1. Was ist Online-Hausverwaltung? 

Eine Online-Hausverwaltung ist eine Alternative zur klassischen Hausverwaltung. Sie liegt vor, wenn alle Verwaltungsvorgänge bezüglich der WEG papierlos möglich sind. Alle Informationen wie beispielsweise die Abrechnungen können in diesem Modell jederzeit von den Eigentümern auf einem Online-Portal oder einer App abgerufen werden. Auch die Kommunikation zwischen der Hausverwaltung und den Eigentümern erfolgt bei der Online-Hausverwaltung vollkommen digital. Dies ermöglicht den WEG-Mitgliedern einen transparenten Einblick in die Arbeit des Verwalters. 

2. Vorteile von digitaler Immobilienverwaltung 

Die Nutzung einer digitalen Immobilienverwaltung bietet sowohl für die Eigentümer als auch für den Hausverwalter eine Vielzahl von Vorteilen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie und Ihre WEG von einer digitalen Immobilienverwaltung profitieren. 

2.1. Vorteile von Online-Hausverwaltung für Eigentümer

Der größte Vorteil einer digitalen Hausverwaltung für die Eigentümer ist die bessere Informationslage. Alle notwendigen Dokumente, Abrechnungen und Beschlüsse können unkompliziert über das Portal oder die App abgerufen werden. Davon umfasst sind auch alle Dokumente, welche archiviert sind. Die WEG-Mitglieder verfügen zudem über die Möglichkeit, jederzeit den Bearbeitungsstatus von Reparaturen sowie die dafür angeforderten Angebote einsehen zu können. 

Über das Online-Portal lassen sich Serviceanfragen direkt an die Hausverwaltung stellen. Die Bearbeitung der Anfrage erfolgt häufig schneller als bei einer klassischen Verwaltung. Zudem können im Portal Kontaktdaten von weiteren Ansprechpartnern sichtbar für alle hinterlegt werden. Hierdurch ist sichergestellt, dass im Falle eines Notfalls (z. B. bei einer Fahrstuhlstörung) die Eigentümer sich direkt mit dem richtigen Kontakt in Verbindung setzen können!

Insbesondere Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten, profitieren von den Vorteilen der digitalen Hausverwaltung. Denn durch die Digitalisierung können Eigentümerversammlungen und Beschlussfassungen online erfolgen. Dies bietet eine hohe Zeitersparnis! Und auch mögliche Reisekosten fallen weg.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die entstehende Zeitersparnis auch Verwaltungskosten eingespart werden können. Für Sie und Ihre Miteigentümer bedeutet das konkret: weniger Hausgeld zahlen.

2.2. Vorteile von Digitalisierung für Hausverwalter

Nicht nur für die Eigentümer, sondern auch für den Verwalter bietet die digitale Immobilienverwaltung eine Vielzahl von Vorteilen. 

Der Fachkräftemangel ist auch bei Hausverwaltern ein aktuelles Thema. Die Möglichkeit, Immobilien digital zu verwalten, bietet Verwaltern eine erhöhte Flexibilität. Hierdurch können Lücken, welche durch Vakanzen entstehen, geschlossen werden! Somit erhalten mehr WEGs die Möglichkeit auf eine kompetente Hausverwaltung!

Die digitale Verwaltung der Immobilien in der eigenen Zuständigkeit bietet zudem die Möglichkeit, die eigene Attraktivität als Arbeitgeber zu stärken. Durch die Nutzung eines Online-Portals kann die Arbeit des Hausverwalters von überall aus erledigt werden. Ihre Mitarbeitenden können so jederzeit Homeoffice oder Workations machen. Dies spricht vor allem neue Fachkräfte an, welche einen hohen Wert auf eine gute Work-Life-Balance legen. 

Auch Eigentümerversammlungen, die ja meistens abends stattfinden, werden online durchgeführt. Der Hausverwalter erspart sich den Fahrtweg und hat früher Feierabend.

