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1. Wann sollte die erste Eigentümerversammlung in einer WEG stattfinden?
Sobald eine WEG gegründet wurde, sollte so schnell wie möglich die erste Eigentümerversammlung stattfinden.
Hintergrund dafür ist, dass bereits jetzt die Rechte und Pflichten der WEG sowie der einzelnen Eigentümer greifen und umgesetzt werden müssen, wie auch das Wohnungseigentumsgesetz.
2. Vorbereitung zur ersten Eigentümerversammlung
Um eine rechtlich wirksame Eigentümerversammlung durchzuführen, müssen verschiedene Punkte berücksichtigt werden. Bereits in der Vorbereitung gibt es Aufgaben und Pflichten, die beachtet werden müssen.
Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung checken
Vor der ersten Eigentümerversammlung müssen die Teilungserklärung sowie die Gemeinschaftsordnung überprüft werden. Wieso? Meist finden sich dort Sonderregelungen, die Sie bei einer WEG-Versammlung beachten müssen:
- Einladungsfristen
- Beschlussfähigkeit der Versammlungen
- Bedingungen für Beschlussfähigkeit (wie eine notwendige Protokollierung)
- Ablauf einer möglichen Zweitversammlung
- Grund und Ablauf der Eigentümerversammlung
Einberufung durchführen und Einladung verschicken
Damit eine geplante Eigentümerversammlung erfolgreich durchgeführt werden kann und die dortigen Beschlüsse geltend gemacht werden können, müssen bestimmte Fristen bezüglich Einberufung und Einladung umgesetzt werden.
Spätestens drei Wochen vor der Versammlung muss jedem Eigentümer eine schriftliche Einladung vorliegen.
Die Einladung muss ebenfalls eine Tagesordnung enthalten, also alle Themen nennen, die bei der Versammlung besprochen werden sollen.
Folgende Informationen und Unterlagen müssen ebenfalls in der Einladung enthalten sein oder beigelegt werden:
- Name und Anschrift des Empfängers, des Hausverwalters als auch der WEG
- Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
- Jahresabrechnung
- Wirtschaftsplan
- Mögliche Angebote von Dienstleistungsunternehmen
Eine noch detaillierte Erklärung der Einladung für die Eigentümerversammlung finden Sie in diesem Beitrag.
3. Durchführung der ersten WEG-Versammlung
Mit der ersten Eigentümerversammlung wird der Versammlungsleiter bestimmt. Diese Rolle übernimmt in der Regel der Hausverwalter. Jedoch können auch der Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer aus der WEG diese Aufgabe übernehmen.
Folgende Aufgaben und Pflichten übernimmt der Versammlungsleiter:
- Überprüfung der Teilnahmeberechtigung der anwesenden Personen
- Versammlungseröffnung
- Leitung der Versammlung
- Berücksichtigung der Tages- und Geschäftsordnung
- Durchführung der Abstimmungen und Feststellung der Beschlussergebnisse
- Befugnis zur Ausübung des Hausrechts
- Veranlassung der Geschäftsordnungsbeschlüsse
Nachdem sich alle Wohnungseigentümer am Versammlungsort eingefunden haben, wird zunächst vom Versammlungsleiter die Anwesenheit und Teilnahmeberechtigung geprüft. Anschließend wird Ihre erste Eigentümerversammlung eröffnet und alle Punkte der Tagesordnung chronologisch abgehandelt. Zudem wird jederzeit ein Protokoll der geführt, um alle Vorgänge zu dokumentieren.
Danach wird über die eingereichten Anträge abgestimmt.
Hier kann man sich an folgender Liste chronologisch orientieren:
- Vorstellung des Antrags
- Einleiten einer Diskussion
- Dokumentation der Diskussion
- Durchführung der Abstimmung
- Feststellung und Verkündung das Abstimmungsergebnis
Direkt nach Abstimmung wird das Ergebnis bekannt gegeben und in die Beschluss-Sammlung eingetragen. Nun kann die Eigentümerversammlung offiziell beendet werden.
