenshaftpflichtversicherung abschließen

Versicherungen schützen in Schadensfällen vor immensen finanziellen Problemen, weshalb auch jede Wohnungseigentümergemeinschaft eine Vermögenshaftpflichtversicherung abschließen sollte. 

Denn auch der Wohnungseigentümer, der zum internen Verwalter bestellt wurde, kann zur Haftung herangezogen werden. Dies kann passieren, wenn er etwa fehlerhaft abgerechnet oder Baumaßnahmen falsch koordiniert hat. 

Andere Schäden können sich aus versäumten Wartungen, Kompetenzüberschreitungen oder verspäteten Zahlungen von engagierten Dienstleistern ergeben. 

Um hier nicht mit dem Privatvermögen zu haften, springt die Vermögenshaftpflichtversicherung ein. Diese Versicherung ist ein “Muss” für jede WEG in Selbstverwaltung und bewahrt die Gemeinschaft vor großen Problemen. 

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Gut zu wissen :
Entscheiden Sie sich für die Selbstverwaltung mit Hilfe von Matera, so werden für den internen Verwalter sowie den Beirat eine Vermögenshaftpflichtversicherung abgeschlossen. Die Versicherungssumme beläuft sich hier auf rund 9 Millionen Euro. Bis zu diesem Betrag sind die Beteiligten im Schadensfall abgesichert. 

2. Software erleichtert die Selbstverwaltung 

Verwaltung bedeutet auch jede Menge Organisation. Diese fällt mit einer effizienten Software deutlich einfacher: 

Eine gute Software erleichtert wichtige Themen wie die Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, die Buchhaltung sowie Protokolle der Eigentümerversammlung oder das Erstellen der Jahresabrechnung. 

Hier bietet sich die digitale Lösung im Vergleich zur „handschriftlichen“ Dokumentation allein aufgrund der gebündelten Daten und der Verfügbarkeit für alle Eigentümer deutlich an und resultiert in einer Zeitersparnis und einem niedrigeren Verwaltungsaufwand. 

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Gut zu wissen :
Was kann unsere Matera-Plattform eigentlich? Kurz: Die WEG effizient bei der Verwaltung unterstützen und durch vielseitige Funktionen einen transparenten Zugang für alle WEG-Mitglieder schaffen. Eigentümerversammlungen können durch unsere Software digital durchgeführt werden und alle Eigentümer die wichtigsten Verwaltungsunterlagen und Dokumente in unserem digitalen Archiv einsehen. Durch das integrierte WEG-Eigenkonto behalten die Wohnungseigentümer jederzeit einen Überblick über alle Kontobewegungen und der interne Verwalter kann direkt auf der Plattform das Hausgeld einfordern. Die Matera-Software gibt es übrigens auch als praktische App für iOS und Android!

3. Aufwandsentschädigung für internen Verwalter vorab abklären 

Das wohl gängigste Modell der Selbstverwaltung besteht darin, aus den Reihen der Eigentümer einen sog. internen Verwalter zu bestellen. Die gesetzliche Grundlage findet sich hier in § 18 Abs. 1 WEG:  Jede WEG benötigt einen Verwalter, nicht aber zwingend eine externe Hausverwaltung.

Da der interne Verwalter dann selbst Teil der WEG ist, ist es nicht selten, dass diese Aufgabe ehrenamtlich übernommen wird. Dennoch bedeutet die (interne) Verwaltung Arbeit und kostet Zeit, denn das Gesetz unterscheidet nicht zwischen einer internen oder externen Verwaltung, weshalb beide dieselben Pflichten haben (vgl. § 26 WEG).

Daher kommt dem internen Verwalter regelmäßig eine Aufwandsentschädigung zu. Diese liegt meist bei ca. 100 € und sollte vor Antritt der Verwalterrolle unbedingt mit dem betreffenden Eigentümer geklärt werden, um Missverständnisse oder Unklarheiten vorab auszuschließen. Außerdem sollte beachtet werden, dass sie erst bei großen WEGs sinnvoll ist (mehr als 10 Einheiten).

Manche mögen diese Summe für niedrig halten, doch sie hat ihre Berechtigung: 

Aufwandsentschädigungen, die deutlich höher angesetzt sind, können zu einer Unterstellung der Gewerbsmäßigkeit nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO des internen Verwalters bzw. des Verwaltungsbeirats führen. Dies würde wiederum heißen, dass die Verwaltertätigkeit nebenberuflich ausgeführt wird. Allerdings entspricht eine Vergütung für den Zeitaufwand eines Mitglieds des Verwaltungsbeirats grundsätzlich nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung; allein ein Anspruch auf den Ersatz der getätigten Aufwendungen ist zulässig.

Daher sollte, auch sprachlich, klar zwischen einer zulässigen Aufwandsentschädigung und einer Vergütung differenziert werden. 