Ein entscheidender Vorteil ist die Zeitersparnis, welche durch die Digitalisierung möglich wird. So müssen die Abrechnungen beispielsweise nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden, sondern können auf dem Online-Portal zum Abruf bereitgestellt werden. Auch besteht die Chance, einige Prozesse zu automatisieren und dadurch Zeit einzusparen. Hierdurch hat der Verwalter mehr Zeit für die Anfragen der Eigentümer. Außerdem können getroffene Beschlüsse schneller umgesetzt werden. 

Ebenfalls vorteilhaft ist, dass alle erstellten Protokolle, Beschlüsse und Abrechnungen nicht länger analog archiviert werden müssen. Dies erleichtert unter anderem die Verwaltung des Beschlussordners, da nicht mehr gültige Beschlüsse als ungültig markiert werden können und nicht entfernt werden müssen. Zudem ermöglicht die Nutzung einer Online-Plattform, dass sich Eigentümer oder Kaufinteressenten selbst einen Einblick in die Dokumentation der WEG verschaffen können. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Hausverwaltung!

Aufgrund der Möglichkeit für die WEG-Mitglieder, jederzeit alle Informationen online einsehen zu können, entsteht eine höhere Transparenz. Diese führt dazu, dass die Eigentümer zufriedener mit ihrer Hausverwaltung sind, weil sie die Arbeit besser nachvollziehen können. 

3. Welche Aufgaben der Hausverwaltung lassen sich gut digitalisieren/automatisieren? 

Die meisten Aufgaben, welche im Rahmen der Hausverwaltung anfallen, lassen sich problemlos digitalisieren. 

Erfassung der Stammdaten 

Alle Stammdaten der Immobilie können erfasst und im Online-Portal hinterlegt werden. Dies umfasst unter anderem:

• die Grundstücksgröße 
• die Anzahl von Wohneinheiten 
• das Alter der Immobilie 
• der Energieausweis 
• der Name der Hausverwaltung 
• Kontaktinformationen der Eigentümer 
• Kontaktinformationen von Dienstleistern (mit denen ein Wartungsvertrag besteht)

Diese Daten können anschließend von den Eigentümern bei Bedarf eingesehen werden. Hierdurch lassen sich die Anfragen bei der Hausverwaltung leicht reduzieren! 

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Erstellung von Abrechnungen 

Die digitale Immobilienverwaltung ermöglicht, dass der Hausverwalter die anfallenden Abrechnungen digital erstellen und auf der Online-Plattform hochladen kann. Von dort aus können die Eigentümer diese dann bequem abrufen und die Zahlung (online) tätigen. Durch die Digitalisierung an dieser Stelle wird zum einen Zeit eingespart, zum anderen aber auch Kosten, da die Abrechnungen nicht postalisch verschickt werden müssen.

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Durchführung von Eigentümerversammlungen 

Wie bereits erwähnt, ermöglicht eine solche Immobilienverwaltung auch, die jährlich stattfindende Eigentümerversammlung digital durchzuführen. Dies bietet den Vorteil, dass die Eigentümer von überall aus teilnehmen können. Es ist zu erwarten, dass so mehr Miteigentümer an der Versammlung teilnehmen, was zu einer höheren Akzeptanz der getroffenen Beschlüsse führt. Es beginnt mit dem Versand der digitalen Einladung, geht über die tatsächliche Durchführung per Video-Konferenz und endet mit dem online erstellten und auf der Plattform hinterlegten Protokoll. 

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Durchführungen von Beschlussfassungen 

Nach dem gleichen Prinzip ist es auch möglich, die Beschlussfassungen für die WEG zu digitalisieren!

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Automatisierung von Routineaufgaben 

Mithilfe der Online-Plattform lassen sich Aufgaben wie die Überwachung von Zahlungseingängen oder Erstellung von Mahnungen bei Zahlungsverzug leicht automatisieren. Hierdurch ist ein großer Zeit- sowie Effizienzgewinn möglich. 

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Archivierung

Auf einer Online-Plattform können alle zu archivierenden Dokumente gesichert werden. Die Eigentümer haben so jederzeit Zugang zu allen Informationen, die sie benötigen. Darüber hinaus spart diese Form der Archivierung Zeit bei der Hausverwaltung ein, da die Eigentümer keine Anfragen für einen Zugriff mehr stellen müssen. 

