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Innerhalb einer Wohnanlage entstehen eine Vielzahl an Kosten: Zu nennen sind insbesondere Kosten für Wasser- und Abwasser, für die Müllbeseitigung oder Prämien für die Wohngebäudeversicherung.
Die Berechnung bzw. Aufstellung dieser Kosten erfolgt in der sog. Jahresabrechnung, die einmal im Jahr erstellt wird. In diesem Beitrag wird alles, was Sie als Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung wissen sollten, verständlich erklärt. Anschließend werden noch häufig gestellte Fragen zur Jahresabrechnung in der WEG beantwortet.
1. Was ist eine Jahresabrechnung?
Durch die Jahresabrechnung – häufig auch als WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung bezeichnet – erhält die Wohnungseigentümergemeinschaft Klarheit darüber, welche Kosten über das Jahr hinweg für die Unterhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstanden sind.
Dabei sind jedoch nicht nur die Ausgaben, sondern auch etwaige Einnahmen der WEG zu berücksichtigen. Im Ergebnis handelt es sich bei der Jahresabrechnung also um eine Einnahmen-Ausgabenrechnung, die möglichst geordnet und übersichtlich, in jedem Fall aber inhaltlich zutreffend und für die Mitglieder der WEG verständlich sein muss.
Im Wesentlichen werden durch die Jahresabrechnung zwei Ziele verfolgt: Einerseits wird aus ihr ersichtlich, ob noch Nachzahlungen oder Erstattungen für die Mitglieder der WEG anfallen, sog. Abrechnungsspitzen. Dies ist dann der Fall, wenn die Vorauszahlungen zu niedrig bzw. zu hoch kalkuliert wurden oder über das Jahr hinweg höhere/geringere Kosten angefallen sind, als ursprünglich gedacht.
Andererseits wird so für Transparenz innerhalb der WEG gesorgt. Jeder Eigentümer erhält nämlich einen Einblick in die wirtschaftliche Situation bzw. die Finanzflüsse der WEG. Damit verbunden ist auch die Funktion der Kontrolle des Verwalters. Die Jahresabrechnung legt nämlich offen, wie er die ihm obliegende Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder ausgeübt hat.
2. Wer erstellt eine Jahresabrechnung in einer WEG?
Gemäß § 28 Abs. 2 S. 2 WEG ist die Jahresabrechnung nicht etwa von der WEG selbst, sondern vom Verwalter der WEG zu erstellen. Hierzu ist er gesetzlich verpflichtet.
3. Was beinhaltet eine Jahresabrechnung?
Während einige Angaben freiwillig in der Jahresabrechnung angegeben werden können, sind folgende Informationen zwingend in der Jahresabrechnung aufzuführen:
- Gesamteinnahmen und -ausgaben: Sämtliche Einnahmen (z. B. Hausgeld) und Ausgaben (z. B. Kosten für Wasserversorgung und Hausreinigung) müssen unbedingt in der Abrechnung enthalten sein.
- Verteilung der Einnahmen und Ausgaben: Des Weiteren gibt die Jahresabrechnung Aufschluss über die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Mitglieder der WEG. Die Verteilung erfolgt nach dem geltenden Verteilungsschlüssel, häufig auch als Umlageschlüssel bezeichnet. Dieser orientiert sich in der Regel an den Miteigentumsanteilen bzw. deren Verhältnis zum Gemeinschaftseigentum. Wer also verhältnismäßig über „viel“ Eigentum an der Wohnanlage verfügt, beispielsweise über eine Eigentumswohnung, die er selbst bewohnt und eine, die er vermietet, verfügt, wird auch verhältnismäßig stärker an den Ausgaben und Einnahmen beteiligt.
- Entwicklung der Bankkonten und Rücklagen: Zwingend enthalten sein müssen auch die Anfangs- und Endbestände der bestehenden Gemeinschaftskonten sowie die Höhe und Entwicklung der gebildeten Erhaltungsrücklagen.
