Tout savoir sur l’immatriculation d’une copropriété

L’immatriculation d’une copropriété : de quoi s’agit-il ? 

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, l’immatriculation est une démarche administrative qui concerne tout immeuble totalement ou partiellement destiné à l’habitation, et ce, quel que soit le mode de syndic adopté (professionnel, bénévole ou coopératif). L’immatriculation d’une copropriété doit être effectuée auprès du Registre National des copropriétés qui permet aux particuliers ou aux professionnels d’accéder à un annuaire listant toutes les copropriétés présentes en France. 

Avec ce registre (à ne pas confondre avec le registre des copropriétés), le syndic de copropriété peut établir tous les ans la fiche synthétique de la copropriété, qui permet d'informer aux copropriétaires le fonctionnement du syndic et l’état de l’immeuble. 

L’immatriculation de la copropriété doit être effectuée par le syndic de copropriété. 

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Bon à savoir :

Le syndic de copropriété est chargé de la gestion courante de l'immeuble. C'est un acteur essentiel mais également obligatoire pour l'immeuble. Vous n'êtes actuellement pas satisfait de votre syndic ? Obtenez des devis auprès de différents syndics et faites des propositions à la prochaine assembéle générale des copropriétaires.

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Néanmoins, il existe quelques exceptions : 

• Si la copropriété est neuve, alors c’est le notaire qui est chargé de l’immatriculation de la copropriété ; 
• Si la copropriété est sans syndic, alors c’est l'administrateur provisoire qui effectue l’immatriculation de l’immeuble auprès du Registre National des copropriétés ; 
• Si la copropriété est en difficulté, alors c’est le mandataire ad hoc ou l’administrateur provisoire qui est chargé d’immatriculer la copropriété.

Bon à savoir :

Un administrateur provisoire est une personne désignée par le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble, si un syndicat des copropriétaires est en difficulté financière, en incapacité de maintenir un immeuble en état, et/ou en carence de syndic. Un mandataire ad hoc est un administrateur judiciaire, une personne physique ou une personne morale désignée par le tribunal judiciaire au lieu de la situation de l’immeuble. Ses missions sont attribuées par ordonnance, afin de venir en aide à une copropriété en difficulté.

Les personnes pouvant saisir le tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble pour désigner un mandataire ad hoc ou un administrateur provisoire, sont :   

• Le syndic de copropriété après consultation du conseil syndical, si la copropriété est administrée par un syndic professionnel ou bénévole ;
• Le président du conseil syndical si la copropriété est en syndic coopératif ; 
• Un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 15% des tantièmes au sein de la copropriété ; 
• Le procureur de la République ;
• Le maire de la commune du lieu d’habitation de l’immeuble ;
• Le préfet du département de la localisation de l’immeuble ;
• Un mandataire ad hoc. 

Le syndic est dans l’obligation de soumettre tous les documents qui concernent la copropriété sous 15 jours, après la désignation du mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire. 

Bon à savoir :

Une copropriété est considérée en difficulté lorsqu'elle dépasse 25% d’impayés au moment de l'arrêté des comptes.

Quelles copropriétés sont concernées par l’immatriculation? 

Conformément à l’article L. 711-6 du code de la construction et de l'habitation et à la loi ALUR, toutes les copropriétés doivent être immatriculées au Registre National des copropriétés. Cette obligation a été graduelle dans le temps :

• Depuis le 31 décembre 2016, les copropriétés de plus de 200 lots sont soumises à l’obligation d’être immatriculées ;
• Depuis le 31 décembre 2017, immatriculer une copropriété de 50 à 200 lots est obligatoire  ; 
• Depuis le 31 décembre 2018, cette obligation est soumise aux copropriétés de 2 à 50 lots.

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Comment procéder à l'immatriculation de sa copropriété ? 

Comme vu précédemment, c’est le syndic qui, dans la plupart des cas, doit procéder à l’immatriculation de la copropriété. On l’appelle le télédéclarant. À noter que le télédéclarant doit mettre à jour les données financières de la copropriété tous les ans dans un délai de deux mois suivant l’assemblée générale qui a approuvé les comptes annuels. 

Les démarches à suivre pour s’immatriculer sont : 

• Étape n°1 : Créer un compte sur le Registre National des copropriétés ;
• Étape n°2 : Se connecter via l’onglet “Mon compte” pour obtenir un numéro de télédéclarant ; 
• Étape n°3 : Une fois le compte activé, plusieurs documents sont à ajouter à l’espace personnel : le règlement de copropriété, le contrat de syndic ou le procès-verbal de la dernière assemblée générale ainsi que la preuve de l'arrêté des comptes ; 
• Étape n°4 : Ensuite, il faut renseigner les informations concernant l’identification de la copropriété (nom, adresse, date de création, etc.) ;
• Étape n°5 : L’immatriculation est effectuée, la copropriété est en règle !

Pour une copropriété existante

Le télédéclarant doit apporter des données précises sur la copropriété comme : 

• Les informations sur l’identification du syndicat des copropriétaires : nom, adresse postale, date de création, nombre et nature des lots, nom du syndic, etc. ; 
• Les informations financières de la copropriété : exercice comptable, budget prévisionnel, appel de fonds pour les travaux, impayés, dettes fournisseurs éventuelles, etc ; 
• Les informations sur le bâti : nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique, nombre d’ascenseurs, période de construction, nature du chauffage de l’immeuble, etc. ;
• Les informations sur d’éventuelles difficultés dans la copropriété : carence de syndic, désignation d’un administrateur provisoire, mise en place d’un plan de sauvegarde en cas de difficultés financières, etc. 

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Pour une copropriété neuve

Le notaire a la possibilité de l’immatriculer dans le Registre National des copropriétés, en indiquant : 

• Les données d’identification du syndicat des copropriétaires : Nom, adresse, date de création, nombre de lots ;

Si seulement le notaire détient ces informations, il peut indiquer : 

• Les données financières : exercice comptable, budget prévisionnel, provisions pour travaux, etc. ;
• Les informations sur le bâti : nombre de bâtiments, nombre d’ascenseurs, date de construction, période de construction, etc. 

Bon à savoir :

S’il y a une vente de lots au sein d’une copropriété, le notaire effectue l’immatriculation des lots dans le Registre National des copropriétés. 

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Quelles sont les conséquences si une copropriété n’est pas immatriculée auprès du Registre National des copropriétés ? 

Selon l'article L711-6 de la loi ALUR du 24 mars 2014, si un syndic n’a pas procédé à l’immatriculation de sa copropriété, un copropriétaire ou une personne ayant un intérêt à agir peut envoyer une mise en demeure avec accusé de réception au syndic de copropriété pour lui rappeler ses obligations légales.

En absence d'immatriculation d'une copropriété, il y a une procédure d'astreinte financière imposée au syndic de copropriété. Cette astreinte est de 20€ par lot et par semaine de retard. Ce montant peux s'accumuler si l'immatriculation n'est pas réalisée dans les délais imposés.

Bon à savoir :

Une copropriété non immatriculée auprès du Registre National des copropriétés empêche le syndicat des copropriétaires de bénéficier d’aides publiques ou de certaines subventions, notamment dans le cadre de travaux de rénovation énergétique.

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