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4. So funktioniert digitale Hausverwaltung bei Matera

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Matera bietet für seine Kunden die Möglichkeit einer Online-Hausverwaltung. Diese funktioniert ähnlich wie eine klassische Hausverwaltung! Der einzige Unterschied zwischen dem Service von Matera und einer klassischen Hausverwaltung ist, dass Sie keinen Hausverwalter vor Ort haben. 

Alle anfallenden Aufgaben werden digital bearbeitet! Sie müssen keine anderen Sachen beachten als bei ihrer aktuellen Hausverwaltung. Matera übernimmt für Ihre WEG unter anderem alle Aufgaben rund um die Buchhaltung. Dies umfasst beispielsweise die Jahresabrechnungen oder die Verwaltung des Hausgeldes. 

Auch die digitale Durchführung der Eigentümerversammlung ist mit Matera problemlos möglich. Über die Plattform können alle Eigentümer der WEG bequem eingeladen werden. Die tatsächliche Versammlung findet auf einer geschützten Plattform statt, bei der sichergestellt ist, dass nur befugte Personen Zugriff erlangen. Dies ermöglicht den Mitgliedern Ihrer WEG deutlich mehr Flexibilität gegenüber einer Eigentümerversammlung unter der Leitung einer klassischen Hausverwaltung. 

Matera kümmert sich außerdem um die Beauftragung eines Handwerkers, wenn es zu Schäden an der Immobilie kommt. Sie müssen lediglich die Tür öffnen, damit der Handwerker das Haus betreten kann. Dies gilt auch für den Notfall! Der Service von Matera ist jederzeit für Sie und Ihre WEG erreichbar! Auch wenn zum Beispiel ein Rohr platzt. In diesem Fall beauftragen wir umgehend einen Notfall-Klempner, welcher zeitnah bei Ihnen ist und das Problem beseitigt. 

Gut zu wissen:

Einige Dokumente bleiben auch bei der Digitalisierung der Hausverwaltung im Original erhalten und werden von uns aufbewahrt. Hierzu gehören beispielsweise die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung. Auch die Versammlungsniederschriften über die Bestellungen werden zu Beglaubigungszwecken im Original aufbewahrt. Alle anderen Dokumente werden lesbar auf Datenträgern gespeichert. 

Neben den klassischen Aufgaben, welche vom Verwalter übernommen werden, bietet Matera seinen Kunden weitere Vorteile. Wir verfügen über Experten aus allen für eine WEG relevanten Bereichen. So erhalten Sie bei uns sowohl Unterstützung von unseren Juristen als auch von unseren Bausachverständigen, wenn es notwendig ist. Die Unterstützung durch das Experten-Team erfolgt dabei direkt in Zusammenarbeit mit Ihrem Hausverwalter. Es entsteht Ihnen somit kein Mehraufwand für die Unterstützung. 

Außerdem stellen wir sicher, dass der für Sie zuständige Verwalter nur ein begrenztes Portfolio betreut. So können wir sicherstellen, dass er genügend Zeit hat, sich um die Belange Ihrer WEG zu kümmern! 

Darüber hinaus können Sie über unser Online-Portal bequem mit den anderen Eigentümern über die WEG kommunizieren. Die Nutzung einer Chat-Gruppe bei bekannten Messenger-Diensten ist dadurch überflüssig. Damit entscheiden Sie selbst, wann Sie sich über die Belange der Immobilie mit den anderen Eigentümern austauschen wollen. 

Sie sehen, die Option einer digitalen Hausverwaltung unterscheidet sich inhaltlich und in der Ausgestaltung kaum von einer klassischen Hausverwaltung. Allerdings bringt sie eine Menge Vorteile mit sich! Als WEG erhalten Sie einen transparenten Einblick in die Arbeit Ihrer Hausverwaltung, haben alle Daten an einem Ort und können zudem auch noch Kosten gegenüber einer klassischen Hausverwaltung einsparen.

Sie haben Interesse an einer Hausverwaltung Ihrer WEG durch Matera? Dann fordern Sie noch heute ein kostenloses Angebot an! In einem persönlichen Gespräch klären wir Ihre Fragen an uns! Wir freuen uns auf Sie!

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