“Jetzt wird jeder Buchungsschritt offen gelegt, total transparent”

Wieso waren Sie auf der Suche nach einer neuen Verwaltungslösung? 

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Das hat verschiedenste Gründe gehabt. Der Hauptgrund war aber immer die Erreichbarkeit. Das wurde von allen Miteigentümern immer genannt. Egal welchen Verwalter wir auch hatten, waren die meisten Sachbearbeiter nicht erreichbar. Telefonisch gar nicht und wenn man dann mal eine Mail geschickt hat, dann kam irgendwann, nach Wochen gefühlt, eine Antwort.

Das war eigentlich der Hauptgrund zu sagen, dass wir die Hausverwaltung wechseln. Und natürlich war auch der Preis ein entscheidender Punkt.

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Warum haben Sie sich für Matera als neue Hausverwaltung entschieden?

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Das war einmal der Preis, mit Sicherheit, der ist ja unschlagbar.

Allerdings, was sich jetzt im Nachhinein herausgestellt hat, was ein viel größeres und wichtigeres Kriterium ist, das haben wir am Anfang nicht bedacht, ist das die Online-Plattform, die Matera anbietet. Wir haben die Möglichkeit, dass Eigentümerversammlungen schon im Vorfeld diskutiert werden können. Das hat sich als sehr segensreich gezeigt, weil wir früher immer Eigentümerversammlungen hatten, die 4-5 Stunden gedauert haben, da erst dann die ganzen Diskussionen geführt wurden. Das findet jetzt alles im Vorfeld schon statt. In der App, in der man gut untereinander kommunizieren kann, so dass die eigentlichen Versammlungen kurz und knackig waren. 

Das ist hervorragend und das haben wir überhaupt nicht absehen können, dass dieses Tool, was Matera uns mit an die Hand gegeben hat, um über die Verwaltung schon im Vorfeld zu diskutieren, und dabei unterstützt. Diese Kommunikationsebene ist sensationell, wo man die einzelnen Tagesordnungspunkte vorab diskutieren kann. Das hat sich als super erwiesen. Es ist genau wie früher diskutiert worden, aber nicht während der Versammlung, denn das ist immer sehr ermüdend gewesen.

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Wie verlief der Wechsel zu Matera?

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Der Wechsel war im Grunde genommen völlig easy, will ich mal sagen. Es war eigentlich ein nahtloser Übergang. Es lief hinterher besser, möchte ich sagen, als es vorher lief.

Die Aufgabenteilung war ja von Anfang an gut kommuniziert. Also sprich, dass der Eigentümer sich vor Ort sich mit den Handwerkern trifft, das war bei uns sowieso schon gängige Praxis, weil der vorherige Verwalter uns alleine gelassen hat. Von daher war das, was von Matera als Aufgabenteilung betont wurde, uns schon bekannt. Also das war schon gelebte Praxis. Wir mussten uns sowieso schon selber darum kümmern, aber bei Matera haben wir eben den preislichen Vorteil.

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Was gefällt Ihnen besonders an Matera?

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Ein Grund, warum wir gewechselt haben, ist die ständige Erreichbarkeit bei Matera, die online gegeben ist. Jemand ist immer online verfügbar, telefonisch erfolgt bei größeren Problemen ein Rückruf nach zwei bis drei Tagen. Per E-Mail ist immer jemand ansprechbar. Die Erreichbarkeit war ein entscheidendes Kriterium. Dann natürlich der Preis und jetzt auch die Transparenz – das kannten wir überhaupt nicht. Bisher fand im stillen Kämmerlein eine Rechnungsprüfung mit dem Beirat statt, und als Eigentümer wussten wir nicht, was dort passierte.

Wir vertrauten dem Beirat, haben jedoch nie einen Kontoauszug gesehen. Jetzt wird jeder Buchungsschritt offen gelegt, total transparent. Jede einzelne Buchung kann von jedem Eigentümer eingesehen werden, das ist wirklich sensationell. Das ist also der dritte Punkt.

Vielleicht auch als vierten Punkt – das ist wirklich ein Thema – die vorab stattfindende Kommunikation. Schon im Vorfeld werden die Emotionen, die während der Versammlung auftreten, herausgenommen.

Kurz gesagt: Erreichbarkeit, Preis, Transparenz und Kommunikation.

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Wie ist die erste Eigentümerversammlung mit Matera abgelaufen? 

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Im Vorfeld haben wir die für uns wichtigen Tagesordnungspunkte veröffentlicht, über die intensiv diskutiert wurde. Unsere Sachbearbeiterin hat diese dann in die Einladung aufgenommen.

Grundsätzlich waren die Beschlüsse bereits gefasst. Wir hatten alles im Voraus durchdiskutiert, sie hat es dann rechtssicher für uns vorformuliert, und wir mussten quasi nichts mehr tun – alles war bereits vorbereitet.

Die Einladung war vorgegeben, und wir konnten vorab eine Probeversammlung im Online-Portal durchführen. Das war sehr hilfreich. Ich habe die Versammlung gehalten und konnte im Vorfeld einen Test mit allen einzelnen Tagesordnungspunkten machen, was mir Sicherheit gab. Etwas, was hervorzuheben ist: Unsere Versammlungen fanden an einem Sonntag statt.

Eine halbe Stunde vorher wurde ich von der Sachbearbeiterin angerufen – an einem Sonntag, wohlgemerkt – ob es noch irgendwelche Probleme gibt und wie sie unterstützen kann. Das war nicht der Fall, und dann konnte ich loslegen. Es hat wunderbar funktioniert.

Es war für uns neu, dass das Protokoll sofort fertig war. Früher haben wir teilweise Wochen darauf gewartet. Direkt nach der Versammlung war alles klar, das Protokoll, die Beschlüsse – alles sofort. Jeder hat dann eine E-Mail bekommen, und das Thema war erledigt.

So konnten wir sofort mit den Handwerkern das umsetzen, was wir beschlossen hatten.