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1. Generelles zur Vollmacht für eine Eigentümerversammlung ‍

Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Entscheidungsorgan in einer WEG, um als Wohnungseigentümer über diverse Themen abzustimmen. Die Vollmacht ermöglicht es abwesenden Eigentümern, ihre Interessen in der Eigentümerversammlung durch eine bevollmächtigte Person vertreten zu lassen. So können sie ihr Stimmrecht auch dann ausüben, wenn sie selbst nicht anwesend sein können, und sicherstellen, dass ihre Entscheidungen und Wünsche durch einen Vertreter berücksichtigt werden.

Bei Eigentümerversammlungen ist grundsätzlich zwischen einer ordentlichen und außerordentlichen Versammlung zu unterscheiden. Die ordentliche Eigentümerversammlung muss mindestens einmal im Jahr durch den Verwalter einberufen werden. Hier werden alle wesentlichen Punkte zur Verwaltung der Wohnungsanlage besprochen. Zum Beispiel:

• Bauliche Veränderungen und Modernisierungsmaßnahmen
• Der Wirtschaftsplan
• Gebrauchsregeln von Gemeinschaftseigentum
• Instandhaltungsmaßnahmen
• Bestellung oder Abberufung eines Verwalters

Die außerordentliche Eigentümerversammlung kann hingegen jederzeit einberufen werden. Diese „spontanen“ Eigentümerversammlungen sind wichtig, um die Handlungsfähigkeit der Wohnungseigentümer bei Dringlichkeiten zu gewährleisten. 

Alle Eigentümer müssen zur Eigentümerversammlung geladen werden. Allerdings kann es vorkommen, dass ein Eigentümer durch Krankheit, Urlaub etc. nicht persönlich an der Eigentümerversammlung teilnehmen kann. Die Teilnahme ist im Übrigen nicht verpflichtend, allerdings mit Blick auf die wichtigen Beschlüsse, über die per Wahl abgestimmt wird, durchaus ratsam.

Daher besteht die Möglichkeit, sich im Rahmen einer Vollmacht während der Eigentümerversammlung von einer anderen Person vertreten zu lassen. Hierbei kann der Vollmachtgeber entscheiden, ob der Bevollmächtigte für die Vertretung klare Vorgaben darüber bekommt, wie er zu welchem Thema abstimmen soll. Alternativ kann ihm auch freier Handlungsspielraum gelassen werden.

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2. An wen darf eine Vollmacht erteilt werden?

Bevor ein Eigentümer eine Vollmacht an einen Vertreter für Eigentümerversammlungen erteilt, sollte er vorher unbedingt einen Blick in die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung werfen. 

Denn hier sind regelmäßig nähere Bestimmungen zur Stimmrechtsvertretung enthalten. Auch in Sachen der Vollmachtserteilung können in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung Einschränkungen getroffen werden.

WEG-Versammlungen finden unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt, daher wird in der Gemeinschaftsordnung regelmäßig der Beschluss getätigt, dass der Stellvertreter eines Eigentümers einem bestimmten Personenkreis angehören muss. Zu diesem berechtigten Personenkreis können diese Personen gehören: 

• Miteigentümer (bspw. Ehepartner, dem eine Wohnung in der WEG gehört)
• Der Verwalter der WEG
• Mitglieder des Verwaltungsbeirats

Gut zu wissen :

Wenn ein Wohnungseigentümer seinem Ehegatten eine Vollmacht erteilen will, der selbst jedoch kein (Mit-) Eigentümer der WEG ist, gilt dieser auch zunächst als “fremd” und vor der Vollmachtserteilung muss ebenfalls in der Gemeinschaftsordnung nachgesehen werden, ob der Ehegatte zum berechtigten Personenkreis zählt.