4. Nachbereitung der ersten Eigentümerversammlung
Nach der Eigentümerversammlung muss diese korrekt und nach Vorschrift nachbereitet werden.
Protokoll unterzeichnen & finalisieren
Das Protokoll, welches während der Versammlung bereits erstellt wird, wird finalisiert und vom Versammlungsleiter unterzeichnet.
Folgende Informationen müssen im Protokoll enthalten sein:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
- Feststellung und Bestätigung der vorschriftsgemäßen Einladung
- Auflistung der Teilnehmer und der Miteigentumsanteile
- Ergebnis der Beschlussfähigkeit
- Aufführung der Tagesordnungspunkte mit Erklärung und Diskussion
- Abstimmungsergebnisse
- notwendige Unterschriften (Verwalter, Beiratsvorsitzender, Eigentümer)
Erstellung der Beschluss-Sammlung
Die gefassten Beschlüsse müssen sowohl im Protokoll als auch in der Beschluss-Sammlung hinterlegt und eingetragen werden.
Auch Beschlüsse, welche einen Antrag ablehnen, müssen in der Sammlung festgehalten werden. Wichtig ist ebenfalls, dass die Beschluss-Sammlung ordentlich geführt wird. Die Beschlüsse sollten deshalb nummeriert und mit Datum eingetragen werden.
Die Wohnungseigentümer haben alle das Recht, jederzeit Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu erhalten. Hierfür muss kein besonderer Grund vorliegen.
Unterlagen an Eigentümer verschicken
Nach der Erstellung des Protokolls und der Beschluss-Sammlung müssen alle Unterlagen an alle Eigentümer der WEG verschickt werden. Dies muss unverzüglich erfolgen.
5. Auf welche Fallstricke muss bei der ersten Eigentümerversammlung geachtet werden?
Durch das sogenannte Hausrecht, welches dem Verwaltungsleiter zugesprochen wird, erhält dieser während der Versammlung besondere Rechte.
Diese umfassen:
- Ausschließen störender Teilnehmer der Versammlung
- Begrenzung des Rederechts der Teilnehmer
Die Möglichkeit, Teilnehmer von der Versammlung auszuschließen oder auch deren Rederecht zu begrenzen, sollte in einem Beschluss geregelt werden.
Weitere Grundsätze, welche bei der Eigentümerversammlung beachtet werden müssen:
- Verlässt ein Teilnehmer eine Versammlung frühzeitig, muss dies im Protokoll hinterlegt werden.
- Ein innerhalb der Versammlung als gegenstandslos klassifizierter Beschluss kann als solcher dokumentiert werden.
- Nicht-Teilnahmeberechtigte Personen müssen der Veranstaltung verwiesen werden, da andernfalls ein Anfechtungsgrund für die gesamte Versammlung und deren Ergebnisse vorliegt.
- Zu einzelnen Themen können Experten in der Versammlung hinzugezogen werden. Hierfür muss jedoch die Mehrheit der Eigentümer stimmen. Vor und nach den einzelnen Punkten müssen diese jedoch unverzüglich die Versammlung verlassen.
- Sobald ein einzelner Eigentümer erscheint, gilt eine Wohnungseigentümerversammlung als beschlussfähig.
- Eheleute und Erbengemeinschaften üben ihr Stimmrecht gemeinschaftlich aus
6. FAZIT: Erste Eigentümerversammlung in der WEG
Vor allem die erste Eigentümerversammlung kann mit den zu beachtenden Pflichten und Aufgaben bei Vorbereitung, Durchführung und auch Nachbereitung kompliziert werden.
Deshalb hoffen wir, dass Sie durch unseren Beitrag einen besseren Überblick zu diesem Thema gewonnen haben, um Ihre allererste WEG-Versammlung zu meistern.
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