Nicht erforderlich, in der Praxis aber dennoch häufig angefügt, ist die Bescheinigung des Verwalters gem. § 35a EStG über Dienst- oder Handwerkerleistungen. Auch eine Auflistung etwaiger Hausgeldschulden von einzelnen Wohnungseigentümern oder ein Wirtschaftsbericht, der insbesondere über etwaige Versicherungsfälle oder Erhaltungsmaßnahmen Aufschluss gibt, kann sinnvollerweise enthalten sein.
Für Missverständnisse sorgt die Jahresabrechnung häufig im Falle von Eigentumswechseln innerhalb der WEG: Maßgeblich für die Frage, an welche Personen die Jahresabrechnung zugestellt wird, ist nämlich allein die Grundbuchsituation im Zeitpunkt, in dem die Abrechnung erstellt wird.
Die Jahresabrechnung erfolgt stets objekt- und nicht personenbezogen. Denkbar ist also, dass die Abrechnung im März eines Jahres erstellt, eine Wohnung im Sommer dieses betreffenden Jahres jedoch veräußert wird. Die Abrechnung wird dann nicht etwa dem neuen Eigentümer, sondern dem alten Eigentümer zugestellt. Dieser muss sich dann mit dem neuen Eigentümer in Verbindung setzen und klären, wie die Kosten der Abrechnung zwischen ihnen aufgeteilt werden sollen.
4. Welche Fristen müssen beachtet werden?
Häufig sind Fristen für die Jahresabrechnung in Verwalterverträgen oder der Teilungserklärung enthalten; eine gesetzliche Frist existiert jedoch nicht. Nach der Rechtsprechung des BGH ist die Jahresabrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres fällig (BGH Urteil vom 16.02.2018 - V ZR 89/17).
Für das Jahr 2022 muss Ihr Verwalter die Abrechnung also bis spätestens zum 30.06.2023 erstellt haben.
5. Was passiert, wenn eine Jahresabrechnung fehlerhaft ist?
Die Wohnungseigentümer haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass der Verwalter eine inhaltlich zutreffende und ordnungsgemäße Jahresabrechnung erstellt. Sofern er dieser Pflicht nicht nachkommt, stehen den Wohnungseigentümern verschiedene Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Zunächst sollte der Verwalter außergerichtlich auf die bestehende Pflicht hingewiesen und unter angemessener Fristsetzung aufgefordert werden, die Jahresabrechnung zu berichtigen und den Wohnungseigentümern zukommen zu lassen. Sollte dieses Vorgehen keine Früchte tragen, ist auch eine gerichtliche Inanspruchnahme des Verwalters denkbar.
6. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Jahresabrechnung in der WEG:
Ist die Erstellung einer Jahresabrechnung Pflicht?
Ja, die Jahresabrechnung muss zwingend jedes Jahr erstellt und sämtlichen Wohnungseigentümern zugestellt werden. Üblicherweise erfolgt die Erstellung im Frühjahr jeden Jahres.
Wer überprüft eine Jahresabrechnung in der WEG?
Die Überprüfung der Jahresabrechnung übernimmt gemäß § 29 Abs. 2 S. 2 WEG der Verwaltungsbeirat. Die Prüfung läuft „zweigeteilt“ ab, nämlich sowohl in formaler als auch in inhaltlicher Hinsicht.
Hinsichtlich der Formalien überprüft der Beirat, ob die Jahresabrechnung vollständig ist sowie wann und von wem diese erstellt wurde. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die Abrechnung auch das konkrete Objekt betrifft und nicht etwa eine Verwechslung vorliegt.
Darüber hinaus muss die Jahresabrechnung sowohl eine Gesamtabrechnung als auch eine Einzelabrechnung enthalten. Die Gesamtabrechnung enthält dabei die Veränderungen des Gemeinschaftsvermögens innerhalb des betreffenden Wirtschaftsjahres, während in der Einzelabrechnung die nach dem jeweiligen Umlageschlüssel ermittelten Guthaben oder Nachschusspflichten der Wohnungseigentümer stehen.