Soll bei der Eigentümerversammlung beispielsweise über das Abberufen des Verwalters entschieden werden, weil dieser durch wiederholtes Fehlverhalten auffällig geworden ist, so sollte ein Eigentümer logischerweise davon absehen, gerade dem besagten Verwalter sein Stimmrecht im Rahmen einer Vollmacht zu übertragen und sich lieber an einen Miteigentümer für die Vertretung bei diesem Beschluss wenden. Hierzu entschied auch das Landgericht Köln in seinem Urteil vom 07.07.2016 (Az. 29 S 180/15): Wenn die Stimmrechtsvollmacht nicht weisungsgebunden ist, kann ein Verwalter nicht als Vertreter eines Eigentümers über seine eigene Abberufung abstimmen.

Darf sich ein Eigentümer durch einen Rechtsanwalt vertreten lassen?

Auch die Vertretung durch einen Rechtsanwalts im Rahmen von Eigentümerversammlungen kann dann problematisch sein, wenn dieser für den Vollmacht gebenden Eigentümer gegen die Interessen eines anderen Wohnungseigentümers der Gemeinschaft vorgeht: Das AG Schöneberg entschied am 17.03.2016 (Az. 771 C 64/ 15), dass in einem solchen Fall der Eigentümer, gegen den sich der Anwalt wendet, selbst durch einen Anwalt begleitet lassen kann, um das Fairnessgebot wiederherzustellen, gegen das durch die nur einseitig anwaltliche Beratung verstoßen wurde. Ebenfalls würde dieses „Machtgefälle“ nicht im Sinne des gemeinschaftlichen Rücksichtnahmegebots sein. 

Wie bei allen Vollmachten gilt: Bevollmächtigt werden sollte nur eine Person, die der Eigentümer für vertrauensvoll hält. Insbesondere, wenn die Vertretungsmacht weitreichend ist und der Stellvertreter nach eigenem Ermessen über Themen entscheiden kann, die eine nicht unerhebliche Auswirkung auf die Organisation der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer haben. 

3. In welcher Form wird eine Vollmacht für eine WEG-Versammlung eingereicht?

Die Vollmacht bedarf nach § 167 BGB grundsätzlich keiner Form. Nach § 25 Abs. 3 WEG muss eine Stimmrechtsvollmacht jedoch in Textform erteilt werden. So kann das Bestehen dieser gegenüber dem Verwalter nachgewiesen und darüber hinaus Schwierigkeiten bei Beweisfragen umgangen werden, die im Falle einer Überschreitung der Vertretungsmacht auftreten können. Der Wohnungseigentümer kann sich alternativ auch für die Schriftform bei Vollmachten entscheiden.

Worin liegt der Unterschied zwischen der Text- und Schriftform?

• Schriftform: Ein gesetzliches Formerfordernis, wonach das Dokument schriftlich verfasst und von den Beteiligten persönlich mit vollem Namen unterschrieben werden muss.
• Textform: E-Mails, Nachrichten per Telefax, Kopien des Originals. Hier wird im Unterschied zur Schriftform keine Unterschrift benötigt, wodurch die Nutzung der genannten Medien möglich ist. 

Welche Daten und Informationen sollte die Vollmacht enthalten?

• Den Namen des Eigentümers
• Den Namen des Bevollmächtigten
• Der Name der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und die Adresse
• Allgemeine Informationen zur Eigentümerversammlung wie Ort, Datum, Uhrzeit
• Ob der Bevollmächtigte den Eigentümer einmalig oder dauerhaft vertritt 
• Optional: Die Unterschrift. Diese ist gem. § 25 Abs. 3 WEG jedoch nicht zwingend erforderlich. 

Grundsätzlich ist es weiterhin ratsam, die Vollmacht mit schriftlichen Anweisungen und Informationen zum Abstimmungsverhalten bei einzelnen Beschlussanträgen zu versehen, um keinen Raum für Interpretation zu lassen und die Wünsche des Eigentümers konkret durch den bevollmächtigten Vertreter repräsentieren zu können. Da vor jeder Eigentümerversammlung den Teilnehmern die Tagesordnung vorgelegt wird, kann sich der Wohnungseigentümer in Ruhe Gedanken zu den einzelnen Themen machen und der bevollmächtigten Person so klare Instruktionen geben. 

