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La durée de mandat d’un syndic de copropriété syndic est fixée par la copropriété dans son contrat de syndic. Dans cet article, on vous explique quelles sont les règles à respecter et on vous livre nos conseils pour choisir la bonne durée d’un mandat.
Quelle est la durée maximale d’un mandat de syndic de copropriété ?
La durée de mandat d’un syndic de copropriété ne peut excéder 3 ans
Un syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou non-professionnel, est lié au syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire à l’ensemble des habitants de la copropriété, par un contrat de syndic. Dans le contrat, est mentionnée la durée loi de 1965 du mandat du syndic, pendant laquelle il sera tenu de remplir ses missions et obligations.
La durée du mandat du syndic de copropriété est votée en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965.
Selon l’article 28 du décret du 17 mars 1967, la durée maximale d’un mandat est fixée à 3 ans.
En revanche, même si sa durée est limitée, un mandat de syndic peut être renouvelé par un vote à la majorité absolue de l’article 25 en assemblée générale. Ainsi, il arrive qu’une personne soit le syndic d’une copropriété depuis 10 ans si son mandat a été renouvelé plusieurs fois.
La copropriété peut également décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. Pour ce faire, le syndicat des copropriétaires doit choisir un nouveau syndic et ajouter cette résolution à l’ordre du jour de l’assemblée générale qui doit être tenue dans les trois mois précédant la fin du contrat du syndic en exercice.
Si le syndic souhaite lui-même ne pas renouveler son mandat, il doit en informer le conseil syndical ainsi que les copropriétaires au minimum trois mois avant la fin de son mandat.
Il est crucial que le syndic puisse représenter la copropriété de manière transparente et efficace, justifiant sa position et les décisions de gestion à l'approche de chaque échéance de mandat.
Lors de l'assemblée générale, les décisions prises doivent être consignées sur une page spécifique du procès-verbal, document officiel attestant de la légitimité des choix concernant le syndic, y compris le renouvellement de son mandat.
Le cas particulier du mandat de syndic en copropriété neuve
Si dans la loi, la durée du mandat d’un syndic de copropriété ne peut excéder 3 ans en règle générale, il existe un cas particulier : celui du syndic en copropriété neuve.
En effet, dès la naissance de la copropriété, le promoteur doit désigner un syndic provisoire. Dans ce cas précis seulement, la durée du mandat de ce syndic provisoire est d’un an maximum.
- Soit dans le règlement de copropriété : dans le cas d’une copropriété neuve, c’est le promoteur qui se charge de rédiger le règlement de copropriété. La désignation du syndic provisoire fera alors l’objet d’une clause spécifique ;
- Soit par l’envoi d’un courrier : le promoteur de la résidence peut aussi choisir un syndic provisoire après la rédaction du règlement de copropriété mais il doit alors faire notifier les copropriétaires de son choix par l’envoi d’un courrier ;
- Soit directement dans l’acte de vente dans la copropriété.
À l’issue de cette première année, le syndic provisoire doit organiser une assemblée générale pour voter notamment le budget prévisionnel de la copropriété ou élire un conseil syndical. Mais l’une des résolutions concerne également la désignation d’un nouveau syndic. Le syndic provisoire peut être alors réélu à la majorité absolue de l’article 25 par les copropriétaires après avoir été mis en concurrence avec au moins un autre contrat de syndic.
Nos conseils concernant la durée de mandat du syndic de copropriété
La loi ne prévoyant pas de durée minimale du mandat de syndic de copropriété, il peut parfois être compliqué pour une copropriété de savoir comment la fixer. Nous vous conseillons de :
- Privilégier les mandats d’un an : en effet, cela vous permet d’évaluer la qualité de gestion de votre syndic de copropriété avant de vous engager sur du long terme, c’est-à-dire avec un contrat de trois ans ;
- Éviter les mandats de quelques mois : cela rend très compliqué la gestion de la copropriété puisque le syndic ne peut pas être présent pour la durée totale de l’exercice comptable de la copropriété et réaliser correctement le budget prévisionnel de la copropriété ainsi que la vérification des comptes. Par ailleurs, avec des mandats de moins d’un an, il est difficile de mettre en place des projets de grande envergure dans la copropriété comme des travaux de rénovation énergétique.
La justification pour le renouvellement ou non d'un syndic doit être réfléchie et s'appuyer sur des performances passées, permettant une prise d'effet immédiate si approuvée lors de l'assemblée.
Avant l'échéance du contrat, le syndic doit fournir un document récapitulatif de sa gestion, permettant aux copropriétaires de prendre des décisions éclairées sur son potentiel renouvellement.
Attention à ne pas confondre la durée de mandat du syndic et l’exercice comptable
Chaque copropriété dispose d’un exercice comptable avec une date de début et une date de fin. Cela permet à la copropriété de faire un bilan annuel de sa situation comptable et financière. De manière générale, un exercice comptable débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Cependant, il peut aussi être décalé, tant qu’il est d’une durée de 12 mois. Il peut par exemple débuter le 1er octobre et se terminer le 30 septembre.
Ainsi, il ne faut pas confondre durée de mandat et exercice comptable dont les dates de début et de fin ne sont pas forcément les mêmes.
Dans quels cas le mandat du syndic de copropriété peut-il être rompu ?
Il existe deux cas dans lesquels un contrat de syndic peut être rompu avant la fin de son mandat.
En cas de manquement aux responsabilités, les copropriétaires peuvent convoquer une assemblée extraordinaire pour justifier une révocation avant l'échéance normale du mandat, ou même saisir le tribunal en cas de litiges sérieux.
La révocation du syndic
En cas de faute de gestion de votre syndic, vous pouvez légitimement le révoquer, et ce même avant la fin de son mandat.
- Le syndic n’a pas engagé les travaux qui avaient été votés en assemblée générale ;
- Le syndic n’a pas convoqué d’assemblée générale depuis plus d’un an ;
- Le syndic ne procède pas au recouvrement des charges, ce qui met la copropriété dans une situation financière délicate
- Le syndic ne réalise pas l’état-daté qui lui a été demandé par un copropriétaire pour vendre son lot ;
- Le syndic facture des frais annexes qui n’ont pas été prévus dans le contrat de syndic.
Pour révoquer votre syndic en bonne et due forme, il est indispensable de respecter les étapes suivantes :
- Étape 1 : Un ou plusieurs copropriétaires fait parvenir la demande de révocation du syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale par lettre recommandée avec accusé de réception. Nous vous conseillons d’envoyer votre demande au moins deux mois avant la date d’assemblée générale pour respecter les délais légaux ;
- Étape 2 : La révocation du syndic est votée en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25 ;
- Étape 3 : Le syndicat des copropriétaires doit choisir un nouveau syndic de copropriété. Pour ce faire, il faut impérativement ajouter la résolution en question à l’ordre du jour de l’assemblée générale de révocation du syndic en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic en exercice.
La démission du syndic
Un syndic de copropriété peut également démissionner de ses fonctions, et ce à tout moment de son mandat. Si le syndic de copropriété n’est pas dans l’obligation de présenter un motif particulier de démission, il doit cependant respecter un préavis de trois mois avant de quitter définitivement ses fonctions, conformément à la loi Alur.