In inhaltlicher Hinsicht überprüft der Verwaltungsbeirat insbesondere, ob der Hausverwalter den richtigen Umlageschlüssel zugrunde gelegt. Ist dies nicht der Fall, liegt nämlich eine unberechtigte Mehr- bzw. Minderbelastung einzelner Wohnungseigentümer vor, die verhindert werden soll. Außerdem wird überprüft, ob die aufgelisteten Ein- und Ausgaben tatsächlich erfolgt sind.
Bevor anschließend in der WEG über Nachschüsse oder Anpassungen der Vorauszahlungen Beschluss gefasst wird, sollte der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme zur Jahresabrechnung bzw. dem Ergebnis ihrer Prüfung abgeben. Daneben bleibt es den einzelnen Wohnungseigentümern natürlich überlassen, die Jahresabrechnung nochmal selbst zu überprüfen. Idealerweise können keine Unstimmigkeiten oder Fehler gefunden werden, sodass die WEG schnell über die entsprechenden Maßnahmen Beschluss fassen kann.
Was muss gemacht werden, wenn keine Jahresabrechnung vom Verwalter erstellt wird?
Verletzt der Verwalter seine Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung, so sollten Mitglieder der WEG so schnell wie möglich tätig werden. Primär für Vermieter kann eine solche Pflichtverletzung ärgerlich sein, da diese Probleme mit der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen WEG-Abrechnungsfrist gegenüber ihren Mietern bekommen.
Die Abrechnung muss nämlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Hat der Vermieter noch Anspruch auf Nachzahlungen gegen diesen, so kann er sie nicht mehr gegen ihn geltend machen, wenn dem Mieter die Betriebskostenabrechnung verspätet zugegangen ist. Dieser Nachteil gilt selbst dann, wenn nicht den Vermieter, sondern allein der Hausverwalter für die Verspätung der Hausgeldabrechnung die Schuld trifft (Urteil des BGH, AZ: IIIV ZR 249/15).
Zunächst sollte dem Verwalter eine angemessene Frist zur Erstellung der Jahresabrechnung gesetzt und damit dessen Verzug herbeigeführt werden. Gleichzeitig sollten Sie ihm auch eine Ersatzvornahme, also die Beauftragung eines anderen Unternehmens mit der Jahresabrechnung auf Kosten des Verwalters, androhen. Um diese Handlungen (ggf. in einem späteren Gerichtsprozess) nachweisen zu können, sollten Sie dies unbedingt schriftlich tun.
7. BONUS: WEG-Jahresabrechnung mit Matera
Die WEG-Jahresabrechnung gibt Aufschluss über die Einnahmen und Ausgaben der WEG innerhalb eines Wirtschaftsjahres. Außerdem werden die angefallenen Kosten bzw. Guthaben fair auf die einzelnen Wohnungseigentümer verteilt.
Die Erstellung der Jahresabrechnung ist gesetzliche Pflicht des Hausverwalters, überprüft wird der Jahresbericht regelmäßig vom Verwaltungsbeirat. Kommt der Hausverwalter seiner Pflicht nicht nach, kann er durch die WEG auch gerichtlich in Anspruch genommen werden.
Wir hoffen, dass Ihnen der Beitrag gefallen hat. Kennen Sie eigentlich Matera? Matera ist die neue Art der WEG-Verwaltung. Dank einer hochmodernen Online-Plattform und einem Team aus WEG-Experten ist die Verwaltung einer WEG einfacher und besser als jemals zuvor. Die Plattform ermöglicht uns zusätzlich, die Jahresabrechnung besonders schnell zu erstellen und auch während des laufenden Jahres Einblick in die Zahlen der WEG geben zu können.
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