Hierzu positionierte sich im Übrigen auch das Amtsgericht München in seinem Urteil vom 01.02.2017 (Az. 481 C 15463/16 BG) und entschied, dass eine Bezahlung des internen Verwalters in Höhe von 500 € zu hoch und nicht ordnungsgemäß sei.

4. WEG-Eigenkonto einrichten 

Das WEG-Eigenkonto entspricht – anders als das Treuhand-Konto – der ordnungsgemäßen Verwaltung und ist daher ein essenzieller Bestandteil der WEG-Organisation. 

Der große Vorteil des Eigenkontos ist, dass die WEG als Kontoinhaberin auftritt und entsprechende Rechte gegenüber der Bank und Dritten hat.

Der interne Verwalter eröffnet wiederum das besagte, auf den Namen der WEG lautende Eigenkonto und kümmert sich um die Finanzen dieser, indem er etwa die Hausgeldzahlungen auf dem Konto empfängt. Hierfür erhält der Verwalter von der WEG eine Vollmacht, in der auch seine Vertretungsmacht bezüglich der Verfügung über die Gelder festgehalten wird. 

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Gut zu wissen :
Matera bietet ein integriertes WEG-Eigenkonto an. Hierdurch können von jedem Eigentümer sicher und transparent die Kontoentwicklungen sowie das Budget der WEG samt aller anfallenden Ausgaben und Einnahmen eingesehen werden. Die Organisation der Finanzen wird übersichtlich und entspricht den Maßstäben der ordnungsgemäßen Verwaltung. 

Im Zuge der WEG Selbstverwaltung sollte bereits zu Anfang ein Eigenkonto auf den Namen der WEG eröffnet werden, um so die transparente Kontrolle über die Finanzen sicherzustellen.

5. Professionelle Unterstützung einholen 

Die umfängliche Selbstverwaltung ist zeitintensiv und kann auch fachlich sehr komplex werden.

Die WEG sowie der interne Verwalter sollten daher nicht davor zurückschrecken, sich die Hilfe zu nehmen, die benötigt wird. 

Denn: Die wenigsten Eigentümer sind notwendigerweise auch WEG-Fachspezialisten mit jahrelanger Verwaltererfahrung, und das ist auch völlig in Ordnung. Daher bietet es sich an, die Selbstverwaltung um Tools und Hilfen zu erweitern, um so die reibungslose Verwaltung sicherzustellen und selbst nicht an seine Grenzen zu stoßen.

Wieso Matera ein „Muss“ für jede selbstverwaltete WEG ist, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

6. BONUS: So wird die Selbstverwaltung mit Matera zum Erfolg 

Wir hoffen, Ihnen mit diesen praktischen Tipps bei der Selbstverwaltung Ihrer WEG geholfen zu haben. 

Das kooperative Modell von Matera bietet im Übrigen eine attraktive Möglichkeit, die Eigenständigkeit der WEG zu bewahren, ohne jedoch auf hilfreiche Ressourcen und Fachexpertise verzichten zu müssen und kann auch Ihrer WEG als starker Partner zur Seite stehen. 

Durch die Unterstützung der WEG-Experten sind interne Verwalter bei juristischen oder baulichen Fragen nicht allein gelassen, sondern können sich mit diesen Problemen an das Matera-Team wenden und auf eine kompetente, ausführliche fachliche Beratung vertrauen.

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Gut zu wissen :
Durch das umfangreiche und hoch spezialisierte Team ist Matera nicht nur eine Option für kleinere WEGs, sondern stellt auch für größere Eigentümergemeinschaften eine sinnvolle Alternative dar.

Außerdem bietet die Plattform von Matera eine leichtere und zugängliche Verwaltung und kostengünstige Organisation der wichtigsten Themengebiete innerhalb Ihrer WEG an. Komplexe Vorgänge werden hierdurch intuitiv und fachlich abgesichert und Transparenz für alle Wohnungseigentümer durch deren Einsichtnahme in die wichtigsten Dokumente der WEG geschaffen. 

Hierzu zählen etwa der Kontostand inklusive der Abbuchungen und Eingänge, da das WEG-Eigenkonto bereits auf dem Anfangsbildschirm der Plattform dargestellt wird. Auch kümmert sich Matera um das Erstellen eines Wirtschaftsplans sowie die Jahresabrechnung. 

Der Gang in die Selbstverwaltung ist also eine durchaus attraktive Möglichkeit, die eigene WEG zu verwalten. Zwar kommen Arbeit und umfangreiche Aufgaben auf den internen Verwalter zu, diese Risiken und Hürden lassen sich aber durch das Hinzunehmen von externer Hilfe durch Anbieter wie Matera effizient ausgleichen. 

Haben Sie noch Fragen zu Matera oder ist Ihr Interesse bereits geweckt? Holen Sie sich jederzeit Ihr kostenloses Angebot ein und kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns auf Sie!

Autor
Darleen Mokosek
Darleen Mokosek
Freelance Content Writer
Delimitor
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