4. Was versteht man unter einer Untervollmacht?

Eine Untervollmacht ist eine Vollmacht, die der Bevollmächtigte wiederum an eine dritte Person für die Vertretung erteilen kann.

Zur Veranschaulichung ein kleines Beispiel: Wohnungseigentümerin Frau X ist während der Eigentümerversammlung im Urlaub und erteilt ihrem Gatten Herrn X eine Vollmacht, die ihn dazu berechtigt, anstelle und für Frau X als Vertreter auf der Versammlung abzustimmen. 

Dieser erkrankt jedoch vor der Eigentümerversammlung und erteilt daraufhin der gemeinsamen Tochter Y eine Untervollmacht. Wenn die Voraussetzungen zur Erteilung einer solchen gegeben sind, kann nun Tochter Y Frau X vertreten und an der Eigentümerversammlung teilnehmen. 

Untervollmachten können von dem Bevollmächtigten nur dann erteilt werden, wenn dies in der ursprünglichen Vollmacht geregelt ist. Außerdem müssen Sie auch hier die Gemeinschaftsordnung berücksichtigen: Nur wenn Untervollmachten nicht erwähnt werden oder ausdrücklich erlaubt sind, können diese problemlos erteilt werden. 

5. In welchen Fällen kann eine Vollmacht abgelehnt werden?

Der Verwalter oder der Versammlungsleiter müssen die Vollmacht während der Eigentümerversammlung überprüfen und können hierzu die Vorlage dieser verlangen. Daher sollte der Vertreter die Vollmacht grundsätzlich während der Eigentümerversammlung bei sich tragen.

Alternativ besteht die in der Praxis häufig gewählte Möglichkeit, dass der Eigentümer die Zustimmung zu dessen Vertretung durch den Bevollmächtigten direkt an den Versammlungsleiter, also in der Regel den Verwalter, schickt. Dies kann beispielsweise per E-Mail oder Text-Nachricht geschehen, als Konsequenz muss der Bevollmächtigte keine „physische“ Vollmachtsurkunde vorzeigen.

Dies ist auch dann notwendig, wenn der Vertreter bereits bei früheren Eigentümerversammlungen die Vollmacht vorgelegt hat und bekannt ist, dass er den Wohnungseigentümer vertritt. In solchen Fällen kann jedoch eine Dauervollmacht erteilt werden, die beim Verwalter hinterlegt wird.

Kann der Vertreter die Vollmacht nicht vorlegen, kann diese durch die Hausverwaltung abgelehnt werden und seine Stimme ist nicht gültig. Auch kann derjenige abgelehnt werden, der die Vollmacht zwar vorlegen kann, jedoch nach einem Beschluss der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung nicht zum Kreis der berechtigten Personen gehört.

Gut zu wissen :

Es gilt zwischen der Vertretungsmacht und der Vollmacht abzugrenzen: Die Vertretungsmacht befugt einen Stellvertreter, eine Willenserklärung im Namen des Vertretenen abzugeben, die für oder gegen diesen wirkt und ist in § 164 Abs. 1 BGB geregelt. Diese Vertretungsmacht wird zur Vollmacht, wenn der Vertretene, also Vollmachtgeber, dem Bevollmächtigten, früher dem Stellvertreter, die Vertretungsmacht durch Erklärung erteilt, vgl. § 167 Abs. 1 BGB.

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7. FAZIT: Vollmacht zur WEG-Versammlung

Die Wohnungseigentümergemeinschaft wird durch die Partizipation aller Eigentümer geprägt, insbesondere während der Eigentümerversammlung.

Wenn das persönliche Erscheinen aber aus etwaigen Gründen nicht möglich ist, kann jeder Eigentümer dennoch durch das Erteilen einer Vollmacht an einen Vertreter über die im Raum stehenden Beschlüsse abstimmen. 

An die Stimmvollmacht werden, wie Sie lesen konnten, gar nicht derart hohe Anforderungen gestellt. Solange sie den Bestimmungen der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung entspricht. Achten Sie daher primär darauf, wem Sie die Vollmacht erteilen (dürfen) und wie weit dessen Vertretungsmacht reicht. 

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